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隨著辦公自動化管理系統(tǒng)的廣泛應用，電子文件應運而生，檔案部門管理電子文件成為必然。正確認識電子文件的特點和性能，采取各種措施確保電子文件的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。如何在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和形式的基礎上，結(jié)合電子文件自身的特征，采用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，做好電子文件的歸檔管理工作是擺在我們面前亟待解決的重要問題。

1、電子文件的特性

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點:一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用。二是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞。三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2、電子文件的歸檔管理工作

2.1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整合，不再需要對它進行類似于紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

2.3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

3、加強電子文件歸檔與管理的必要性

3.1草稿性電子文件被忽視。由于處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)單位只用電子計算機起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。這些電子文件的絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。

3.2輔助性電子文件處于混亂狀態(tài)。一些單位在發(fā)文時，先經(jīng)過網(wǎng)絡發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。在這些單位，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態(tài)。多數(shù)單位對這部分電子文件未采取嚴格保管措施，人們甚至可以隨意對其進行增、刪、改等操作。

3.3正式電子文件歸檔程序不夠完善。目前，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有檔案工作者參與意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設計了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍未改變，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上。這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

3.4電子文件存儲載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存貯器上，但是，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，就極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存儲介質(zhì)，但由于其極易破壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。

4、加強電子文件歸檔管理的措施

4.1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件規(guī)范管理。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

4.2作好電子文件耐久性保存。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4.3加強文秘和檔案人員業(yè)務培訓。我國文秘和檔案人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。