導(dǎo)語：高校學(xué)生檔案管理方法創(chuàng)新論文7篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：工程碩士學(xué)籍檔案管理方法創(chuàng)新

摘要：工程碩士是我國重要的學(xué)位與研究生改革成果，隨著近些年來我國對高校教育的重視程度增強(qiáng)，工程碩士的學(xué)籍檔案管理也逐漸得到優(yōu)化，但由于地區(qū)發(fā)展的不平衡，即使總體來說工程碩士的學(xué)籍檔案管理過程和方法趨于優(yōu)化，有些高校仍然需要利用人力和手工對學(xué)籍檔案進(jìn)行傳統(tǒng)管理。本文將立足于當(dāng)前工程碩士學(xué)籍檔案管理的一般形式，結(jié)合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展和管理過程中存在的問題，提出對工程碩士學(xué)籍檔案的創(chuàng)新管理方法。

關(guān)鍵詞：工程碩士；學(xué)籍檔案；創(chuàng)新；管理方法

一、目前工程碩士學(xué)籍檔案管理存在的問題

目前在工程碩士學(xué)籍檔案管理中依然存在著管理手段落后、職責(zé)分配有誤等問題，下面結(jié)合問題進(jìn)行詳細(xì)的分析。

（一）管理手段落后。當(dāng)前，工程說是學(xué)籍檔案管理存在的最主要的問題就是管理觀念與當(dāng)今社會(huì)發(fā)展水平不匹配，管理手段落后于科技發(fā)展水平過多，至今大多數(shù)高校還在采用分部門合作的管理結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行工程碩士學(xué)籍檔案的管理，這種管理手段缺乏統(tǒng)一的部門調(diào)配和信息平臺(tái)，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生信息傳達(dá)不及時(shí)甚至有誤的情況，各個(gè)部門都有獨(dú)立的信息管理體系，表面上看起來具有較強(qiáng)的條理性，而實(shí)際上大大增加了工作量，管理人員固步自封，極少產(chǎn)生部門之間的合作交流溝通，從觀念到手段都體現(xiàn)出了傳統(tǒng)管理的不足，完全不能滿足當(dāng)今社會(huì)的優(yōu)速發(fā)展需要[1]。

（二）職責(zé)分配有誤。工程碩士學(xué)籍檔案管理的過程需要各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門和每位學(xué)生通力配合，各司其職，確保學(xué)籍檔案管理的效率，然而目前高校參與工程碩士學(xué)籍檔案管理的學(xué)生和教師以及高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員都不能明確自身職責(zé)，學(xué)生只是將自身當(dāng)做工程碩士學(xué)籍檔案管理中被管理者的形象對待，對任何有關(guān)管理方面的事宜皆不過問；教師認(rèn)為對工程碩士的學(xué)籍檔案管理應(yīng)當(dāng)由高效管理部門負(fù)責(zé)，產(chǎn)生一種“事不關(guān)己，高高掛起”的錯(cuò)誤心態(tài)，缺乏責(zé)任心，很大程度上影響了高校的教學(xué)秩序，增加了對工程碩士學(xué)籍檔案管理的難度，學(xué)籍檔案的管理流程形同虛設(shè)，直接影響了工程碩士的學(xué)習(xí)和發(fā)展過程，也為教學(xué)管理和行政管理造成了很大不便[2]。

二、工程碩士學(xué)籍檔案的創(chuàng)新管理方法

由于目前在工程碩士學(xué)籍檔案管理中依然存在著諸多的問題，嚴(yán)重的影響到工程碩士學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量。

（一）創(chuàng)新管理觀念。在社會(huì)的任何領(lǐng)域，觀念都是指導(dǎo)工作的航標(biāo)，落后的觀念會(huì)使計(jì)劃工作滯后，難以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展的各方面需求，對于工程碩士學(xué)籍檔案管理來說也是如此，管理觀念始終貫穿在學(xué)籍檔案管理的始終。而社會(huì)的全新面貌和發(fā)展速率對教育改革提出了要求，因此，工程碩士學(xué)籍檔案管理者要結(jié)合社會(huì)實(shí)際和院校情況，創(chuàng)新管理觀念，以發(fā)展的眼光看待學(xué)籍檔案的管理過程，明確科技為管理過程帶來的實(shí)際效益，從根本上優(yōu)化工程碩士學(xué)籍檔案管理的理論指導(dǎo)框架體系[3]。

（二）創(chuàng)新管理手段。學(xué)籍檔案的管理手段從其操作過程來看，期間無不體現(xiàn)著學(xué)籍檔案管理所受到的各方面社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件與行政管理的制約，傳統(tǒng)的人工操作耗占資源較多，而且各個(gè)環(huán)節(jié)難以量化，極易發(fā)生操作失誤，造成學(xué)籍檔案內(nèi)容上的誤差，使得數(shù)據(jù)的記錄與傳達(dá)不能及時(shí)，造成了管理時(shí)間的浪費(fèi)，針對這一點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)引入新型的管理設(shè)備和管理技術(shù)，從硬件上保證管理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，使工程碩士學(xué)籍檔案能夠通過現(xiàn)代化的管理手段得到完善整理，促使學(xué)籍檔案的管理過程更加多樣化和高效化[4]。

（三）創(chuàng)新管理內(nèi)容。管理內(nèi)容上的創(chuàng)新是為了適應(yīng)社會(huì)的不斷更新，無論是簡化工程碩士基本信息的錄入，進(jìn)行一體化成績信息管理，還是建立統(tǒng)一的工程碩士學(xué)籍檔案信息資源共享數(shù)據(jù)庫，都體現(xiàn)了教育部順應(yīng)時(shí)展的新要求。工程碩士學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容作為整個(gè)管理過程中的中心環(huán)節(jié)，一直以來都處于十分尷尬的地位，對內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和審核時(shí)，需要不斷采集和收錄信息，不僅讓管理人員的工作更加繁瑣，也使得內(nèi)容過于反復(fù)，影響了管理效率。而作為創(chuàng)新，基本信息、成績管理、數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容需要根據(jù)各個(gè)地區(qū)各所高校的實(shí)際情況具體界定，應(yīng)避免對成功的管理內(nèi)容照搬照抄，造成工程碩士學(xué)籍檔案管理內(nèi)容上的雷同[5]。另外，隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展，高校工程碩士學(xué)習(xí)檔案的管理內(nèi)容應(yīng)當(dāng)加入聯(lián)網(wǎng)式的信息貫融，使工程碩士的學(xué)籍信息與檔案隨時(shí)掛鉤，并能夠跨地區(qū)簡便查閱調(diào)動(dòng)，這種方式的運(yùn)用可以使檔案與工作形成良好的銜接，促進(jìn)管理過程的優(yōu)化。

三、結(jié)論

雖然工程碩士的學(xué)籍檔案管理還未擁有國家相關(guān)規(guī)定與政策的支持，仍然需要管理者在管理實(shí)踐中不斷探究摸索提高學(xué)籍檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)效率的方法，以求利用科學(xué)合理的管理方法促進(jìn)工程碩士培養(yǎng)質(zhì)量的提高，加強(qiáng)工程碩士研究生教育體系的完善建設(shè)，從而推動(dòng)高校的優(yōu)化改革，提高高校的研究生教育質(zhì)量，促進(jìn)高校長遠(yuǎn)發(fā)展。

作者:苗露 單位:西安科技大學(xué)

參考文獻(xiàn)：

[1]馬玉玲,張曉霞.談?wù)剬Ω咝n案工作的創(chuàng)新[J].檔案學(xué)通訊,2012,11(03):154-155.

[2]金玉潔,黃保,劉臻.高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理與利用[J].石油教育,2015,01(03):220-221.

[3]趙海榮,孫記航,王帆寧,張祺豐,韓文文,張濰平,曾津津,彭蕓.淺談高校學(xué)籍檔案管理新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,02(19):132-133.

第二篇：高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新

摘要：高校學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活過程中的獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰以及成績等情況通過檔案記錄下來，同時(shí)也是高校學(xué)生就業(yè)、以后評職稱以及晉升的參考依據(jù)。創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作提升檔案管理工作的效率，應(yīng)提高高校師生的檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)部門聯(lián)合管理，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容；注重學(xué)生檔案管理工作的時(shí)效性，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，注重學(xué)生檔案管理利用的雙向性，更好的為高校學(xué)生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理；特征；手段；創(chuàng)新

高校學(xué)生檔案的實(shí)質(zhì)就是一些文字材料，這些材料是學(xué)生在學(xué)校中參與各種活動(dòng)所形成，并記錄和保存的。從學(xué)生入學(xué)開始的通知書到最終畢業(yè)證、學(xué)籍登記表、各個(gè)學(xué)期的成績單、以及學(xué)生參與社會(huì)公益等情況都有記載。高校學(xué)生的檔案對于學(xué)生以后升學(xué)、就業(yè)都會(huì)產(chǎn)生重要的影響，并成為他們考核的重要依據(jù)之一。然而當(dāng)前隨著社會(huì)環(huán)境不斷發(fā)生變化，高校的學(xué)生檔案管理必須加以創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)展的需要。

一、高校學(xué)生檔案的管理特征

1.承接性

學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間是獲取知識(shí)和不斷成長進(jìn)步的一個(gè)階段，在這個(gè)階段中，需要對其生活、學(xué)習(xí)和工作的各個(gè)方面進(jìn)行記錄，記錄的材料計(jì)入到檔案中成為學(xué)生檔案的一個(gè)部分。高校的學(xué)生檔案不管是對其繼續(xù)升學(xué)還是找工作，都是接收部門對其全方位考核的重要依據(jù)。[1]因此，高校學(xué)生檔案中所包括的材料必須能夠全面、集中以及真實(shí)反映學(xué)生的情況。高校學(xué)生在報(bào)到之日，學(xué)校檔案管理部門就已經(jīng)開始接收學(xué)生的檔案，并根據(jù)學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的表現(xiàn)進(jìn)行歸檔、保存以及檢查，并及時(shí)對檔案的材料進(jìn)行補(bǔ)充、充實(shí)以及完善，直至高校學(xué)生畢業(yè)。高校學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校會(huì)根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定將畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)交給接收單位。這也是接收單位全方位考核學(xué)生基本情況的一個(gè)渠道和途徑，并且成為日后晉升和評職稱的依據(jù)之一。[2]

2.差異性

目前我國學(xué)歷層次有?？?、本科、研究生，而研究生包括碩士研究生和博士研究生。為此，在對高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須根據(jù)不同學(xué)歷層次對檔案的管理加以區(qū)分。當(dāng)前，我國高校的招生制度在不斷進(jìn)行改革，高校學(xué)生檔案的手段也在不斷發(fā)展并且呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。尤其是隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，部分地區(qū)對高校學(xué)生檔案的進(jìn)行了電子化和無紙化管理。這對高校學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求。高校的檔案管理部門接收新生檔案之前，必須根據(jù)不同的對象進(jìn)行篩選，分類進(jìn)行管理。在前期進(jìn)行差異化分類能夠更好的為高校學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)進(jìn)行歸檔，更有效的為日后檔案管理工作服務(wù)，提升高校檔案管理和信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.排他性

高校學(xué)生檔案涵蓋的內(nèi)容較多，不僅包括了學(xué)生的思想素質(zhì)和政治素質(zhì)等方面的材料，還包括學(xué)生在學(xué)習(xí)和參加社團(tuán)等活動(dòng)中的所有材料，既有獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)材料也有在校期間受到的處罰情況。但是與社會(huì)工作人員的人事檔案相比，高校學(xué)生由于主要任務(wù)是學(xué)習(xí)，其在檔案材料的數(shù)量比較少，高校對學(xué)生檔案的管理主要是采取集中、分階段管理的形式，并且由檔案管理部門統(tǒng)一進(jìn)行保存。當(dāng)高校的學(xué)生畢業(yè)后，由接收單位出具調(diào)檔函，學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)交給新的接收部門統(tǒng)一進(jìn)行管理。

二、高校學(xué)生檔案工作的管理手段

1.提高高校師生的檔案管理意識(shí)

結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代特點(diǎn)和學(xué)生的特點(diǎn)，做好檔案管理工作，為檔案管理工作提供一批優(yōu)秀的高校檔案管理人才。除此之外，讓學(xué)院的輔導(dǎo)員也參與到檔案管理中來，提升高校輔導(dǎo)員的檔案管理意識(shí)，注重在日常工作中對學(xué)生相關(guān)檔案資料的搜集整理工作，實(shí)現(xiàn)對高校學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)常態(tài)化管理。明確高校學(xué)生的檔案管理制度和工作思路，提升檔案管理意識(shí)。可以通過各種媒體手段進(jìn)行宣傳，充分利用高校的櫥窗、宣傳展板等，對檔案管理的知識(shí)進(jìn)行宣傳。由于各個(gè)專業(yè)的輔導(dǎo)員對于本專業(yè)的學(xué)生最為了解，通過提升輔導(dǎo)員的檔案管理意識(shí)可以讓輔導(dǎo)員及時(shí)針對本專業(yè)學(xué)生的實(shí)際情況對相關(guān)資料進(jìn)行整理并歸檔，做好學(xué)生的檔案管理工作。

2.實(shí)現(xiàn)部門聯(lián)合管理

高校檔案管理需要各個(gè)部門廣泛參與到學(xué)生檔案管理工作中來，尤其是高校的檔案管理部門要各個(gè)學(xué)院密切聯(lián)合，分階段地管理高校學(xué)生的檔案。高校的檔案管理相關(guān)工作人員在整理和搜集新生入學(xué)的檔案時(shí)，要認(rèn)真細(xì)致地接收每一份材料。尤其是根據(jù)高校學(xué)生檔案中的登記表、相關(guān)獎(jiǎng)懲材料等，將各個(gè)相關(guān)部門聯(lián)合起來，實(shí)現(xiàn)聯(lián)合管理。分階段做好學(xué)生檔案材料的整理和搜集工作，使得高校學(xué)生的檔案變得更加豐富和完整。[3]尤其是在學(xué)生畢業(yè)的階段，由于這一階段，高校學(xué)生的檔案要提交的資料較多，包括畢業(yè)論文、畢業(yè)登記表、個(gè)人自我評述等，如果單獨(dú)依靠檔案管理部門來完成，工作難度較大，這就需要相關(guān)工作人員，如聯(lián)合各學(xué)院輔導(dǎo)員做好管理資料的搜集和整理，從而確保高校學(xué)生的檔案能夠及時(shí)地進(jìn)行投遞。

3.豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

由于當(dāng)前高校學(xué)生的檔案材料主要包括畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表以及成績單等，材料內(nèi)容相對來說較為缺乏，無法全面的反應(yīng)學(xué)生的實(shí)際情況，可以通過對高校學(xué)生檔案的內(nèi)容進(jìn)行豐富和擴(kuò)展，全面反應(yīng)學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)情況。由于不同學(xué)科的教學(xué)具有不同的教學(xué)形式，導(dǎo)致教學(xué)結(jié)果也不同。為此，在搜集高校學(xué)生的檔案材料時(shí)，應(yīng)該結(jié)合不同專業(yè)學(xué)生的特點(diǎn)，有的專業(yè)比較注重實(shí)踐和實(shí)驗(yàn)，有的比較注重成績，通過分專業(yè)進(jìn)行搜集資料，能夠如實(shí)反映學(xué)生的真實(shí)情況。但是這對高校學(xué)生的檔案管理人員提出了更高的要求，他們在搜集相關(guān)資料之前，必須熟悉這些專業(yè)的課程設(shè)置以及實(shí)踐和教學(xué)的特點(diǎn)。通過專業(yè)的特點(diǎn)有針對性的篩選，使得所搜集的資料能夠如實(shí)地反應(yīng)學(xué)生的實(shí)際情況，從而提升高校檔案參考和使用價(jià)值。除此之外，高校檔案管理工作人員還應(yīng)該結(jié)合社會(huì)的需要，使得學(xué)生的檔案材料既能夠反應(yīng)學(xué)習(xí)方面的內(nèi)容，也能夠反映學(xué)生的實(shí)踐和適應(yīng)社會(huì)需要方面的能力，從而提升高校學(xué)生在就業(yè)中的競爭力。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

1.注重學(xué)生檔案管理工作的時(shí)效性

管理高校學(xué)生的檔案既要注重使用價(jià)值，同時(shí)也要注重管理的現(xiàn)實(shí)意義。高校在搜集和整理高校學(xué)生的檔案材料時(shí)，要與學(xué)生的實(shí)際情況相結(jié)合起來。尤其是要不斷向?qū)W生宣傳檔案在其結(jié)業(yè)、成長和學(xué)習(xí)過程中的作用，高校學(xué)生的檔案管理工作具有較高的時(shí)效性。除此之外，高校學(xué)生檔案資料不應(yīng)該僅僅停留在應(yīng)付差事和表面上，還要注重學(xué)生在學(xué)校日常學(xué)習(xí)中的一些常規(guī)資料。同時(shí)要結(jié)合學(xué)生的素質(zhì)、心理以及實(shí)踐等方面的表現(xiàn)，記錄相關(guān)的資料，使得檔案資料能夠如實(shí)反映學(xué)生在學(xué)習(xí)和工作過程中的表現(xiàn)，提升檔案的利用價(jià)值。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理

為了做好高校學(xué)生的檔案管理工作，可以通過建立檔案管理信息系統(tǒng)，將高校學(xué)生的材料和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況錄入到計(jì)算機(jī)中，做好分類工作，通過現(xiàn)代化的技術(shù)管理能夠提升檔案管理的效率。并且能夠有效的提升檔案的服務(wù)水平，使得高校學(xué)生檔案管理能夠更好地為學(xué)生服務(wù)。在信息化時(shí)代下，高校學(xué)生檔案管理通過信息技術(shù)能夠有效地做到檔案的分檔管理，能夠提升學(xué)校本身的管理效率。[4]可以通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)對高校學(xué)生的檔案進(jìn)行無紙化管理，提升檔案的管理效率，同時(shí)在學(xué)校不同部門和不同學(xué)院之間聯(lián)網(wǎng)，各院系可以將本專業(yè)學(xué)生的相關(guān)資料上傳至其檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新，能夠更有效地對學(xué)生檔案進(jìn)行管理。

3.注重學(xué)生檔案管理利用的雙向性

高校學(xué)生檔案管理過程中沒有重視到用人單位對學(xué)生檔案信息的使用情況，這也導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理的工作人員不重視用人單位對檔案的反饋，使得檔案的使用價(jià)值受到限制。高校檔案管理工作人員可以搜集用人單位反饋的信息，從而幫助高校學(xué)生檔案管理工作人員針對用人單位的實(shí)際需要進(jìn)行資料的搜集，改善檔案的管理情況。由于檔案管理的目標(biāo)一方面是為了如實(shí)反映學(xué)生在校期間的情況，另外一方面也要加重對用人單位需求的重視，通過用人單位的信息反饋，根據(jù)職位、人才需求等相應(yīng)調(diào)整檔案管理工作，使得檔案管理的工作能夠有效地與用人單位進(jìn)行對接，更有效的為用人單位服務(wù)。當(dāng)前新形勢下，高校學(xué)生檔案管理工作面臨著一些新的形式和特點(diǎn)，為此，必須采取各種措施加強(qiáng)檔案的管理工作，提升檔案管理的效率。

作者:馬玉妍 宋巍巍 單位:哈爾濱師范大學(xué)

參考文獻(xiàn)：

［1］謝維.對高校檔案工作的有效管理研究［J］.中國管理信息化，2015（13）：98.

［2］程熙,劉婷.完善我國高校檔案工作的幾點(diǎn)建議［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（24）：126.

［3］肖永菊.談如何推動(dòng)高校檔案工作為各項(xiàng)工作服務(wù)［J］.科技資訊，2012（36）：8.

［4］郭晶濤.淺談高校檔案工作［J］.黑龍江史志，2010（5）：12.

[4]唐偉元.學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊與高校學(xué)籍檔案管理[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào),2008,02(02):109-110.

[5]黃錦旺.談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對策[J].廣西大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2008,02(S2):154-155.

第三篇：高校教學(xué)秘書工作中檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：現(xiàn)今高校工作中，教學(xué)工作是非常重要的一個(gè)部分。面對現(xiàn)實(shí)教學(xué)工作的多層次性及復(fù)雜性，除了直接管理的負(fù)責(zé)人之外輔助工作人員即教學(xué)秘書的工作也是非常重要的。教學(xué)秘書主要為教學(xué)任務(wù)服務(wù)，而在秘書工作中，最重要的工作方式就是檔案管理。本文寫作的關(guān)鍵是對高校教學(xué)秘書工作中檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)秘書;檔案管理;創(chuàng)新研究

在現(xiàn)今高校工作中，由于工作任務(wù)的繁多，主要依靠主任等管理人員進(jìn)行相關(guān)工作的管理這無疑加大主要負(fù)責(zé)人的工作壓力。所以，教學(xué)秘書的存在在一定程度上對高校各項(xiàng)管理工作起著非常重要的幫助作用。教學(xué)秘書的主要工作就是在主要負(fù)責(zé)人的帶領(lǐng)組織下，對本系的教學(xué)工作進(jìn)行輔助管理。因?yàn)楦咝＝虒W(xué)工作在教學(xué)任務(wù)的完成、科研工作、班級(jí)管理等各項(xiàng)工作中面臨的狀況是非常復(fù)雜的。檔案管理對于幫助其整理工作，促進(jìn)相關(guān)工作的順利進(jìn)行有著重要的作用。教學(xué)秘書的主要工作就是進(jìn)行檔案管理工作，對于學(xué)校有關(guān)的文字、圖片等材料收集起來，以便于今后工作的進(jìn)行。所以，檔案管理在高校中進(jìn)行工作創(chuàng)新是非常重要的。

一、教學(xué)秘書與檔案管理工作之間的關(guān)系

1.教學(xué)秘書對檔案工作的重要性分析：檔案管理工作的直接負(fù)責(zé)人就是秘書。所以，教學(xué)秘書必須對檔案管理的相關(guān)程序、規(guī)則熟悉到位。而且教學(xué)秘書必須熟悉將要?dú)w檔的教學(xué)業(yè)務(wù)，并能夠憑借著自己的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行整合，然后將其歸檔。所以，在整個(gè)工作過程中教學(xué)秘書的素質(zhì)是非常重要的。在現(xiàn)今許多高校中，對于教學(xué)秘書的工作的重視程度非常的欠缺，對于其崗位管理同樣也很欠缺。最重要的一個(gè)表現(xiàn)就是檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，且人員的流動(dòng)性非常的大，檔案管理工作非常注重連續(xù)性和穩(wěn)定性，頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上不利于檔案管理工作的進(jìn)行。綜上所述，教學(xué)秘書的素質(zhì)對檔案管理工作有著重要的影響作用。

2.檔案工作對高校秘書工作的重要性：高校建立檔案工作最明顯的作用就是用于今后工作的查證和參考，同時(shí)為今后相關(guān)工作的進(jìn)行積累經(jīng)驗(yàn)。檔案首先能夠?yàn)閹熒?wù)，特別是在有關(guān)教師查閱教學(xué)任務(wù)完成的情況、科研工作的進(jìn)行程度等工作中其有著重要的作用。而且教學(xué)秘書在日常工作中也會(huì)涉及到教學(xué)工作的管理，所以如果能夠建立科學(xué)的比較完善的檔案工作，那么將會(huì)對其工作的進(jìn)行起著極大的幫助作用。此外，教學(xué)秘書可以通過查閱有固定記錄的檔案考察工作是否按照所規(guī)定的程序進(jìn)行，并且能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問題及時(shí)的修補(bǔ)，在很大程度上促進(jìn)教學(xué)秘書工作的規(guī)范化。

二、教學(xué)秘書素質(zhì)的創(chuàng)新發(fā)展

在現(xiàn)今現(xiàn)代化信息手段不斷發(fā)展的情況下，教學(xué)秘書的工作水平和質(zhì)量必須隨著時(shí)代的前進(jìn)取得相應(yīng)的進(jìn)步，高校教學(xué)秘書的管理工作要求必須進(jìn)行檔案創(chuàng)新，在進(jìn)行實(shí)體創(chuàng)新之前，必須實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書素質(zhì)的創(chuàng)新發(fā)展，具體如下：

1.教學(xué)秘書所要求具備的素質(zhì)：①政治素質(zhì)：教學(xué)秘書在綜合素質(zhì)中，政治素質(zhì)的提高是首要的。檔案管理創(chuàng)新工作的進(jìn)行要求教學(xué)秘書必須具備較高的政治覺悟、責(zé)任意識(shí)、大公無私，嚴(yán)格遵循相關(guān)程序和規(guī)則進(jìn)行檔案管理工作。②專業(yè)素質(zhì)：檔案管理對教學(xué)秘書的專業(yè)要求比較高，特別是在當(dāng)前進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新的要求下，更加要求教學(xué)秘書必須具備專業(yè)的建檔與管理知識(shí)。③知識(shí)素質(zhì)：在高校中由于存在不同的專業(yè)，所以檔案的管理工作必定也是面向不同專業(yè)知識(shí)進(jìn)行的。這就對教學(xué)秘書提出一個(gè)更高的要求就是在專業(yè)素質(zhì)的增強(qiáng)之外，還必須熟悉其他學(xué)科知識(shí)，這樣才能避免在建檔工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。④業(yè)務(wù)素質(zhì)：新的發(fā)展條件下，教學(xué)秘書要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須有足夠強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。具體表現(xiàn)在教學(xué)秘書能夠利用現(xiàn)代化管理手段如：利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠使檔案的收集與整理方面都能夠在短時(shí)間內(nèi)完成，而且必須保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。而且檔案管理工作為管理工作中重要組成部分，其創(chuàng)新發(fā)展必須引導(dǎo)管理人員掌握現(xiàn)代管理意識(shí)，學(xué)會(huì)在現(xiàn)代化發(fā)展情況下，運(yùn)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案的創(chuàng)新管理。⑤檔案意識(shí)：回顧以前部分高校教學(xué)秘書的檔案管理工作，由于沒有受到應(yīng)有的重視，在檔案管理工作中一直在固化的模式發(fā)展中，所以導(dǎo)致其質(zhì)量和水平的低下。所以，為了能夠保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，首先必須加強(qiáng)高層管理人員的檔案意識(shí)，其次重點(diǎn)加強(qiáng)教學(xué)秘書的檔案管理意識(shí)。教學(xué)秘書在檔案意識(shí)的加強(qiáng)中，必須加強(qiáng)對于建檔工作的進(jìn)行，而且在建檔工作中必須做到“有憑有據(jù)”，堅(jiān)決避免建檔工作中的造假現(xiàn)象的出現(xiàn)。最重要的就是要保證人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性，最大限度的保證檔案管理工作的連續(xù)性和完整性。

2.教學(xué)秘書在當(dāng)前迫切需要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新工作，所以必須促進(jìn)人員主觀能動(dòng)性的提高，尤其是檔案管理能力和相應(yīng)素質(zhì)的培養(yǎng)。在這樣的發(fā)展形式下，一方面要求加強(qiáng)高校教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)，高校管理人員要定期的組織教學(xué)秘書進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)和專業(yè)能力的培養(yǎng)，重點(diǎn)提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；另一方面為了保證人員的穩(wěn)定，高校各個(gè)院系要建立能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的自上而下的檔案管理系統(tǒng)以及個(gè)人和科室責(zé)任制，對人員作出明確的安排，在此項(xiàng)工作中最重要的是將教學(xué)秘書的檔案管理工作納入到評價(jià)體系中，力圖從制度上加強(qiáng)檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

三、檔案管理創(chuàng)新工作的發(fā)展對教學(xué)秘書的要求

1.教學(xué)秘書應(yīng)做好檔案的收集與建檔工作。教學(xué)檔案工作的建立發(fā)展最重要的就是教學(xué)秘書在日常工作中進(jìn)行的有關(guān)文字、圖像、材料的收集，總體來講就是現(xiàn)場第一手材料的匯總。教學(xué)秘書在檔案相關(guān)材料等的收集階段工作質(zhì)量和水平的高低直接關(guān)系到今后檔案的創(chuàng)新發(fā)展。所以，教學(xué)秘書必須秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴(yán)格遵循檔案建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行此項(xiàng)工作。具體而言就是考試考查試卷的收集，學(xué)校每年舉行活動(dòng)的記錄，教學(xué)科研活動(dòng)的進(jìn)度及工作的完成情況，教師教學(xué)任務(wù)的完成程度以及每年畢業(yè)生工作事宜的安排程度等工作，教學(xué)秘書必須針對這些方面的工作密切的進(jìn)行管理，定時(shí)的組織資料的抽查，優(yōu)化建檔的資料。

2.教學(xué)秘書要具備檔案規(guī)范化管理意識(shí)：在高校檔案管理工作中，要想能夠?qū)崿F(xiàn)其管理的創(chuàng)新，最重要的就是加強(qiáng)教學(xué)秘書的檔案規(guī)范化管理意識(shí)。教學(xué)秘書在加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的過程中，首先要針對檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題及時(shí)的彌補(bǔ)，在新的要求下，建立規(guī)范化的能夠被教學(xué)秘書適應(yīng)的檔案管理環(huán)節(jié)。其次，也是最重要的就是檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理的質(zhì)量必須規(guī)范，這就要求教學(xué)秘書打破批傳統(tǒng)的資料收集及整理方式，充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，擴(kuò)充資料收集及整理的方式。總體而言，檔案的創(chuàng)新管理必須實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書規(guī)范化的檔案意識(shí)。

3.教學(xué)秘書要充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段加強(qiáng)檔案的創(chuàng)新管理：在現(xiàn)今信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下，必須切實(shí)促進(jìn)信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用。首先，教學(xué)秘書要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)版建檔的方式，建立能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的電子檔案。電子檔案只需要對文件一次性的輸入，然后整理、統(tǒng)計(jì)等方面的工作不需要浪費(fèi)大量人力，計(jì)算機(jī)可自行完成。而且應(yīng)明確的意識(shí)到電子檔案的建立管理是未來發(fā)展所必須的，避免排斥意識(shí)的出現(xiàn)。所以，加強(qiáng)教學(xué)秘書的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)能力，能夠熟練的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)工作。綜上所述，高校教學(xué)秘書檔案創(chuàng)新工作最重要的方向就是促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化即利用信息手段進(jìn)行此項(xiàng)工作。

四、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)秘書的檔案管理工作是非常重要的，在新的發(fā)展條件下，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新工作。這就需要從人員素質(zhì)的提升和具體的管理兩方面共同協(xié)調(diào)促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新工作的進(jìn)行。

作者:王雅新 單位:內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

[1]許晶；淺談基于教學(xué)質(zhì)量工程的高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新[J]；統(tǒng)計(jì)與管理；2015年06期.

[2]關(guān)國?。桓咝＝虒W(xué)秘書檔案管理工作芻議[J]；中國科技創(chuàng)新導(dǎo)刊；2011年13期.

第四篇：高校檔案管理創(chuàng)新路徑選擇

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）指出，“當(dāng)前，面對新形勢新任務(wù)新要求，檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方，主要是：一些地區(qū)和部門不夠重視檔案工作，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件需要進(jìn)一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)需要進(jìn)一步提高”。就高校檔案管理工作來說，這些問題都不同程度地存在。如何適應(yīng)新形勢、新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理工作人員面前的一大課題，筆者認(rèn)為，宜把握以下五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

一、管理理念創(chuàng)新

創(chuàng)新檔案管理，必須理念先行。長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理的重收集、輕開發(fā)，重收藏、輕應(yīng)用，一直難以得到有效解決[1]111，其中最關(guān)鍵的原因就是，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案管理工作人員，自覺不自覺把檔案工作作為單位業(yè)務(wù)工作的附屬，沒有真正融入單位業(yè)務(wù)工作中。新的形勢和任務(wù)，要求我們更好地發(fā)揮檔案管理促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的作用，需要樹立以協(xié)同發(fā)展、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)為核心的現(xiàn)代管理理念。一是把檔案管理全方位融入單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，與業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)動(dòng)作，在檔案收集、管理、應(yīng)用等各方面一并考慮，忠實(shí)記錄重大活動(dòng)的來龍去脈，保持檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。二是全面加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，一方面要教育引導(dǎo)檔案人員樹立法制意識(shí)、全局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，依法加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，按照檔案管理工作的要求，服務(wù)單位中心工作，服務(wù)各部門、各崗位檔案需求；另一方面，檔案人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練掌握電子檔案收集、紙質(zhì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)傳輸、信息安全等方面的技能，努力提高檔案管理信息化水平。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，適應(yīng)新的形勢和任務(wù)，需要夯實(shí)隊(duì)伍的思想基礎(chǔ)、能力基礎(chǔ)。三是增強(qiáng)檔案管理工作的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，超前謀劃檔案收集，及時(shí)實(shí)施檔案開發(fā)，積極配合業(yè)務(wù)部門開展檔案利用，甚至引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門充分利用現(xiàn)有檔案資源，幫助業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充收集新的檔案資源，真正發(fā)揮檔案管理在業(yè)務(wù)工作中“以史為鑒”的重要作用。從傳統(tǒng)的檔案管理理念來看，非常突出的一點(diǎn)是主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不足，由此也導(dǎo)致檔案管理工作的主動(dòng)性、創(chuàng)新性不強(qiáng)，在單位整體工作中的地位難以充分體現(xiàn)，久而久之，也容易導(dǎo)致檔案人員被動(dòng)應(yīng)付、無所作為，難以調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。

二、工作機(jī)制創(chuàng)新

要推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，僅靠個(gè)人的工作熱情、工作態(tài)度、工作能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須建立健全工作機(jī)制，通過工作機(jī)制明確工作程序、工作要求、工作標(biāo)準(zhǔn)，形成鼓勵(lì)創(chuàng)新的工作導(dǎo)向，不僅讓檔案人員知道做什么、怎么做，同時(shí)也讓相關(guān)業(yè)務(wù)部門知道怎么配合、配合到什么程度。通過檔案工作機(jī)制的建立，規(guī)范檔案管理流程，明確工作責(zé)任和激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)方方面面的積極性，為檔案管理創(chuàng)新提供機(jī)制保障。一是明確各方責(zé)任。檔案管理絕不單純是檔案人員的事情，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至各部門各崗位，在檔案業(yè)務(wù)中都有著相應(yīng)的工作任務(wù)：領(lǐng)導(dǎo)層面，要配強(qiáng)配齊檔案人員隊(duì)伍，特別是要保證檔案隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)合理；為檔案工作提供必要的工作條件，充分滿足檔案收集、分類、開發(fā)、收藏需要，特別是保證檔案安全的設(shè)施、信息化設(shè)備等；組織制定檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃，及時(shí)研究解決檔案工作中存在的問題，支持檔案事業(yè)發(fā)展。檔案人員層面，要認(rèn)真履行檔案管理主體責(zé)任，落實(shí)檔案法規(guī)要求，落實(shí)本單位檔案工作計(jì)劃，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案收集、歸檔、開發(fā)、保管、借閱等各項(xiàng)工作，以創(chuàng)新的精神探索檔案管理新途徑，以主動(dòng)融入的態(tài)度服務(wù)單位中心工作。其他部門及其有關(guān)崗位人員，同樣是檔案資料生產(chǎn)的主體，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，配合檔案人員及時(shí)歸檔，保證檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性，共同實(shí)施檔案開發(fā)，共享檔案開發(fā)成果。二是明確檔案管理流程。從檔案的產(chǎn)生、收集、整理、編研、收藏、利用等方面，建立相應(yīng)的工作制度，制定不同的工作標(biāo)準(zhǔn)，通過制度約束每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作內(nèi)容，確保檔案管理工作有章可循、違章必糾。事實(shí)上，檔案工作作為一項(xiàng)常規(guī)性的工作，各項(xiàng)工作制度已經(jīng)基本完善，目前的問題主要是在制度的落實(shí)方面和制度創(chuàng)新方面。在建立健全制度的基礎(chǔ)上，首先應(yīng)當(dāng)抓好制度的落實(shí)。通過宣傳教育，引導(dǎo)全體員工，尤其是檔案工作人員遵守制度，自覺養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求，防止制度流于形式。其次，在制度建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，鼓勵(lì)檔案管理方式創(chuàng)新，更好地發(fā)揮檔案作用，尤其是信息化方面，應(yīng)當(dāng)支持檔案人員通過新技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造、服務(wù)手段優(yōu)化、服務(wù)內(nèi)容拓展。三是激勵(lì)與約束相結(jié)合。加強(qiáng)相關(guān)工作制度落實(shí)情況的考核與評價(jià)，對遵紀(jì)守章、業(yè)績突出的，給予表彰，在職稱評定、職務(wù)任用、績效工資發(fā)放等方面予以體現(xiàn)；對玩忽職守、違反相關(guān)工作制度的，應(yīng)當(dāng)予以懲戒。一個(gè)制度是否能夠得到有效落實(shí)，核心在于后續(xù)的評價(jià)及評價(jià)結(jié)果的運(yùn)用，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)是否動(dòng)真格。

三、收集模式創(chuàng)新

檔案收集是檔案管理的源頭，要實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，也必須從收集這個(gè)環(huán)節(jié)開始。傳統(tǒng)的檔案收集多為事后歸檔，按年度收集，收集的范圍長期一成不變，多為本部門所形成的檔案資料。而實(shí)際上，一份優(yōu)秀的檔案，要想在將來發(fā)揮更大的作用，必須最大限度地反映事件的客觀過程，內(nèi)容的豐富性和系統(tǒng)性非常重要，對于檔案工作來說，要實(shí)現(xiàn)豐富性、系統(tǒng)性的目標(biāo)，就需要在收集環(huán)節(jié)突破傳統(tǒng)思維。一是借力OA辦公平臺(tái)，推廣同步收集。目前，各單位普遍采取OA平臺(tái)辦公的方式，這為同步收集檔案資料提供了方便。結(jié)合單位年度重點(diǎn)工作，及時(shí)確定檔案收集重點(diǎn)，對重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)事件，檔案人員及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理。這樣做的好處，不僅能夠保證檔案的豐富性，防止遺漏重要資料，確保檔案的完整、客觀，還能夠直接實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，減少事后歸檔的工作量。二是拓寬信息源。圍繞重點(diǎn)事件，不僅要收集本單位相關(guān)工作過程所形成的檔案資料，同時(shí)還要收集與事件相關(guān)聯(lián)單位所形成的檔案資料，包括事件的源頭、協(xié)作單位的來往函件及相關(guān)工作成果、社會(huì)反響等，防止就事論事。隨著社會(huì)分工越來越細(xì)，很多事情都需要協(xié)作完成，比如重大科研項(xiàng)目，有的是幾個(gè)學(xué)校聯(lián)合開展，有的是校企合作開展等，在收集這類事件的檔案時(shí)，就需要及早關(guān)注相關(guān)協(xié)作單位的工作動(dòng)態(tài)，否則，事后收集就很可能遇到較大的困難。三是加大特色檔案收集力度。檔案工作的涵蓋面很廣，除了常規(guī)的檔案收集外，還應(yīng)當(dāng)對部分具有本單位特色的檔案實(shí)施重點(diǎn)收集，以擴(kuò)大館藏檔案的影響力。對持續(xù)時(shí)間較長的事件、對本單位影響較大的事件等，應(yīng)當(dāng)作為重點(diǎn)收集的對象，在檔案收集過程中拓寬視野、仔細(xì)甄別，力求做到脈絡(luò)清晰、內(nèi)容豐富，這樣才能更好地為今后的檔案開發(fā)、利用奠定基礎(chǔ)。

四、內(nèi)容開發(fā)創(chuàng)新檔案貴在利用

可以說，檔案開發(fā)水平的高低，是衡量檔案工作質(zhì)量的重要指標(biāo)。長期以來，重收集、收藏，輕開發(fā)、利用的趨勢比較明顯，這一方面體現(xiàn)了對檔案工作認(rèn)識(shí)的片面性，也折射出部分檔案人員的工作惰性，沒有把檔案工作真正作為一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)來對待。對原始檔案實(shí)施二次開發(fā)，對于發(fā)揮檔案的宣傳教育功能意義重大，能夠讓更多的人從中受益。檔案內(nèi)容開發(fā)方面的創(chuàng)新，可以從三個(gè)方面入手：一是加大館藏檔案編研力度，為檔案利用者提供相應(yīng)的情報(bào)服務(wù)、檢索服務(wù)[2]82，著力擴(kuò)大檔案利用的廣度。要將所有的館藏檔案通過科學(xué)分類、撰寫摘要和關(guān)鍵詞等方式，納入檢索查詢的體系之中，讓需要利用檔案的人能夠找得到、找得全。二是對重點(diǎn)檔案實(shí)施專題開發(fā)，著力擴(kuò)大檔案利用的深度。選擇利用意義重大的檔案，適當(dāng)擴(kuò)大信息源，綜合方方面面的檔案資料，全面、系統(tǒng)地還原事件原貌，方便檔案利用者能夠在較短的時(shí)間內(nèi)瀏覽到較為豐富的信息。專題開發(fā)除了充分發(fā)掘本單位的檔案資源外，還應(yīng)當(dāng)廣泛收集整合校外資源，包括互聯(lián)網(wǎng)資源，同時(shí)分別注明信息來源。三是對紙質(zhì)檔案實(shí)施電子轉(zhuǎn)化，著力擴(kuò)大檔案使用的便利性。盡管近年來檔案信息化的步伐一直在加快，特別是信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案已經(jīng)成為館藏檔案的重要組成部分，但仍有相當(dāng)一部分紙質(zhì)檔案，特別是早期的檔案，所占比重仍然較大。在檔案開發(fā)過程中，還需要作為一個(gè)重點(diǎn)任務(wù)，結(jié)合查閱頻率的高低，分門別類地加快電子轉(zhuǎn)化進(jìn)度。在紙質(zhì)檔案電子轉(zhuǎn)化過程中，同步做好類目編研和內(nèi)容整合，方便查閱利用。

五、服務(wù)方式創(chuàng)新

為單位發(fā)展服務(wù)、為用戶服務(wù)，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)具有被動(dòng)性的特點(diǎn)，缺少與檔案利用者的互動(dòng)交流，在創(chuàng)新服務(wù)方式方面，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：一是重視主動(dòng)服務(wù)。檔案資源在宣傳教育方面有著獨(dú)特的優(yōu)勢，與其僅僅被動(dòng)地滿足查閱者的需求，不如主動(dòng)發(fā)揮優(yōu)勢，通過大力宣傳檔案編研開發(fā)成果，能夠擴(kuò)大檔案的影響力，進(jìn)而激發(fā)出更多的檔案利用需求。從某種意義上來說，這也是檔案工作的供給側(cè)改革。二是靠近業(yè)務(wù)一線。業(yè)務(wù)工作既是檔案信息的重要來源，也是檔案利用的最大需求方。檔案工作人員可以結(jié)合單位重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，加大檔案信息的編研力度，及時(shí)向業(yè)務(wù)一線部門編研成果，供業(yè)務(wù)工作者參考，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的有機(jī)融合。三是擴(kuò)大業(yè)務(wù)開放。單位內(nèi)部的檔案館，往往把借閱業(yè)務(wù)局限于單位內(nèi)部，這樣不利于檔案信息的交流和檔案利用價(jià)值的最大化。應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大同行業(yè)之間的交流，與社會(huì)檔案館之間的交流，通過優(yōu)化檔案借閱制度，向非單位人員適度開放檔案資源[3]172。四是提供網(wǎng)上服務(wù)。檔案電子化之后，根據(jù)檔案密級(jí)確定不同的借閱范圍，對于普通類的檔案資料，可以采取網(wǎng)上查閱的方式提供更為便捷的服務(wù)?？傊谛碌男蝿菹?，檔案工作的內(nèi)涵更加豐富，社會(huì)公眾對檔案工作充滿期待，亟須工作理念、工作力度、服務(wù)方式有新的突破。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，是順應(yīng)時(shí)代要求，也是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求，有必要在重新審視現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，緊盯社會(huì)需求，全方位實(shí)施創(chuàng)新實(shí)踐，以此推動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

作者:馬玉妍 沈玲玲 單位:哈爾濱師范大學(xué)檔案館

參考文獻(xiàn):

[1]楊萍.關(guān)于增強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)的思考[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，2010（7）.

[2]方淑靜.新形勢下檔案事業(yè)的全面深化改革[J].無線互聯(lián)網(wǎng)科技，2015（13）.

[3]宋彥.創(chuàng)新思想與創(chuàng)新服務(wù)[J].檔案管理，2011（4）.

第五篇：高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：近年來，高校招生范圍不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量不斷增加，學(xué)生檔案管理工作的有效進(jìn)行顯得尤為重要，特別是對高校畢業(yè)生就業(yè)的影響。本文從就業(yè)視角下對學(xué)生檔案管理的地位與作用進(jìn)行闡述，針對當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；就業(yè)服務(wù)；創(chuàng)新策略

一、就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理的地位與作用

（一）記錄就業(yè)前的個(gè)人經(jīng)歷，提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)

高校創(chuàng)辦的教育理念是為國家和社會(huì)培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展的人才，以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展活動(dòng)需要。學(xué)生檔案真實(shí)地記錄和反映了高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成果、生活狀況以及參加各種活動(dòng)的實(shí)踐經(jīng)歷。高校學(xué)生檔案不僅體現(xiàn)了學(xué)生在校的成長歷程以及學(xué)校對人才的培養(yǎng)過程，而且為國家對人才的選用提供了重要依據(jù)。同時(shí)，高校檔案管理對提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)有著重要的作用：高校教師通過學(xué)生檔案對學(xué)生實(shí)行差別化教育，以此來擇出優(yōu)秀畢業(yè)生，而且可以激勵(lì)學(xué)生在競爭中提升自我價(jià)值，提高自身的綜合素質(zhì)。

（二）在就業(yè)中加大被選用的機(jī)會(huì)

學(xué)生檔案的有效管理能夠增加大學(xué)生穩(wěn)定就業(yè)的機(jī)會(huì)，我國教育體制的不斷深化改革，促進(jìn)了“供需見面、雙向選擇”的當(dāng)代大學(xué)生就業(yè)方式。這種方式以高校引進(jìn)各大企業(yè)在學(xué)校舉辦招聘會(huì)的形式出現(xiàn)。用人單位在選用畢業(yè)生時(shí)，首先是通過教師對學(xué)生基本情況的介紹，再查閱其個(gè)人檔案，了解學(xué)生的綜合素質(zhì)，從而進(jìn)行人員的錄用。因此，學(xué)生檔案成為畢業(yè)生與用人單位雙向選擇就業(yè)的重要紐帶。一份高質(zhì)量的學(xué)生檔案往往會(huì)吸引用人單位的眼光，同時(shí)也為學(xué)生進(jìn)行自主擇業(yè)提供了更多的選擇機(jī)會(huì)。

（三）保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)益

部分用人單位在錄用高校畢業(yè)生時(shí)不落實(shí)檔案和戶口，導(dǎo)致許多畢業(yè)生無視檔案的重要性。但隨著人事管理制度的深化改革，各企業(yè)人事管理制度的不斷完善，對于高校畢業(yè)生就業(yè)之后的檔案和戶口落實(shí)、社保和住房公積金、職位管理等方面，用人單位都會(huì)根據(jù)學(xué)生檔案進(jìn)行具體的施行，從而強(qiáng)化了人事檔案的管理。此外，畢業(yè)生繼續(xù)升學(xué)、報(bào)考公務(wù)員也會(huì)用到檔案。因此，高校必須加強(qiáng)對學(xué)生檔案的有效管理，有利于保障高校畢業(yè)生就業(yè)后的合法權(quán)益。

二、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

（一）高校學(xué)生檔案中部分資料不夠規(guī)范完整

在當(dāng)今大部分高校學(xué)生檔案中，首先是檔案號(hào)與案卷標(biāo)題不規(guī)范，很多學(xué)生檔案都沒有明確的檔案號(hào)和案卷標(biāo)題，即使有標(biāo)題存在也無法充分反映其主題內(nèi)容，對學(xué)生具體情況無法有效地進(jìn)行查閱和記錄[1]。其次是大多數(shù)學(xué)生檔案都缺少目錄，導(dǎo)致很多檔案的具體內(nèi)容無法通過目錄檢索的方式進(jìn)行清楚地查閱。另外，檔案內(nèi)容不完整，傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案在材料收集方面只注重學(xué)生的思想道德品質(zhì)和學(xué)習(xí)成績，對表現(xiàn)大學(xué)生綜合素質(zhì)的相關(guān)模塊記錄嚴(yán)重缺乏，如：個(gè)人的創(chuàng)新能力、管理能力、人際交往能力、心理抗壓能力、實(shí)踐能力、誠實(shí)守信品質(zhì)等情況，這不利于用人單位對學(xué)生的準(zhǔn)確評價(jià)，限制了用人單位對人才的選用。

（二）高校學(xué)生檔案管理方式落后

高校學(xué)生數(shù)量日益增加，學(xué)生檔案管理越發(fā)呈現(xiàn)復(fù)雜性，大部分高校對學(xué)生檔案管理方式是采用分散管理與中式管理。一般高校的學(xué)生檔案都保存在分院的辦公室，每年對學(xué)生檔案的整理時(shí)間都是統(tǒng)一定在學(xué)生臨近畢業(yè)的時(shí)候。而且有些高校為了省時(shí)省力，對于學(xué)生檔案部分的填寫完全是發(fā)放到學(xué)生手中，由其自己自主填寫，使得很多檔案的真實(shí)性有待考究。還有部分高校以紙質(zhì)材料為主，缺少電子檔案，這種以手工為主的管理方式使得學(xué)生的檔案材料比較分散，對于檔案的利用效率極低，從而嚴(yán)重制約著大學(xué)生的就業(yè)。

（三）高校學(xué)生檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

高校學(xué)生檔案管理工作人員大部分都是兼職人員，素質(zhì)修養(yǎng)不高、人員流動(dòng)性大、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)匱乏，這些都嚴(yán)重影響著檔案管理的有效性。很多兼職檔案管理人員在實(shí)際工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案漏發(fā)、誤發(fā)、延發(fā)等現(xiàn)象。在檔案轉(zhuǎn)移過程中不注重記錄檔案回執(zhí)，容易造成檔案丟失，而且兼職人員的業(yè)務(wù)水平不高，在檔案發(fā)送到各地時(shí)極易造成失誤。

（四）高校學(xué)生檔案管理信息化程度不高

目前，高校學(xué)生檔案管理信息服務(wù)手段單一。在當(dāng)代科技迅猛發(fā)展的今天，高校利用現(xiàn)代信息技術(shù)的服務(wù)手段嚴(yán)重缺乏，實(shí)現(xiàn)檔案全文查閱、網(wǎng)絡(luò)查詢、電話咨詢等方式的推廣還不夠全面，高校學(xué)生檔案管理無法滿足學(xué)校各部門對檔案信息資源的需求，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代辦公效率。大部分高校還是沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案信息服務(wù)工作，仍然游離于網(wǎng)絡(luò)之外。因此，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化已成為迫切需要解決的問題。

三、就業(yè)視角下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提高高校學(xué)生檔案的質(zhì)量

為了規(guī)范高校學(xué)生檔案管理工作，必須提高學(xué)生檔案的質(zhì)量。第一，根據(jù)高校學(xué)生的實(shí)際情況對檔案的案卷號(hào)和標(biāo)題進(jìn)行規(guī)范和完善。第二，在檔案分類過程中，按照高校具體的分類標(biāo)準(zhǔn)施行，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來提升檔案的檢索率，保證資料的清晰和完整。第三，設(shè)置完善的學(xué)生檔案內(nèi)容，反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，各高校要不斷充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容，將反映學(xué)生思想道德品質(zhì)、實(shí)踐能力、管理能力、科研能力等材料列入學(xué)生檔案，還要重點(diǎn)加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的真實(shí)性[2]。

（二）強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理方式

各高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的集中、分散式管理模式，健全檔案管理機(jī)制。第一，各相關(guān)負(fù)責(zé)人員要明確自己的職責(zé)，分工合作并全力做好學(xué)生檔案的收集、整理和利用工作。第二，高?？梢栽谛@建立一個(gè)現(xiàn)代化信息平臺(tái)，為學(xué)生對檔案信息的收集、傳播和利用提供一個(gè)有效的手段，而且能夠減輕檔案管理人員的工作量，還能為企業(yè)選擇員工時(shí)提供一個(gè)交流與合作的平臺(tái)。第三，建立信息反饋系統(tǒng)，對畢業(yè)生的就業(yè)信息和質(zhì)量進(jìn)行分析，了解市場對人才的需求狀況，從而為高校改革人才培養(yǎng)模式以及為在校生更好地就業(yè)提供了參考價(jià)值。不斷強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理方式既能保障畢業(yè)生就業(yè)穩(wěn)定，還能提高高校對人才培養(yǎng)的管理水平。

（三）提升高校學(xué)生檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)

只有提升學(xué)生檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，才能推進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的有效進(jìn)行。第一，各高校要求從事學(xué)生檔案管理工作的人員具備相關(guān)專業(yè)的管理能力，不能聘用臨時(shí)兼職或者教師代辦。第二，保證管理工作者的專一性，避免對其工作人員的頻繁更換，要使其工作者保持對學(xué)生檔案和管理工作的熟悉程度，以便學(xué)生檔案管理工作的順利開展。第三，要定期對管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，以此來強(qiáng)化對學(xué)生檔案的管理知識(shí)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

（四）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作信息化服務(wù)

高校利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)師生對檔案信息的使用程度，另外可設(shè)置一些專門的檔案信息管理網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，促進(jìn)高校畢業(yè)生的就業(yè)。

作者:彭梅 單位:西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

[1]陳曉花.創(chuàng)新以就業(yè)服務(wù)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理[J].人力資源管理,2015(6):40.

[2]顧杰.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究[J].考試周刊,2014(72):169-170.

第六篇：信息網(wǎng)絡(luò)化及高校檔案管理創(chuàng)新

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國高校建設(shè)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。一些新的技術(shù)不斷運(yùn)用于教育教學(xué)中，改變了傳統(tǒng)的教育方式，并且也讓我國的高校向著數(shù)字化校園發(fā)展，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息成為高校發(fā)展過程中的推動(dòng)力量。高校不僅在教學(xué)中出現(xiàn)了數(shù)字化，而且在檔案管理中也引進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)，使高校的教學(xué)真正向數(shù)字化邁進(jìn)。在利用先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，由于高校的規(guī)模龐大，在技術(shù)操作方面還存在一定的問題。因此，如何改變觀念、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制以及如何提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為各大高校首要解決的問題。下面就對高校檔案管理創(chuàng)新的必要性進(jìn)行深入分析，提出相應(yīng)的措施來促進(jìn)高校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理；信息網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，許多行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，就檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案信息為主，龐大的紙質(zhì)在整理、保存、查閱方面都存在一定的落后性，已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)以后，網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)為檔案管理工作帶來前所未有的方便，同時(shí)也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)字化信息管理，有利于提高檔案管理的效率，也能夠有效地管理檔案。如何在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)發(fā)展的情況下有效提高檔案管理的質(zhì)量成為高校討論的話題。

1在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時(shí)加強(qiáng)館藏建設(shè)

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息網(wǎng)絡(luò)化資源管理技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，并提高檔案管理的速度；同時(shí)，在檔案的查閱、修改方面都比較的方便。此外，信息化網(wǎng)絡(luò)管理檔案還能夠節(jié)省人力資源，提高辦事效率。鑒于此，高校的檔案管理在運(yùn)用網(wǎng)路技術(shù)的同時(shí)，還要加強(qiáng)館藏建設(shè)。（1）要擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，學(xué)校要在現(xiàn)有的檔案資源基礎(chǔ)上，將檔案資源的范圍擴(kuò)大，多收集檔案資源，高校不僅要收集與學(xué)生有關(guān)的檔案，而且還要收集歷史影像或世界名人的檔案。增加收集檔案種類，就能夠建立種類齊全的高校檔案資源，從而有利于豐富高校教學(xué)。（2）在信息技術(shù)資源的推動(dòng)下，對收集的檔案進(jìn)行分析研究，并掌握其使用規(guī)律。對于建立高校檔案館藏的工作，需要有敏銳的眼光，結(jié)合當(dāng)下的信息技術(shù)，對收集的信息進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，讓學(xué)校建立的檔案館藏資源為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)校的檔案館藏服務(wù)質(zhì)量，在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)校對教育的重視程度。

2對高校的檔案資源服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在進(jìn)步，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將成為人們生活工作中不可缺少的部分。當(dāng)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中時(shí)，高校的教學(xué)和科研工作也將隨之發(fā)生變化。豐富多樣的檔案資源為教學(xué)和科研提供了方便快捷的服務(wù)，同時(shí)也改變了以往的高校教學(xué)模式。在高校檔案管理的發(fā)展方面，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極地與國際資源接軌，利用各種平臺(tái)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)高校檔案館藏的同時(shí)，也要讓資源達(dá)到共享，在現(xiàn)代化資源共享的條件下，將檔案管理服務(wù)的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。讓檔案管理為高校的教學(xué)提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校的檔案館建設(shè)與其他事業(yè)單位的檔案館性質(zhì)不同，一方面，學(xué)校的檔案管理要擔(dān)任教育功能，主要將檔案館藏的資源提供給教育工作者，讓他們借助檔案館藏的資源為學(xué)生提供更加全面的教學(xué)內(nèi)容，同時(shí)也提高高校的教學(xué)質(zhì)量；另一方面，還要確保檔案館藏資源的信息化，保證高校的發(fā)展與社會(huì)的發(fā)展同步進(jìn)行。檔案管理要與社會(huì)的發(fā)展相一致，讓檔案館藏資源向信息化方向發(fā)展，并不斷地更新資源，使檔案館藏資源能夠滿足學(xué)生的求職需求，從而為學(xué)生的求職增加一條新的途徑。無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是新型的信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理，都需要管理者進(jìn)行操作，因此，歸根結(jié)底，檔案管理的創(chuàng)新需要管理者思維的創(chuàng)新，即檔案管理者要有創(chuàng)新思維的意識(shí)。在具備創(chuàng)新管理意識(shí)的前提下，還要具備創(chuàng)新管理的能力。在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的今天，管理者需要不斷的學(xué)習(xí)，既要學(xué)習(xí)知識(shí)，也要學(xué)習(xí)實(shí)踐技能，只有理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能從整體上掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。因此，工作人員要在工作的同時(shí)不斷充實(shí)自己，增加自己的知識(shí)儲(chǔ)備量。此外，工作人員還要解放思想，提煉出一套自己的思維方式，在服務(wù)高校教學(xué)和科研的同時(shí)，讓高校的檔案管理服務(wù)走向更廣闊的平臺(tái)。知識(shí)是沒有界限的，知識(shí)資源也是需要共享的，人們在資源共享的同時(shí)應(yīng)開發(fā)更大的檔案資源。

3提高高校檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)安全性

由于高校檔案涉及高校的科研工作，也涉及學(xué)校的相關(guān)工作問題，因此，高校的檔案管理工作具有一定的保密性。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的同時(shí)，有一些破壞性的事物伴隨而生，比如：木馬程序或黑客病毒等，對網(wǎng)絡(luò)資源的安全造成很大的威脅。在社會(huì)發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已成為人們生活工作中不可或缺的一部分，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將會(huì)更廣泛地運(yùn)用在人們?nèi)粘Ｉ钪?。因此，為了讓資源能夠安全共享，高校的部分檔案資源應(yīng)具有一定的保密性。首先，高校要解決用戶的訪問權(quán)限問題，做好用戶訪問的安全保護(hù)措施。為了確保檔案數(shù)據(jù)庫的信息不被泄露，也為了確保每一個(gè)用戶身份的安全性。最基本的作法是對檔案管理館藏信息平臺(tái)建立加密的數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證程序，比如：訪問的用戶必須在各個(gè)高?；騿挝粋渥?，并且有各自的身份證明資料，除了最基本的信息之外，還有單位或高校的特殊匹配信息。如果有用戶訪問，就要輸入能夠驗(yàn)證身份的信息，當(dāng)然驗(yàn)證信息種類可以設(shè)置幾種，訪問者根據(jù)信息提示進(jìn)行填寫，對于信息不符合身份驗(yàn)證的用戶，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)拒絕。這樣能夠有效的防止非法訪問者，也能夠保護(hù)檔案管理的內(nèi)部信息，避免信息泄露。身份驗(yàn)證程序給高校檔案管理提供了堅(jiān)實(shí)的保護(hù)。其次，為了防止網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)出現(xiàn)安全問題，導(dǎo)致保存的檔案信息丟失，檔案管理工作者要對重要信息做好備份保存工作，一般情況下，備份的資料要和原文件的內(nèi)容完全一致。同時(shí)，工作人員還要對保存的信息資源進(jìn)行定期檢查，對于保存日期比較長的資料進(jìn)行備份保存，以免保存文檔因時(shí)間過長而丟失。檔案資料的備份工作必需安排專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，由于高校的檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，因此，在操作方面需要有專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行勝任。這樣在工作中遇到電腦操作異?；蛭募杼幚淼确矫娴膯栴}，就能夠迅速解決并使工作正常進(jìn)行。從而避免了因操作失誤而讓檔案資源丟失的現(xiàn)象發(fā)生。最后，對于檔案管理的安全性準(zhǔn)備工作，除了各高校本校的工作人員對檔案信息進(jìn)行保存、備份之外，各高校之間還應(yīng)相互合作，在建立資源共享的同時(shí)，也進(jìn)行資源保管工作。將本校的資料放在其他高校的檔案管理中，讓高校之間相互管理，相互共享資源。這不僅能夠提升各大高校的檔案管理工作，而且也能豐富高校的檔案資源，讓高校的檔案資源為高校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)高校的教學(xué)質(zhì)量提升。并且，如果某所高校的檔案管理工作在操作上出現(xiàn)問題，也能在其他學(xué)校的幫助下，在很短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)高校的檔案資源系統(tǒng)。

4結(jié)語

在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，網(wǎng)絡(luò)在給人們的生活工作提供了許多的方便的同時(shí)，也給人們的生活和工作帶來許多問題。尤其在高校檔案管理工作迅速發(fā)展的時(shí)期，如果網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被運(yùn)用得當(dāng)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將會(huì)促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)的信息技術(shù)發(fā)展速度越來越快，信息全球化發(fā)展的趨勢已成為主流，其特征是信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，并且信息服務(wù)面向社會(huì)化、大眾化。因此，高校的檔案管理就要朝著現(xiàn)代化技術(shù)的方向發(fā)展。不僅讓高校的檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展，而且也讓高校的檔案管理更好地為高校的教育服務(wù)，同時(shí)也為科研服務(wù)。這就對檔案管理的工作人員提出一個(gè)非常嚴(yán)格的要求，需要工作人員不僅要具備專業(yè)的技術(shù)理論知識(shí)，也要具備一定的檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。此外，工作人員還要?jiǎng)?chuàng)新思維，讓新的思想、構(gòu)想運(yùn)用到高校的檔案管理工作中，為高校檔案做好服務(wù)工作，從而讓高校的檔案管理工作在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下得到更好的發(fā)展。

作者:蘆利萍 單位:濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn):

［1］王雅新.信息網(wǎng)絡(luò)化與高校檔案管理創(chuàng)新研究［J］.城建檔案,2015(12).

［2］孟麗霞.信息網(wǎng)絡(luò)化與高校檔案管理創(chuàng)新［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009(24).

［3］鄭紀(jì)達(dá).高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問題及對策［J］.黑龍江檔案,2014(1).

［4］趙淑娜.淺談高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)［J］.黑龍江檔案,2014(1).

第七篇：高?？蒲袡n案管理創(chuàng)新研究

伴隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展以及科教興國戰(zhàn)略的深入實(shí)施，高校尤其是以工科為主的重點(diǎn)大學(xué)已經(jīng)逐漸發(fā)展成為我國科研活動(dòng)的主要陣地，研發(fā)出許多高水平的科研項(xiàng)目。高?？蒲袡n案作為高校開展科研活動(dòng)中產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的檔案材料，是高?？蒲谢顒?dòng)的直接歷史記錄,其在一定程度上可以反映出高校的科研實(shí)力和教育水平?？蒲袡n案管理工作緊跟時(shí)代步伐，已經(jīng)越來越受到各高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，但由于各種原因使得我國高校科研檔案管理存在著一些不容忽視的問題，需要我們認(rèn)真對待和解決。本文將深入探討高?？蒲袡n案管理存在的問題及其產(chǎn)生的原因，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上提出提高高?？蒲袡n案管理水平的策略，以期更好地促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯慕】蛋l(fā)展。

一、高?？蒲袡n案的新內(nèi)涵

高校科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中經(jīng)過科學(xué)整理而形成的具有一定價(jià)值的文字、圖像、表格、數(shù)據(jù)以及音視頻等各種形式的檔案資源。包括國家、省市、部級(jí)等縱向課題，與社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系十分密切的橫向課題，國家發(fā)明專利、實(shí)用專利等。它作為高校開展科研活動(dòng)的歷史記錄，是高校發(fā)展過程中一項(xiàng)十分重要的科技信息資源，直接反映著高校的科研教學(xué)水平和教育管理水平，對于促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展具有重要的作用。從內(nèi)容上進(jìn)行劃分，高?？蒲袡n案主要細(xì)分為科研項(xiàng)目檔案、科研文書檔案以及科研成果檔案三種類型。

二、高?？蒲袡n案的重要性

1.高?？蒲袡n案是高校整體工作的重中之重，它體現(xiàn)和代表一所高校的發(fā)展進(jìn)程和輝煌歷史，為高校教學(xué)和管理工作提供有力保障。高?？蒲袡n案管理工作為全校教職工和科研工作人員組織科研立項(xiàng)申報(bào)、研究過程、科研結(jié)題以及評獎(jiǎng)、評優(yōu)提供最有原始價(jià)值的憑證和記錄，是最為可靠和真實(shí)的情報(bào)信息資源，通過科研檔案可以深入了解課題的前期研究狀況，從而在此基礎(chǔ)上開展更有價(jià)值的創(chuàng)新研究。

2.高?？蒲袡n案管理工作為學(xué)校發(fā)展和提高教學(xué)質(zhì)量保駕護(hù)航。高校工作的主要任務(wù)是為國家和社會(huì)培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才，作為高校教師不僅僅自身要熟練掌握所學(xué)專業(yè)的前沿性知識(shí)，還要不斷更新教育教學(xué)方法，利用科研檔案可以提煉出與之相關(guān)的理論研究成果應(yīng)用并充實(shí)到課堂中傳授給學(xué)生，進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量水平的提高。

3.高校科研檔案是進(jìn)行科研管理的重要憑證。從高?？蒲袡n案的形成和內(nèi)容來看，主要是在課題研究過程中形成的全部資料，包括文字資料、音像資料、財(cái)務(wù)賬目、經(jīng)費(fèi)運(yùn)用情況等。有關(guān)課題研究的配套檔案是我們每所學(xué)?？蒲袡n案的主體部分。根據(jù)課題研究的不同階段可分為前期檔案、中期檔案和后期檔案，這些都是客觀實(shí)際的科研檔案。高校開展科研管理離不開對歷史以及現(xiàn)實(shí)情況的科學(xué)把握和分析，而科研檔案以其自身客觀性無疑成為學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾獞{證。

三、新形勢下高?？蒲袡n案管理存在的主要癥結(jié)

1.科研檔案管理意識(shí)較為薄弱。由于歷史和現(xiàn)實(shí)等各種原因，使得高校廣大師生普遍存在對于科研檔案管理認(rèn)識(shí)不足、保管不善的現(xiàn)象，沒有正確意識(shí)到科研檔案管理工作的重要性及其非凡價(jià)值之所在。首先，學(xué)校管理層尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正意識(shí)到科研檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要性，對于必要的經(jīng)費(fèi)投入和人員配置不夠重視。其次,學(xué)?？蒲腥藛T自身對科研檔案缺乏保護(hù)和管理意識(shí)，認(rèn)為歸檔工作只是學(xué)校相關(guān)管理部門的工作，和自己沒有任何關(guān)系，收集材料不齊全、整理材料不到位、檔案管理不嚴(yán)格，這就使得科研檔案在一開始的形成階段就面臨著失控和不完整的狀態(tài)，日積月累，造成科研檔案雜亂無章、缺這少那。還有，學(xué)校科研管理部門的檔案管理意識(shí)較為薄弱，沒有真正做到科研管理與檔案管理工作的“四同步”和“三把關(guān)”。

2.缺乏科學(xué)有效的科研檔案管理制度。目前，學(xué)?？蒲泄芾砘旧现饕罁?jù)《中華人民共和國檔案法》以及《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)開展日常管理工作。由于高校大都直接參考國家層次的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏符合本校實(shí)際發(fā)展情況的科研檔案管理制度以及實(shí)施辦法，從而在一定程度上制約學(xué)校科研檔案管理工作的順利開展。沒有制度的引導(dǎo)和規(guī)則的約束，使得學(xué)校檔案工作人員對于自身的工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致學(xué)?？蒲袡n案管理工作面臨著重重困難，應(yīng)逐步加大科研檔案管理的管理力度和制度化建設(shè)。

3.科研檔案管理人員素質(zhì)有待提高。長期以來，由于高?？蒲袡n案管理工作沒有引起足夠的重視，使得高?？蒲袡n案管理人員層次、素質(zhì)都參差不齊，人員配置沒有嚴(yán)格按照相關(guān)要求組合，專職、專業(yè)檔案工作人員少，主要依靠兼職工作人員開展工作。而這些人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，大都不具備檔案管理工作相關(guān)理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，且沒有經(jīng)過檔案技能培訓(xùn)和檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，使得學(xué)校檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求。其次，由于工作人員普遍配備不足且工作較為繁瑣，從而造成高校檔案管理人員的工作熱情普遍不高。

4.高?？蒲袡n案的利用率不高。高?？蒲袡n案作為高?？蒲邪l(fā)展的基石，也是衡量高校辦學(xué)水平的標(biāo)志，是加強(qiáng)科研管理，深入進(jìn)行科研工作的基礎(chǔ)，對經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。如果只把科研檔案作為一種歷史檔案進(jìn)行保存，沒有將其上升到更好為學(xué)校整體工作服務(wù)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的高度上來就談不上檔案的價(jià)值所在。與此同時(shí)，由于高?？蒲袡n案管理工作仍然處于一種相對封閉的狀況，既不對外向社會(huì)開放，也不對內(nèi)向教職工利用提供服務(wù)，從而在一定程度上制約著科研成果的利用率。

四、新形勢下提高高?？蒲袡n案管理水平的對策

1.增強(qiáng)廣大師生的科研檔案意識(shí)。當(dāng)前，提高廣大師生尤其是專職科研工作者對科研檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，是做好新形勢下高?？蒲袡n案管理工作的首要之事。要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、法制化和信息化，并且要積極深入地開展檔案法律法規(guī)的宣傳工作，就要使廣大師生尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識(shí)到高?？蒲袡n案管理工作對于學(xué)校發(fā)展的重要性以及必要性，進(jìn)而使其樹立正確的科研檔案管理意識(shí)并提高服務(wù)水平，重視科研檔案資料的收集、歸檔、研發(fā)和利用情況。還有，應(yīng)加強(qiáng)并不斷提高科研檔案管理工作人員的服務(wù)水平和專業(yè)能力,以制度和法律作依據(jù)，強(qiáng)化科研檔案的歸檔問題，以獎(jiǎng)代罰調(diào)動(dòng)廣大科研人員的檔案保護(hù)意識(shí)，同時(shí)應(yīng)在觀念上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，積極協(xié)助廣大科研人員做好科研資料的收集、整理和歸檔工作。

2.制定并完善科研檔案管理制度。高校科研檔案管理工作必須堅(jiān)持常態(tài)化和制度化，這樣才能取得良好的效果。首先，應(yīng)該對科研檔案的收集、整理、接收、儲(chǔ)存、管理以及開發(fā)利用等方面制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，從而使高?？蒲袡n案管理工作做到“歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施”，并做到紙質(zhì)材料與電子材料的同時(shí)歸檔，更好地保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確性、客觀性、規(guī)范性和完整性。其次，應(yīng)該制定較為完善的科研獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)廣大科研人員積極主動(dòng)地向檔案管理部門移交各種科研檔案，同時(shí)采取必要的制約措施和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，普及科研人員的檔案管理法治化教育，使科研檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)。

3.最大化地開發(fā)利用科研檔案信息資源?？蒲袡n案管理工作的最終目標(biāo)在于開發(fā)和利用現(xiàn)有科研檔案，使其更好地促進(jìn)學(xué)?？蒲泄ぷ骱偷胤浇?jīng)濟(jì)的發(fā)展。首先，在新形勢下，高?？蒲袡n案管理工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新管理方法和服務(wù)意識(shí)觀念，樹立檔案以服務(wù)代管理的工作理念,克服“重藏輕用”的僵化思想。其次，學(xué)校應(yīng)該加大科研檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，創(chuàng)建科研檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和服務(wù)共享平臺(tái)，以方便科研人員快捷檢索，充分利用各種可公開的科研檔案資料。再次，教育主管部門以及高校內(nèi)部可以相互扶持建立資源共享的高?？蒲谐晒畔⑵脚_(tái)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高?？蒲谐晒畔⒑推渌麢C(jī)構(gòu)科研成果信息的網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，更好地發(fā)揮高?？蒲谐晒慕?jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

4.創(chuàng)新并提高科研檔案管理人員素質(zhì)?；谛蝿菪枰?，伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及科研檔案的多元化發(fā)展，再加上科研檔案管理工作本身的綜合性特點(diǎn)，高?？蒲袡n案管理工作人員不僅必須具備專業(yè)的檔案理論知識(shí)和先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還需要熟悉相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度。因此，學(xué)校必須重視并加強(qiáng)科研檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。首先，應(yīng)積極組織科研檔案管理人員積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高他們的檔案管理業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。其次，科研檔案管理工作人員應(yīng)重視自身職業(yè)道德修養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)模式，主動(dòng)利用各種現(xiàn)代化知識(shí)武裝自己，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能和自身修養(yǎng)，從而更好地服務(wù)全校師生及科研工作人員開展科研檔案管理工作?？傊?，新形勢下要做好高?？蒲袡n案管理工作，檔案工作人員必須主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新觀念，進(jìn)而打破傳統(tǒng)思維對科研檔案管理工作的束縛，根據(jù)高校實(shí)際情況以及科研檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，探索出一條符合高校科研檔案管理的新路子，從而更好地促進(jìn)高?？蒲袡n案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

作者:李建平 單位:廣東嘉應(yīng)學(xué)院檔案館

參考文獻(xiàn):

[1]陳穎.淺談當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔中存在的問題及對策[J].大學(xué)教育,2015（1）.

[2]段勇、代勇才.地方高?？蒲袡n案管理策略研究[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014（1）.

[3]陳亞利.地方高?？蒲袡n案管理存在的問題及對策———以南通大學(xué)為例[J].云南社會(huì)主義學(xué)院報(bào),2014（13）.

[4]王燕.對高?？蒲袡n案管理與開發(fā)利用中存在問題的思考[J].北京建筑工程學(xué)院學(xué)報(bào),2015（12）.

[5]張黎黎.基于云計(jì)算的高?？蒲袡n案管理模式探析[J].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),2015（12）.