導(dǎo)語：養(yǎng)老險檔案作用與管理綜述一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

養(yǎng)老保險是社會保險的主要內(nèi)容之一，養(yǎng)老保險檔案是養(yǎng)老保險管理工作的重要業(yè)務(wù)載體，記錄應(yīng)當(dāng)及時準確完整，有力地保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。以筆者所從事的鐵路企業(yè)養(yǎng)老保險工作為例，由于企業(yè)生產(chǎn)力布局不斷調(diào)整，單位合并、拆分、新設(shè)、改制等情況接連不斷，但凡養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)范的單位，在養(yǎng)老保險管理上都能很快適應(yīng)新情況，順利地開展后續(xù)工作，反之則往往顯現(xiàn)出臺賬不齊、資料不全、交接不暢等問題，養(yǎng)老保險管理工作開展就較為被動。

一、養(yǎng)老保險檔案的構(gòu)成與特點

參照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，養(yǎng)老保險檔案可以定義為：企業(yè)和各經(jīng)辦機構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。所以，養(yǎng)老保險檔案不僅是對參保人員養(yǎng)老保險全過程的記載，還包括了有關(guān)文件、個人臺賬和經(jīng)辦業(yè)務(wù)記錄，比如國家和地方政府出臺的有關(guān)政策、職工養(yǎng)老保險手冊、臺賬、花名冊、變更表、各類報表以及有關(guān)財務(wù)憑證等，不僅有書面記載的，還有數(shù)字化記載的。養(yǎng)老保險檔案有以下特點：

1.涉及范圍廣。養(yǎng)老保險管理與個人、企業(yè)和社保經(jīng)辦機構(gòu)以及財務(wù)部門都有涉及，凡與養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)有關(guān)的都應(yīng)納入養(yǎng)老保險檔案范疇，是對養(yǎng)老保險管理工作全方位的記載。

2.信息化要求高。現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險管理必須采用高度信息化的平臺，很多業(yè)務(wù)過程都要通過計算機技術(shù)來完成，那么養(yǎng)老保險檔案也要高度信息化以滿足現(xiàn)代化管理的要求。

3.保管期限長。與參保人員個人有關(guān)的記載一般要長達數(shù)十年，對于企業(yè)和社保經(jīng)辦機構(gòu)來說就更長了，只要養(yǎng)老保險管理工作在繼續(xù)，那養(yǎng)老保險檔案的記載就不會停止，所以養(yǎng)老保險檔案的保管期限非常長，從幾十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4.安全性要求高。養(yǎng)老保險檔案有紙質(zhì)記載的，也有電子記載的，有些記載具有唯一性和不可替代性，比如個人手冊、個人基數(shù)確認表等，有些記載涉及隱私問題，比如個人收入或待遇、單位工資總額等。這就要求養(yǎng)老保險檔案管理過程中要特別注重安全性，除了妥善保管、有效備份以外，在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)達的今天，還要防止不法分子對數(shù)據(jù)信息的非法竊取、刪除或篡改。

二、養(yǎng)老保險檔案的作用

1.養(yǎng)老保險檔案是開展養(yǎng)老保險管理工作的重要依據(jù)。養(yǎng)老保險各項業(yè)務(wù)的辦理要有憑有據(jù)，要符合國家政策，要能經(jīng)得起檢查，養(yǎng)老保險檔案就是養(yǎng)老保險管理工作的痕跡，必須要以準確、翔實和完整的記錄，保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。

2.養(yǎng)老保險檔案是養(yǎng)老保險管理服務(wù)的延伸。準確完整的養(yǎng)老保險檔案不僅能提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，推動社保經(jīng)辦機構(gòu)的服務(wù)工作，也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有說服力的依據(jù)，具有潛在價值向現(xiàn)實價值的合理轉(zhuǎn)化的功能。

3.養(yǎng)老保險檔案是提高統(tǒng)籌層次的必要條件。由于現(xiàn)有養(yǎng)老保險統(tǒng)籌層次的問題，各地養(yǎng)老保險信息不能互通，資源不能共享，通過建立健全養(yǎng)老保險檔案，就可以逐步解決數(shù)據(jù)共享問題，為提高統(tǒng)籌層次創(chuàng)造必要條件。

4.養(yǎng)老保險檔案是整合社保檔案的必要條件。由于各險種的統(tǒng)籌層次、歸屬經(jīng)辦部門不同一，目前要建立統(tǒng)一的社會保險檔案有一定難度。但養(yǎng)老保險在社會保險中實施最早，數(shù)據(jù)最齊，具有不可動搖的基礎(chǔ)地位，所以先建立和完善養(yǎng)老保險檔案，同時其它險種依照各自特點和要求逐步建立健全各種臺賬，隨著社會保險政策的不斷完善和統(tǒng)籌層次的不斷提高，為最終形成一個完善的社會保險檔案創(chuàng)造必要條件。

三、如何建立健全養(yǎng)老保險檔案

1.充分認識養(yǎng)老保險檔案的重要性，加強基礎(chǔ)管理。如果缺乏對養(yǎng)老保險檔案的建立和管理重要性的認識，沒有行之有效的檔案管理機制，那么，即使給齊各種材料，檔案也必定是丟三落四、雜亂無章，那么養(yǎng)老保險檔案只不過是淪落于形式而已，根本無法保證其能夠充分發(fā)揮價值。所以要把養(yǎng)老保險檔案管理列為一項基礎(chǔ)管理工作，是養(yǎng)老保險工作整體中不可分割的一部分，只有這樣，才能以清醒的頭腦和正視的態(tài)度去做好這項工作。

2.對養(yǎng)老保險檔案進行科學(xué)分類和有序整理。檔案分類不僅是檔案管理中的一個工作程序，更重要的是在整個檔案管理工作中具有主導(dǎo)作用，養(yǎng)老保險檔案同樣如此。沒有科學(xué)的分類，養(yǎng)老保險檔案從建立之初就無法進行有效地整理和組織，更不用說健全了。所以，確定分類標準，實現(xiàn)科學(xué)分類，是養(yǎng)老保險檔案建立健全的基礎(chǔ)，引導(dǎo)其它各項后續(xù)工作的有序展開。一般來說，對于國家和地方政府出臺的有關(guān)養(yǎng)老保險政策，可以按文件的出處、類型、文號、實施時間等要素分類歸檔，對于經(jīng)辦機構(gòu)和企業(yè)在養(yǎng)老保險管理工作中的各種記錄，比如社會保險登記證、各類報表、說明或證明材料等，可以按歸屬部門、材料類型、時間等要素分類歸檔，對于與參保人員個人有關(guān)的材料，比如繳費手冊或卡片、人事命令、賬戶轉(zhuǎn)移情況表等，應(yīng)為每一個人單獨建檔進行管理。在養(yǎng)老保險檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意有序整理。一是要規(guī)范編號，包括個人身份證號、養(yǎng)老保險編號、單位編碼、社保登記證號等，在養(yǎng)老保險檔案管理中都要進行整理和規(guī)范。二是要把握業(yè)務(wù)規(guī)律，比如日常業(yè)務(wù)、月度業(yè)務(wù)、年度業(yè)務(wù)等，在養(yǎng)老保險檔案中要能清晰體現(xiàn)。三要做好動態(tài)管理，對于已經(jīng)辦理完畢的事項，相關(guān)材料要及時分類歸檔，對于還在辦理過程中的事項，要注意及時跟進，掌握動態(tài)。四要做到常態(tài)管理，經(jīng)常性、制度性的整理養(yǎng)老保險檔案，保持檔案材料之間的聯(lián)系，保證檔案的齊全完整。

3.養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責(zé)、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調(diào)交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預(yù)計的困難。比如少數(shù)鐵路單位就是在生產(chǎn)力布局調(diào)整中沒有對養(yǎng)老保險檔案的交接給予足夠重視，造成單位幾經(jīng)變遷后，原有資料或不知所蹤，或部分丟失，又或存放零亂，給繼任者的工作開展帶來了極大的困難，特別是例如農(nóng)民合同工補繳花名冊、精簡職工花名冊等資料都是特定歷史條件下的特定產(chǎn)物，一旦損毀就無法彌補。所以一定要加強對養(yǎng)老保險檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎懲機制，督促管理人員既要在在崗時認真履行好職責(zé)，又要在換崗時做好交接工作，以保證養(yǎng)老保險檔案管理的延續(xù)性。

4.養(yǎng)老保險檔案要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡(luò)平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這是我國社會保障體系建設(shè)、社會保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求，也是現(xiàn)代化養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。

總之，要保證養(yǎng)老保險乃至整個社會保險工作的積極發(fā)展，強化社保經(jīng)辦機構(gòu)管理服務(wù)職能，增強服務(wù)手段，切實保障國家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益，就必須深刻認識養(yǎng)老保險檔案的作用與意義，建立健全養(yǎng)老保險檔案，在構(gòu)建和諧社會的偉大進程中更好地推動養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展。