導語：三級醫(yī)院檔案信息化論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1檔案信息化的重要作用

1．1檔案信息化是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要組成部分

檔案信息化作為醫(yī)院信息化管理的一部分，已經(jīng)得到長足發(fā)展，電子病歷、辦公化系統(tǒng)在很多醫(yī)院已運行多年。隨著各項技術(shù)的成熟，實驗室系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、文件電子化歸檔也逐漸開展。醫(yī)院檔案信息化可以實現(xiàn)信息共享，為醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研、管理等各方面提供準確、高效的服務。如電子病歷系統(tǒng)擁有完整的診療過程、病史、就診記錄等，具有檢索方便、查詢速度快、工作效率高、共享性能好等特點，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法替代的，同時有助于病歷的規(guī)范性、完整性，提高醫(yī)療管理的質(zhì)量。可以說，檔案信息化程度實際體現(xiàn)了一所醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。對外，檔案信息則是醫(yī)院服務于患者、服務于社會的重要手段。患者可以通過網(wǎng)絡足不出戶搜尋到所需信息，檔案信息的公開化可以提供諸如醫(yī)療價格服務、健康知識宣教、專科專家介紹、常見病的防治等資訊，甚至實現(xiàn)遠程醫(yī)療。從整個社會來說，一所醫(yī)院的檔案信息化建設，是整個社會健康系統(tǒng)、醫(yī)療網(wǎng)絡的組成部分，醫(yī)院檔案工作的優(yōu)劣，都會影響到整個系統(tǒng)的運行和效應的發(fā)揮。

1．2醫(yī)院檔案信息化是檔案等級評審的關鍵因素

我們通過對87家醫(yī)院的問卷調(diào)查，從網(wǎng)絡建設、數(shù)字化、檢索手段等6個方面對信息化建設予以分數(shù)測評。運用SAS9．4統(tǒng)計軟件進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)分數(shù)越高，檔案等級呈增高的趨勢，差異具有統(tǒng)計學意義(P＜0．05)。見表1。

2三級醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2．1檔案信息化建設基本情況

2014年1～4月，我們采用分層隨機抽樣辦法選取江蘇省87家三級醫(yī)院進行調(diào)查。在被調(diào)查的醫(yī)院中蘇南有48家(55．2%)、蘇北25家(28．7%)、蘇中14家(16．1%);西醫(yī)醫(yī)院有68家(78．2%)，中醫(yī)醫(yī)院19家(21．8%);三級甲等醫(yī)院54家(62．1%)，三級乙等醫(yī)院33家(37．9%)。單位檔案未經(jīng)過達標驗收的45家(51．7%)，達標的42家(48．3%)。其中:(1)有計算機檔案管理系統(tǒng)的69家(79．3%)，沒有的18家(20．7%);檔案管理系統(tǒng)是單機版的58家(66．7%)，網(wǎng)絡版的11家(12．6%)(見圖1)。(2)在OA系統(tǒng)中有檔案管理功能或有單獨的檔案管理網(wǎng)絡的18家(20．7%)。(3)檔案系統(tǒng)實行電子文件歸檔與管理的有19家(21．8%);單位已經(jīng)開展永久及長期檔案數(shù)字化有35家(40．3%)，其中部分完成數(shù)字化的29家(33．3%)，全部完成的6家(6．9%)。(4)信息共享方面，能實行單位內(nèi)網(wǎng)查詢目錄或全文的有11家，占12．6%。(5)檢索方面，完全手工的有18家(20．7%)，有37家(42．5%)可以部分實行目錄檢索，24家(27．6%)全部可以進行目錄檢索，8家(9．2%)部分或全部實現(xiàn)全文檢索(見圖2)。調(diào)查結(jié)果顯示，江蘇省三級醫(yī)院信息化圖2江蘇省三級醫(yī)院檔案檢索方式示意圖建設情況總體一般，基本能實現(xiàn)查詢檔案計算機化，在完成庫存檔案數(shù)字化方面也有不少單位開始進行。部分單位如武進人民醫(yī)院、江陰人民醫(yī)院、南京鼓樓醫(yī)院、南京市第一醫(yī)院等可以實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)查詢檔案全文，反映出這些單位意識到檔案信息化、現(xiàn)代化的重要作用。病歷檔案信息化在醫(yī)院中普遍受到重視，三級公立醫(yī)院普遍實現(xiàn)了病歷檔案電子化。

2．2檔案管理工作邊緣化

信息化建設已經(jīng)成為醫(yī)院的重點工作，目前，江蘇省絕大多數(shù)二、三級醫(yī)療機構(gòu)都運行了包括辦公自動化系統(tǒng)、醫(yī)學影像存儲與傳輸系統(tǒng)(PACS)、實驗室信息系統(tǒng)(LIS)、電子病歷系統(tǒng)(EMR)、手術(shù)與麻醉信息系統(tǒng)(CAIS)、健康體檢管理系統(tǒng)、醫(yī)學知識平臺、合理用藥管理系統(tǒng)等信息化管理系統(tǒng)。在江蘇20家試點醫(yī)院中，電子病歷系統(tǒng)應用水平達到3級水平的有15家，有少數(shù)醫(yī)院達到4級水平。但是綜合檔案的信息化建設，醫(yī)院重視程度卻遠不如業(yè)務數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，作為檔案管理工作的基礎，組織與機構(gòu)建設情況不盡如人意。在87家醫(yī)院中，23家(26．4%)無綜合檔案管理機構(gòu);34家(39．1%)無檔案員網(wǎng)絡;23家(26．4%)無專職檔案人員。信息化建設缺乏系統(tǒng)頂層設計，很多單位在建設辦公自動化系統(tǒng)時沒有檔案管理模塊，檔案信息化系統(tǒng)未納入醫(yī)院信息化總體架構(gòu)等等，造成系統(tǒng)不兼容、資源浪費無法共享。這些都需要醫(yī)院領導層提高檔案的管理意識，把此項工作納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，從根本上改變檔案工作相對滯后的狀況。

2．3醫(yī)院檔案管理格局復雜沒有統(tǒng)一的標準

醫(yī)院檔案涉及較多學科和領域，此次調(diào)查中，綜合檔案室保管的檔案門類在5種及以上的有61家(70．1%)醫(yī)院，保管種類普遍復雜。調(diào)查涉及到文書檔案、病歷檔案、基建檔案、科研檔案、設備檔案、人事檔案、財務檔案、影像檔案等，各種檔案經(jīng)常分屬不同的部門保管，比如病歷檔案和醫(yī)療業(yè)務文件由醫(yī)務處(科)管理，執(zhí)行的是衛(wèi)生部的有關標準;人事檔案則由人事處(科)管理，執(zhí)行的是組織部相關標準等。各種檔案收集整理歸檔的要求不一，運用的管理軟件也不一樣，沒有統(tǒng)一標準。在此次調(diào)查中，有11家(12．65%)的病案、6家(6．9%)的人事檔案、57家(65．5%)的財務檔案由綜合檔案室保管，但執(zhí)行的標準仍是各自為政。

2．4缺乏相應的資金和硬件設施的投入

調(diào)查結(jié)果顯示，檔案經(jīng)費充裕、年均1萬元以上的僅占20．7%。經(jīng)費投入年均小于500元的醫(yī)院中，78%來自于蘇北地區(qū)和民營醫(yī)院。除去處于經(jīng)濟不發(fā)達地區(qū)的因素，有些大型城市、大型醫(yī)院的檔案經(jīng)費也相當少。民營醫(yī)院情況很差，能達到三級醫(yī)院的建設規(guī)模，資金投入應該沒有問題，3家醫(yī)院卻不設檔案室，沒有資金投入，如果說業(yè)務檔案還能得到質(zhì)量和保管上的保障，其余大量的文書文件、科研材料、基建材料、設備檔案都難以得到有效的收藏和利用，很易造成遺失。硬件設施方面，辦公用房和檔案庫房沒有或擁擠的分別是29家、40家，分別占33．3%和46．0%。多家醫(yī)院在訪談中反映庫房擁擠，檔案無處堆放，檔案保管處境堪憂。檔案設施情況稍好，調(diào)查中只有8家沒有電腦，空調(diào)、濕度調(diào)節(jié)、消防等設施配備基本到位。但進一步的設施配備稍差，如配有復印機的52家(59．8%)，掃描儀的42家(48．3%)，這些都是信息化建設必備的設施，比如沒有掃描儀就無法把庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化，信息化工作無法正常開展，尚需醫(yī)院加大硬件投入。

2．5檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

信息化建設需要由專業(yè)型、復合型人才來完成，檔案工作也是如此。工作人員不僅需要具有扎實的檔案基礎理論、熟知檔案管理的各項知識和技能、良好的人際溝通能力，還需要具備一定的計算機知識，能夠熟練運用管理軟件處理碰到的各種問題。調(diào)查中有位檔案工作人員有著良好的專業(yè)基礎和計算機常識，在辦公自動化系統(tǒng)接口檔案管理模塊時，提出自己的要求，并且在使用中和軟件公司不斷交流磨合，最終促使成形的檔案管理系統(tǒng)方便、適用。但調(diào)查顯示，不少單位連專職檔案人員都不設(26．4%)，兼職人員不可能有足夠的精力做好檔案工作。總體來說檔案工作人員受教育水平較高，大專及以上學歷72人(82．8%);但從專業(yè)角度看并不理想，大多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)教育(69．0%)，很多是從行政、護理等部門轉(zhuǎn)崗而來。另外，檔案工作人員平均年齡為41．2歲，平均工作年限為19．5年，年齡結(jié)構(gòu)不合理，不利于知識的更新和工作的開展。

3討論

3．1增強檔案意識提高對檔案信息化建設的重視程度

健全的管理機構(gòu)和檔案員管理網(wǎng)絡是開展工作的基礎。專職檔案人員應根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和業(yè)務量配備齊全，使他們在完成日常工作的同時，有時間和精力用于完成深層次的信息資料開發(fā)和利用，挖掘檔案的核心價值。要想使單位領導重視，檔案工作者在做好日常歸檔、查檔工作之外，可以開展各種形式檔案宣傳工作。如向單位領導和職能部門贈送編研材料，遞交利用效果匯編，利用各種機會進行業(yè)務指導和交流，借助院報、宣傳欄等平臺進行宣傳和教育，在單位上下構(gòu)建良好的環(huán)境和氛圍。上級主管部門應該考慮把檔案信息化建設適當列入到相關驗收工作的標準中，如等級醫(yī)院考評、單位綜合目標責任制考核等，以促進檔案管理信息化建設。

3．2加大資金設備等硬件投入力度

首先，在檔案進行檢索、統(tǒng)計、數(shù)字化工作中，計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、打印復印設備是必不可少的［1］。通過掃描、復制，使紙質(zhì)文檔形成電子檔案，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，同時也提高工作效率。其次，配備適合的檔案管理軟件。單機版的檔案管理軟件只能實現(xiàn)檔案檢索、借閱、統(tǒng)計等低層次的功能，無論是自行開發(fā)還是購買，最好配備網(wǎng)絡版的軟件，并經(jīng)過相關部門認定，可以和醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、檔案網(wǎng)絡及全省健康網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)交換，將電子公文運轉(zhuǎn)與歸檔、檢索等功能一體化，實現(xiàn)經(jīng)濟、可靠、高效的檔案管理模式。

3．3培養(yǎng)高素質(zhì)、復合型人才形成合理梯隊

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，檔案管理現(xiàn)代化、信息化要求檔案管理從封閉、功能單一型逐步轉(zhuǎn)向開放和多向服務型，這對人員素質(zhì)的要求也不斷提高，檔案專業(yè)知識、計息機及網(wǎng)絡應用技術(shù)、英語及醫(yī)學常識，都是需要學習和具備的。檔案工作需要持續(xù)穩(wěn)定，也需要緊跟時代的步伐不斷創(chuàng)新和發(fā)展，可以適當引進高素質(zhì)人才和更多的年輕血液，充實檔案管理隊伍，形成知識全面、充滿生命力的人才梯隊。與此同時，對現(xiàn)有的檔案工作人員要定期開展專業(yè)培訓與計算機技術(shù)知識教育，鼓勵工作人員加強與同行交流、自我業(yè)務鉆研，在理論和實踐相結(jié)合的基礎上規(guī)范檔案管理，加快現(xiàn)代化、信息化建設的步伐。

3．4注重醫(yī)院檔案信息的安全性

在調(diào)查中得知，某醫(yī)院因為不夠重視，新建病房樓材料沒有及時歸檔并遺失，造成很大損失，檔案材料電子化后其安全性問題也不容忽視。首先是網(wǎng)絡安全，必須通過數(shù)據(jù)加密、防火墻、數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等安全技術(shù)來保障。其次是內(nèi)網(wǎng)使用權(quán)限問題，如有的醫(yī)患糾紛中就存在電子病歷的外泄、患者隱私暴露等。在系統(tǒng)設置時，可以采用身份識別和操作權(quán)限的設置，工作人員在操作中要樹立保密意識，并且因不同身份設置相應的權(quán)限，加強信息保密與安全工作［2］。目前，人民群眾的醫(yī)療服務需求不斷提高，新的一輪衛(wèi)生體制和醫(yī)療保險制度改革也進入關鍵階段。醫(yī)院要適應時代和社會的發(fā)展，必須實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、保持可持續(xù)發(fā)展的趨勢。檔案的信息化建設是提高醫(yī)院管理水平、增強醫(yī)療服務水準的重要途徑，醫(yī)院管理層應從根本上轉(zhuǎn)變思路，重視檔案信息化的建設與發(fā)展，更好地服務于社會和患者。

作者:蓋峻梅王蘇軍何蘊寧單位:江蘇省中醫(yī)院