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編者按；本文主要從檔案管理信息化的相關概念；我國集團公司檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題；對集團公司檔案管理信息化建設的建議；結論進行論述。其中，主要包括：信息化成為繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個新階段、檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點、檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設的基礎和核心、檔案信息化建設最終將要實現(xiàn)四個方面、確保網(wǎng)絡安全，這是在檔案信息化建設過程中我們所不能忽略的重要問題、集團公司檔案管理信息化的理論落后、集團公司對檔案管理信息化不夠重視、檔案管理信息化建設質量不高，缺乏規(guī)模性、首先從思想上認識檔案管理信息化建設的作用、集團公司的行政管理部門應加強對企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設的引導、做好對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲和管理工作等，具體請詳見。

隨著現(xiàn)代科學技術的不斷進步，信息化成為繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個新階段,它對社會經(jīng)濟的發(fā)展乃至整個人類文明產(chǎn)生巨大影響。目前,信息化已涉及到社會生活的各個領域,并對產(chǎn)業(yè)結構、就業(yè)結構、社會組織以及個人行為方式產(chǎn)生重大影響，作為經(jīng)濟發(fā)展領頭人的集團公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加強信息化建設才能跟上時代的潮流，才能始終走在科技的前沿，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。作為一個有著復雜機構、眾多員工的集團公司，檔案管理的信息化無疑對企業(yè)運作效率有著重大的影響，因此加強對集團公司檔案管理信息化的研究，完善集團公司檔案管理的信息化建設有著重大的現(xiàn)實意義。

一、檔案管理信息化的相關概念

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。它主要包括五個方面：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設。

其中，檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設的基礎和核心。它的主要任務：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是您在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。

檔案信息化建設最終將要實現(xiàn)四個方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。

進行檔案信息化建設時，必須遵循的原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡安全。

文檔一體化，要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。這是檔案信息化建設的前提。

歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則，就是按照我國國家檔案局的要求，將電子文件與相同版本的紙質文件一同歸檔。因為盡管電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生并在日常工作中應用，但是它的法律作用和憑證作用仍然還沒有取代紙質文件的地位。在較長的時期內(nèi)，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存著。

確保網(wǎng)絡安全，這是在檔案信息化建設過程中我們所不能忽略的重要問題。首先機密檔案信息的安全保密問題，應設置訪問權限、身份識別等；其次計算機系統(tǒng)運行的安全問題，應采取相應的措施，如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等；同時還包括公共設施的安全管理等多項措施。

對檔案管理信息化建設的認知有助于明確檔案管理建設的目標，明確檔案管理建設發(fā)展的方向。檔案管理信息化建設目前還有很長的路要走，包括政府、企業(yè)都要不斷地適應社會發(fā)展的潮流，實現(xiàn)高效率的檔案管理運作。

二、我國集團公司檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題

集團公司是企業(yè)集團中居絕對控制地位的控股公司，在企業(yè)集團中起主導作用，通過多種連接紐帶決策、影響、引導眾多企業(yè)的經(jīng)營方向、發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)品類型、市場定位乃至對一個國家、地區(qū)、產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展起到重大影響的作用。集團公司本身的特點就決定了它的檔案管理信息化建設的必要性，龐大的機構必須依賴高科技水平的信息化來提升效率。

但是目前我國的集團公司檔案管理信息化建設還存在著一些問題：

一是集團公司檔案管理信息化的理論落后。這主要是檔案信息管理理論的發(fā)展跟不上檔案信息管理實踐工作的現(xiàn)實需要,檔案信息管理理論雖然來源于檔案信息管理實踐,但它同時又指導檔案信息管理的實踐活動。所以，檔案信息管理理論必須面向應用研究和工作實踐,能給檔案信息管理事業(yè)的發(fā)展指明方向,同時，工作人員也應注重檔案信息管理理論的研究,以便增強檔案信息管理理論指導實踐的適應性。而一些集團公司常有這樣的觀念：檔案信息管理工作的工作經(jīng)驗還是管理技術甚至管理理論,都是在具體實踐形成的，即使沒有理論基礎,只要較好的模范前人的做法,工作也能夠繼續(xù)進行,而理論研究則是理論工作者的任務,但是在從事此理論研究的很多人中,很少或者無法聯(lián)系檔案信息管理活動的實際狀況來充實自己的理論發(fā)展,從而使檔案管理信息化的理論研究在很大程度上成為純理論的演繹和歸納。

二是集團公司對檔案管理信息化不夠重視。一些集團公司的檔案管理工作一直沿用傳統(tǒng)的手工操作模式和服務手段，有些檔案工作者對這種原始工作程序的相對熟練，再加上一些領導者對于檔案信息現(xiàn)代化管理的緊迫性、必要性認識不足，因此，在政策上和管理上也不夠重視。

三是部門之間缺乏合作，低水平重復運作。集團公司本身的機構龐大，甚至很多部門之間還有空間上的距離，因此作為管理檔案信息資源的各下屬機構之間，容易缺乏有效的溝通機制和合作意識，對于共同的問題各自為戰(zhàn)，導致低水平的重復開發(fā)和運作，造成人力、物力、財力的巨大浪費。另外，在很多企業(yè)中，檔案管理部門與其他信息管理部門合作也很匱乏。

四是檔案管理信息化建設質量不高，缺乏規(guī)模性。很多集團公司為了宣傳效應也建立了一些象征性的網(wǎng)站，網(wǎng)站上也上載開放一些檔案目錄，并部分開放檔案原文、照片、錄音、錄像等，但是往往是缺乏一定規(guī)模，能產(chǎn)生一定影響的更是微乎其微，而且各類檔案信息的不平衡，某些信息貧乏而某類信息過剩，通常一些檔案信息在加工處理和流通過程中失真；檔案信息加工遲滯，使信息價值受損，甚至失去價值；信息服務缺乏針對性和預測性。

五是檔案管理信息化建設現(xiàn)代化基礎條件不足。檔案信息管理體系是一個由先進設備和技術、管理、數(shù)據(jù)和人所組成的結構性綜合體。盡管大部分集團公司掌握或者開發(fā)著先進的科學技術，但是在檔案管理上的應用卻不夠，這主要與企業(yè)高層的重視有關。同時也缺乏相應的人才，目前許多單位檔案管理操作人員沒有受過專業(yè)訓練，專業(yè)素質低，缺乏對現(xiàn)代化管理科學和計算機功能的高層次認識，大多數(shù)單位還存在檔案人員兼職或身兼數(shù)職的情況，使檔案管理人員的結構產(chǎn)生了嚴重的不合理的現(xiàn)象。

除了以上問題之外，集團公司在檔案管理信息化建設方面也具有一定的優(yōu)勢，比如集團公司的人力、資本、技術水平等決定它們都有進行信息化建設的條件和實力，所以相對與小企業(yè)來說建設成本較低。

總之，集團公司的檔案管理建設還存在著很多的問題，但是由于它引領著其他企業(yè)的發(fā)展方向，因此必須也應該引起相關部門的重視。

三、對集團公司檔案管理信息化建設的建議

從以上的分析中我們可以看出集團公司檔案管理信息化建設的一些現(xiàn)狀以及存在的一些問題，針對這些問題我們提出以下建議：

1.首先從思想上認識檔案管理信息化建設的作用，明確檔案管理信息化建設的目標。集團公司的檔案是其重要信息資源，檔案管理的信息化建設是企業(yè)信息化建設的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。因此集團公司應將檔案管理信息化建設納入企業(yè)整體信息化建設的規(guī)劃和方案，檔案管理信息化建設要適應企業(yè)信息化的要求，建立科學、適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業(yè)檔案信息化建設健康有序發(fā)展。

2.在戰(zhàn)略上，集團公司的行政管理部門應加強對企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設的引導，同時應加強對所屬及控股子公司檔案信息化建設的規(guī)劃和指導，保證企業(yè)檔案信息化建設順利進行。其次，集團公司的檔案管理信息化建設要與企業(yè)改革與流程再造相結合，與企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新相結合，要積極開展對企業(yè)檔案信息化的研究，及時交流和推廣先進經(jīng)驗。

3.在管理上，建立健全集團公司檔案管理信息化建設的相關規(guī)章制度，并建立適應企業(yè)信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)范和標準，建立健全電子文件的形成、流轉、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。切實落實各項制度實施的保障措施，根據(jù)電子文件的特點，執(zhí)行相關技術標準，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理。

重視檔案信息管理系統(tǒng)的設計和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應與企業(yè)有關管理系統(tǒng)(如設計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務、材料、管理、服務等)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。依據(jù)國家有關檔案信息化建設的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠實現(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，滿足集團公司文檔一體化管理、業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

4.在技術投入上，要做好對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲和管理工作，做好對已有紙質、照片及聲像檔案進行數(shù)字化處理工作，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡化服務。企業(yè)應采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。要堅持技術與管理并重，以管理統(tǒng)領信息技術，以信息技術促進管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發(fā)展和最新成果的應用，信息技術應用要服從和服務于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設進程的整體要求。

四、結論

總之，集團公司檔案管理信息化建設絕不是一日之功，需要各部門的相互協(xié)調，需要公司高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術等各個角度宏觀考慮，微觀操作。集團公司也應該根據(jù)自身的特點發(fā)揮自身在技術、資本等各方面的優(yōu)勢來克服本身的弱點，完善和加快檔案管理信息化建設的腳步，提高企業(yè)運作效率，為公司為社會帶來更大的收益。