導(dǎo)語(yǔ)：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育在我國(guó)正蓬蓬勃勃地開(kāi)展，與面對(duì)面的傳統(tǒng)教育相比，其教育思想、教育觀念、教育方法、教育手段、教育技術(shù)、教育資源都有著很大的改變。面對(duì)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)。搞好學(xué)籍檔案管理，關(guān)系到現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育辦學(xué)規(guī)范化、制度化問(wèn)題，其管理的模式和力度直接影響著成教教學(xué)管理水平，影響著學(xué)校在社會(huì)上的聲譽(yù)。對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，一方面有利于改進(jìn)教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，另一方面對(duì)于杜絕假學(xué)歷、假文憑的產(chǎn)生及貽害，維護(hù)學(xué)歷、文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性起了重要作用?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育特定的教學(xué)環(huán)境，產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，如何認(rèn)識(shí)、保存和管理這些電子文件和電子檔案，對(duì)更好地開(kāi)展現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育將有著重要意義。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程特點(diǎn)電子媒介

一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案的特點(diǎn)

遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案由于教學(xué)、教務(wù)管理形式上的特殊性,因而具有以下特點(diǎn):

1.復(fù)雜性：遠(yuǎn)程教育采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段組織教學(xué)和管理,學(xué)生與老師見(jiàn)面少,學(xué)籍管理分層次、分級(jí)別進(jìn)行,管理涉及各層級(jí)之間的關(guān)系,管理難度較大。而且遠(yuǎn)程教育學(xué)生是成年人,來(lái)源復(fù)雜,基礎(chǔ)參差不齊,工學(xué)矛盾突出,實(shí)行完全學(xué)分制,8年內(nèi)學(xué)分有效,時(shí)間跨度大,教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)大,學(xué)分替換情況多,畢業(yè)審核內(nèi)容龐雜。這些決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性。2.形式不統(tǒng)一、利用率低遠(yuǎn)程教育辦學(xué)點(diǎn)由中央向省、市、縣輻射,教學(xué)點(diǎn)多,學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、形式不一,現(xiàn)在大多為電子檔案,但也存在紙質(zhì)化檔案,或無(wú)檔案現(xiàn)象,有的即使有檔案,但有些點(diǎn)開(kāi)辦遠(yuǎn)程教育過(guò)分追求經(jīng)濟(jì)效益,忽視社會(huì)效益,不注重學(xué)生學(xué)籍檔案的建設(shè)和利用,檔案利用率低,形同虛設(shè)。3.動(dòng)態(tài)性遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一個(gè)非常靈活的、動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程,學(xué)生的成績(jī)和操行評(píng)定處于不斷的變化之中,教學(xué)點(diǎn)必須通過(guò)一級(jí)一級(jí)向上報(bào)送學(xué)籍管理信息,成績(jī)異動(dòng)、補(bǔ)考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動(dòng)開(kāi)設(shè),可變性大,使得遠(yuǎn)程教育檔案管理隨時(shí)處于動(dòng)態(tài)的變化中。4.周期性學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到在校學(xué)習(xí)再到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程,要持續(xù)3~8年的時(shí)間,因而具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)。

二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)生與普通高等教育學(xué)生一樣經(jīng)過(guò)高層次的培養(yǎng)教育后,將承擔(dān)起社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重任。但我國(guó)現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育還存在以下幾個(gè)問(wèn)題：首先，檔案管理觀念落后：遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識(shí)淡薄,對(duì)學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng),給學(xué)員填寫(xiě)歸檔材料時(shí)不積極主動(dòng),材料不完整、不規(guī)范等,給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內(nèi)容不完善：1，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下,大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報(bào)名表、審核表、入學(xué)通知、注冊(cè)表、花名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料,沒(méi)有形成電子檔案。2，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍,比如,學(xué)員在校期間,許多評(píng)先評(píng)優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如,因?yàn)榫蜆I(yè)壓力較大,某些部門(mén)為了學(xué)員能順利就業(yè),一些處分文件就沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此,檔案材料無(wú)法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。3，有些學(xué)員在填寫(xiě)檔案材料時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì),有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書(shū)寫(xiě),使用圓珠筆,有的項(xiàng)目填寫(xiě)不全、不準(zhǔn)確,有的基于連名字都寫(xiě)錯(cuò)或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大,學(xué)員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時(shí)間短、流動(dòng)快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn),層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)利用,不能為用人單位及時(shí)有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊(duì)伍薄弱：高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分,檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng),高等遠(yuǎn)程教育這方面的問(wèn)題更為突

出。據(jù)調(diào)查,由于人力、物力所限,許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求:有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應(yīng)付,沒(méi)有時(shí)間也無(wú)力探討研究學(xué)籍電子檔案工作,有時(shí)甚至影響了檔案管理工作。

三、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育的契機(jī)——充分利用電子媒介的技術(shù)平臺(tái)

電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。由于計(jì)算機(jī)

應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的教學(xué)和教學(xué)管理過(guò)程中，將產(chǎn)生大量的電子檔案，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)實(shí)施方案、教學(xué)管理文件、教學(xué)課件、輔導(dǎo)網(wǎng)頁(yè)、學(xué)生基本情況檔案、課程注冊(cè)信息、考試成績(jī)、畢業(yè)生基本情況等等。從文件格式來(lái)看，有文本格式文件、數(shù)據(jù)庫(kù)格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育和我們的工作帶來(lái)巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識(shí)，把這項(xiàng)工作作為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一個(gè)重要的組成部分來(lái)抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問(wèn)題。其次，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，同沒(méi)有一個(gè)電子文件歸檔管理的規(guī)章制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同教學(xué)教務(wù)管理部門(mén)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)聯(lián)合制定電子文件管理辦法，明確各部門(mén)在電子檔案管理中應(yīng)負(fù)的職責(zé)，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由教學(xué)教務(wù)主管部門(mén)或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé);各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量;生成電子文件的專(zhuān)用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。

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