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1職業(yè)院校教育檔案管理的現(xiàn)狀

1.1學校的重視力度不夠我國檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導致學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關的部門未能及時上交資料，導致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費的不足，導致管理設施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

1.2管理設施和制度不完善學校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設施要求非?？量蹋L、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現(xiàn)事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發(fā)展提供幫助。

1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達標職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經(jīng)費不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環(huán)。

2加強職業(yè)院校教育檔案管理的措施

2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發(fā)展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：

①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日?；顒又校瑵撘颇赜绊憣W校的員工；

②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；

③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內(nèi)容；

④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質(zhì)。

2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：

①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；

②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時，可以第一時間進行預后的管理。

2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；

②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。

2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學校應當配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；

②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。

3結(jié)論

隨著科技和信息化的不斷發(fā)展，社會對職業(yè)院校教育對檔案管理的水平與日俱增，為了使得檔案能夠為學校的建設和發(fā)展提供價值，學校應當重視對檔案的管理，建立和培養(yǎng)一支高素質(zhì)和高水平的檔案管理團隊，確保檔案的真實和完整。

作者：謝玉單位：吉林省四平衛(wèi)生學校