導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設施檢測所是東莞市氣象局重要的對外服務單位，日常主體業(yè)務產(chǎn)生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來規(guī)范業(yè)務工作，以體現(xiàn)公開、公平、公正的服務原則。

1 現(xiàn)行東莞市防雷設施檢測所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設施檢測所主體業(yè)務資料

防雷所日常工作所產(chǎn)生的資料繁多，主體業(yè)務資料包括建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，風險評估資料，雷災調(diào)查資料，內(nèi)部評審，外部評審，現(xiàn)行規(guī)范，內(nèi)部文件，實驗室資質(zhì)資料，各項工作細則等。

1.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理機構(gòu)

現(xiàn)行防雷所內(nèi)的檔案管理機構(gòu)主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，報建審核資料，風險評估資料進行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設施檢測所檔案管理存在的問題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內(nèi)僅對日常主體業(yè)務資料進行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒有進行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報廢維修，會議記錄，技術(shù)討論結(jié)果等等。

2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強防雷設施檢測所檔案管理工作，更好地為企業(yè)提供信息服務。

（2）防雷設施檢測所檔案是防雷所在各項活動中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測檔案為主體，包括：新建防雷設施資料，定期年檢資料，化學危險品場所防雷資料，報建資料等等。

（3）檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護防雷所經(jīng)濟利益、合法權(quán)利和歷史真實面貌的一項工作。

（4）檔案工作要堅持統(tǒng)一領導，分級管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

（6）結(jié)案后及時交專職人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理組織架構(gòu)

建立四級的管理體制。所長統(tǒng)領整個所內(nèi)的檔案管理工作；歸檔審核員對各項資料結(jié)案確認、編號入室；專職資料收集歸檔員對各項資料進行收集歸檔提交歸檔審核員；報建窗口收集新建、擴建報建資料和發(fā)票，審核組收集報建審核資料，檢測組收集年度檢測資料、竣工驗收資料和分段驗收資料，風評組收集雷擊風險評估資料和雷災資料，辦公室收集上級單位的文件、人事資料、各項工作細則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測所各項工作細則

（1）防雷裝置報建審核工作細則；（2）防雷裝置年度檢測工作細則；（3）防雷裝置竣工驗收工作細則；（4）雷電風險評估業(yè)務操作細則；（5）計費、收費和發(fā)票管理工作細則；（6）防雷合格證、副證、報告書發(fā)放、更改和銷毀工作細則；（7）檔案管理工作細則；（8）印章使用操作細則；（9）技術(shù)規(guī)范使用操作細則；（10）圖紙使用操作細則；（11）儀器、設備、辦公用品購買使用操作細則；（12）內(nèi)部管理評審工作細則；（13）實驗室資質(zhì)認定操作細則；（14）文件收發(fā)操作細則；（15）保密工作細則；（16）公眾網(wǎng)信息操作細則；（17）以上細則修改、作廢操作細則。

2.3.2 防雷裝置報建材料

（1）防雷裝置報建登記表；（2）防雷工程專業(yè)資質(zhì)；（3）焊工證書；（4）相關(guān)圖紙；（5）建設工程規(guī)劃許可證；（6）防雷裝置報建受理回執(zhí) 。

2.3.3 防雷裝置設計審核材料

（1）防雷裝置設計審核申報表；（2）防雷裝置設計審核資料補正通知；（3）防雷裝置初步設計核準意見書；（4）防雷裝置設計核準意見書；（5）防雷裝置設計審核受理回執(zhí)；（6）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（7）防雷裝置檢測協(xié)議書；（8）繳費發(fā)票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測材料

（1）防雷裝置竣工驗收申請書；（2）防雷裝置檢測報告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調(diào)查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測材料

（1）防雷裝置檢測協(xié)議書；（2）交費發(fā)票；（3）防雷裝置檢測報告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測原始記錄表。

2.3.6 雷電災害風險評估材料

（1）建設工程立項批文；（2）雷電災害風險評估協(xié)議書；（3）雷電災害風險評估報告；（4）雷電災害風險評估原始記錄單；（5）交費發(fā)票。

2.3.7 雷電災害調(diào)查材料

（1）雷電災害調(diào)查原始記錄；（2）雷電災害調(diào)查報告。

2.3.8 學習、會議記錄資料

（1）學習、會議紀要；（2）技術(shù)討論結(jié)論記錄。

2.3.9 防雷設施檢測所人事檔案資料

（1）勞動合同；（2）學歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓資料；（5）上崗證資料；（6）獎勵證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設備、辦公用品資料

（1）儀器、設備、辦公用品購買申請、發(fā)票；（2）儀器、設備使用說明書；（3）儀器、設備檢定證明；（4）儀器、設備使用登記表；（5）儀器、設備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內(nèi)部評審資料，外部評審資料，實驗室資質(zhì)認定資料，現(xiàn)行使用規(guī)范，上級部門發(fā)放文件，培訓學習資料等。

3總結(jié)

通過分析東莞市防雷設施檢測所檔案管理現(xiàn)在的缺陷，針對防雷所的主體業(yè)務和對外服務的特性，依據(jù)中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》、中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規(guī)定》和《關(guān)于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號等文件精神建立防雷設施檢測所檔案管理制度，架設管理機構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范所內(nèi)的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進行有效歸檔管理，為實驗室資質(zhì)認定和風險效能防控提供全面真實的資料。

參考文獻：

[1]中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規(guī)定》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關(guān)于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號，廣東省物價局文件，2004年8月1日

作者簡介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災工作。

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回首城市和建筑發(fā)展的歷史進程，我們可以清楚地看到光技術(shù)和光文化同城市和建筑同步發(fā)展的前進足跡，也看到燈光照明的技術(shù)進步對城市和建筑面貌及現(xiàn)代城市生活產(chǎn)生了多么重要的作用。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和人民生活水平的提高，城市夜景照明事業(yè)在短短五年里迅猛發(fā)展。針對城市亮化工程的檔案管理工作涵蓋面較廣，不僅涉及項目展開前期的各項相關(guān)資料的搜集、整理與歸檔，也涉及項目建設過程中的各項合同文書、采購資料與信息以及項目規(guī)劃的相關(guān)文件的歸納整理。這些檔案對于工程項目的建設以及后期有效投入使用都非常重要。

1 亮化工程檔案管理的重要性

城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項目各項工程建設情況以及項目使用情況，這不僅是項目建設管理中的第一手資料，這也是項目資產(chǎn)的重要組成部分，更是項目展開、經(jīng)營、管理等各項工作的基礎。良好的檔案管理，有助于增強項目的技術(shù)和知識儲備，保護好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為亮化工程項目的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。檔案管理工作對于工程項目的前期建設與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設過程的許多參照，更是能夠為項目的投入使用與經(jīng)營管理抵御潛在風險。這不僅能夠保障項目的長期穩(wěn)定運行，更是對于項目的經(jīng)濟效益的一種有力維護。城市亮化工程是一項工程量大、涵蓋主體面廣且建設工期較長的大型項目。這不僅會影響一個城市的風貌與發(fā)展，好的項目更是能夠在美化城市環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個城市的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實現(xiàn)這些建設目標，項目建設展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項目信息資源，從而讓項目更好的展開建設。

2 當前亮化工程檔案管理中存在的問題

檔案管理理論基礎薄弱，檔案管理是一套較為復雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設實況的了解，還是對于工程項目的開發(fā)利用，這些都是檔案管理的理論基礎所在，也是檔案管理過程中需要嚴格參照的基礎知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執(zhí)行相關(guān)項目時應當如何借助有效的程序、方法、模式與評價標準等來讓管理過程很好的完成。理論基礎的薄弱是當下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會很難高效的得以展開。

檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標準、規(guī)章體系或者是法律法規(guī)，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。

3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

檔案管理專業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達到這個標準，這也進一步造成了亮化工程檔案管理專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。

4 解決對策

1、完善檔案管理規(guī)章制度，強化與完善檔案管理規(guī)章制度是提升亮化工程檔案管理質(zhì)量與管理效率的根本，這也是檔案管理工作能夠更好的得以展開的前提與契機。強化與完善檔案管理規(guī)章制度可以主要從兩個方面得以展開。一方面，應當確立一部完善可行的檔案管理規(guī)章體系，要針對工程項目的實際情況確立檔案管理范疇，這才能夠讓檔案管理工作真正落到實處。與此同時，要盡快完善檔案管理的信息化管理模式，對于檔案管理過程中需要展開的信息搜集與整理內(nèi)容以及需要借助的信息管理手段應該規(guī)定相關(guān)部門必須給與協(xié)助，只有這樣才能夠確保檔案管理工作準確高效的得以展開。另一方面，要盡快建立一套完整可行的檔案管理工作細則，細則中對于檔案管理工作展開的流程、各方面需要承擔的責任和義務要有明確劃分，只有這樣才能夠避免管理時的局限性，讓檔案管理工作展開更更為規(guī)范。

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關(guān)鍵詞：高職院校；科研檔案；管理；措施

引言

科研檔案作為檔案的重要組成部分包括科研工作中有保存價值的所有資料，除了常用的文字資料和數(shù)據(jù)資料外，還有表格資料、音頻資料、影像資料等。科研檔案資料數(shù)量和質(zhì)量可以反映高職院?？蒲屑夹g(shù)水平，是寶貴的知識和經(jīng)驗財富。對高職院校而言，如何順應社會發(fā)展趨勢，對現(xiàn)階段科研檔案管理中的問題進行分析梳理，努力提高科研檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進本單位科研工作的健康、快速、可持續(xù)發(fā)展。

一、高職院?？蒲袡n案管理的重要性

科研檔案是記錄科研活動全過程的最為詳盡的一手資料，其真實性和客觀性是保證科研成果準確的必備條件?？蒲袡n案通過對科研活動進行詳細記載可以為今后的科研工作提供經(jīng)驗，有助于促進科研質(zhì)量和科研水平的提高?？梢哉f，高職院校的科研檔案質(zhì)量在一定程度上代表著院校的管理能力和科研水平，主要包括科研項目檔案和相關(guān)管理檔案兩大部分。其中，管理檔案包括管理政策、管理制度法規(guī)、管理計劃目標、科研結(jié)果匯總分析等；科研項目檔案包括科研項目問卷、實驗數(shù)字等一手數(shù)據(jù)資料、音頻資料和視頻資料等。具體來說，科研檔案管理工作包括課題信息的搜集、整合、分析、歸類、匯總。因此，科研管理工作者需要對課題項目的確立、課題開展進度計劃、科研經(jīng)費的支出情況、科研結(jié)果的準確性、科研成果的產(chǎn)出比。隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為了以現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)為依托的電子版，通過有效的檢索等工具極大地提高了查閱速度和質(zhì)量，幫助科研工作者高效地了解相關(guān)領域的研究現(xiàn)狀，對其管理可以在避免重復勞動的同時，也為科研創(chuàng)新提供有利條件。

二、當前高職院校科研檔案管理中存在的問題

1.重視程度有待提升

當前，我國高職院校科研檔案管理工作者受到“中庸之道”的影響頗深，高職教師的工作重心主要在教學和科研上，對行政、后勤等重視度不夠，亦沒有體會到科研工作對高職院校發(fā)展的推動作用，所以缺乏對檔案管理工作重要性的認識，工作缺乏自律性和自覺性，沒有責任心和約束力，導致高職院?？蒲袡n案管理工作質(zhì)量有待提高。

2管理體系有待健全

正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”?，F(xiàn)階段，我國尚沒有針對高職院校科研檔案管理工作細則做出明確規(guī)定，管理體系還不夠完善和健全，實用性有待提高。這也是很多科研檔案管理人員，工作拖沓不認真的重要影響因素。比如，沒有科研檔案工作交接流程，導致在遇到人員調(diào)離調(diào)整時出現(xiàn)檔案遺失，檔案存放錯位等問題；沒有明確的檔案借閱制度，導致了資料的缺失。

3.信息化手段應用有待拓展

在我國高職院校中，其科研檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為主，不易于保存和維護、對資料進行再加工的成本較高，查閱資料速度受限，所以整體管理效率不高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡的普及信息化手段應用于科研檔案管理工作則可以大幅度地提高管理質(zhì)量和效率。但當下，受限于網(wǎng)絡等現(xiàn)代化設備的應用范圍和使用者對信息化手段的應用水平，大大地限制了高職院?？蒲袡n案管理工作質(zhì)量和效率。

4.管理人員素質(zhì)有待提高

據(jù)調(diào)查，我國高職院校的科研檔案管理工作者絕大多數(shù)都是兼職人員，文化水平普遍較低，更談不上專業(yè)水平和能力。另外，工作人員的流動性較大，對管理工作沒有客觀準確的認識。一般情況，工資水平不高，再加上職業(yè)素養(yǎng)不高，管理人員的工作積極性受到制約。最后，高職院校對科研檔案管理工作人員缺乏全面系統(tǒng)的培訓和考核機制，科研檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

三、高職院?？蒲袡n案管理水平提升的措施

1.對科研檔案管理工作的重視

第一，對科研檔案管理工作者進行學習教育，提高其對工作重要性的認識；第二，劃分出明確的權(quán)利和義務，做到專事由專人完成，并對結(jié)果負責；第三，提高相關(guān)單位和高職院校領導對科研檔案管理工作的重視，起到榜樣和表率作用；第四，加強對檔案管理工作者法治宣傳教育，增強工作者的檔案法制意識，提高工作重視程度，促使其自覺遵守法律法規(guī)制度進行自我約束和管理。

2.建立健全科研檔案管理體系

第一，完善科研檔案工作交接流程，防止由于檔案管理工作人員調(diào)離調(diào)整而出現(xiàn)檔案遺失，檔案存放錯位等問題；第二，建立健全檔案借閱制度，在檔案借出和歸還時均需要雙方當事人確認簽字，并對該事件負責；在借出檔案時規(guī)定好歸還的最晚期限和可供借閱的檔案范圍；第三，對于重大的有借鑒價值的科研檔案需要定期移交到指定部門保存；第四，深入科研一線搜集原始科研資料，確保資料的真實、準確、有效、客觀。

3.電子檔案的應用普及

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡的普及，將其應用于科研檔案管理工作是未來的發(fā)展趨勢。所以，國家相關(guān)單位需要為高職院校配備好網(wǎng)絡、計算機、影印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備，引進國外較成熟的管理體系和模式。對檔案管理工作者進行業(yè)務培訓，幫助其掌握基礎的使用方法，逐步建立高效、便捷的本土化檢索查詢系統(tǒng)，為廣大師生的科研工作提供便利。

4.管理人員綜合素養(yǎng)的提高

第一，對管理人員進行崗前培訓，具體包括業(yè)務專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)兩大塊內(nèi)容，定期對其進行業(yè)務能力學習和考核，并給予相應的獎懲，以提高工作人員的學習積極性和主動性，提升專業(yè)技術(shù)能力和服務意識；第二，國家各大高校開設科研檔案管理專業(yè)，并設置檔案業(yè)務、計算機、網(wǎng)絡技術(shù)、管理策略等專業(yè)課程；第三，加強與先進國家的交流與學習，不斷引進新的管理理念和管理模式，開拓檔案管理人員的思路和視野，鼓勵其通過各種途徑學習檔案管理相關(guān)知識，提高綜合素養(yǎng)。

四、小結(jié)

綜上所述，科研檔案管理工作質(zhì)量對于高職院?？蒲兴降奶嵘桶l(fā)展十分重要，所以針對現(xiàn)階段我國高職院校科研檔案管理中的一系列問題，需要進行改進，使得科研檔案管理工作更進一步，為提高職高院校科研能力、整體教學水平做出貢獻。

[參考文獻]

[1]張瑞菊.高校科研論文檔案管理中幾個重要問題的思考[J].蘭臺世界，2014年04期.

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一、地質(zhì)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業(yè)務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業(yè)務能力，拓展工作內(nèi)容，處于得過且過的狀態(tài)，致使人事檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質(zhì)單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經(jīng)常出現(xiàn)一些疏漏。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低。野外地質(zhì)單位人事檔案管理人員，大部分身兼數(shù)職，素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業(yè)務知識，提高自身業(yè)務素質(zhì)，導致人事檔案管理人員素質(zhì)偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內(nèi)的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發(fā)揮不大。

（三）缺乏人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現(xiàn)代檔案管理工作的需要。但是直到現(xiàn)在大多數(shù)地質(zhì)單位都沒有建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）加強領導，轉(zhuǎn)變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質(zhì)單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質(zhì)好、事業(yè)心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現(xiàn)代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。

此外，應定期加強人事檔案管理人員的業(yè)務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業(yè)務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能。而人事檔案管理人員應規(guī)范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學?v材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。

（二）利用人事檔案，制定人才培養(yǎng)發(fā)展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質(zhì)單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質(zhì)單位制定出更好更科學的人才培養(yǎng)發(fā)展計劃。比如專業(yè)技術(shù)人員，可以根據(jù)單位資質(zhì)的需求，對專業(yè)技術(shù)人員進行業(yè)務培訓及指導，以滿足資質(zhì)的需要。而且通過上級對專業(yè)技術(shù)人員的認可和培養(yǎng)可以加深專業(yè)技術(shù)人員對單位的忠誠度并激發(fā)其潛能，通過培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員可以提高專業(yè)技術(shù)人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業(yè)技術(shù)人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養(yǎng)發(fā)展計劃形成一個良性循環(huán)。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統(tǒng)的人事檔案管理就是保存管理，并不能發(fā)揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數(shù)據(jù)化，所以建立一個人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術(shù)，把人事檔案中的材料變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)資料，建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后，再次查閱、歸檔、統(tǒng)計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數(shù)據(jù)庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節(jié)省了大量的工作時間。

除此之外，地質(zhì)單位這種對于專業(yè)人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質(zhì)單位人才培養(yǎng)儲備信息。

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1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關(guān)問題，及進行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機構(gòu)，其醫(yī)護人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設有專門的檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領導對人事檔案管理存有認知誤區(qū)，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員?！睘榇耍芏噌t(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時的為醫(yī)院人才隊伍建設服好務，嚴重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領導小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務于醫(yī)院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識。領導要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦?。員工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出流程，對新進的人事檔案材料要嚴格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學化。另外要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷整理工作更加科學、全面和完整。還有，要進一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴格按規(guī)章和程序辦理各項檔案業(yè)務與手續(xù)。

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改革開放三十年進程，我國人事檔案管理工作不斷變遷更新，人們在實踐工作中的意識思維也形成了根本性變革。我國檔案管理法的履行頒布，不僅為檔案管理任務提供了有效的法律支撐，同時也為檔案管理工作開展提出了更新的標準要求。實踐工作中唯有樹立創(chuàng)新意識，推動人事檔案管理工作模式的全面變革，方能跟上時代步伐，實現(xiàn)全面升華。當前，人事檔案管理中較多的工作人員欠缺認識了解檔案資料的知情權(quán)?；谌耸聶n案管理工作不夠透明，無法有效落實知情權(quán)進而造成缺陷問題不斷增加。一些原因在于原部門記錄當事人檔案信息過程中存在內(nèi)容不實性，甚至添加了欠缺實時性依據(jù)的檔案，導致對當事人形成了不良影響。還有一些單位由于長久不能掌握個人檔案導致檔案內(nèi)容不完整甚至無從知曉，因而由人事檔案資料欠缺而造成的訴訟以及糾紛事件頻繁發(fā)生。依照我國制度規(guī)定，當前僅有機關(guān)事業(yè)部門或是國企單位方享有保管人事檔案資料的權(quán)利，而伴隨我國經(jīng)濟建設的深化發(fā)展，外資單位以及民營機構(gòu)的經(jīng)濟成分比例不斷提升，該類單位并不具備保管人事檔案的權(quán)利，而是將檔案存儲在人才交流中心而無法進行行政權(quán)約束，因而達不到有效管理人事檔案資料的效果。為此，人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行。從采用方法上來講，檔案隨人走的傳統(tǒng)模式經(jīng)受了更大的挑戰(zhàn)。伴隨市場經(jīng)濟制度改革的深化發(fā)展，人才流動更加頻繁，人檔分離機率大大增加，雖然干部檔案以及企業(yè)員工檔案管理規(guī)定對流動人才檔案管理進行了要求，然而實踐工作中有關(guān)管理單位以及流動人才享有的權(quán)益以及管理矛盾問題卻逐步凸顯出來。一些單位為預防人員不良流失用檔案作為關(guān)卡，導致棄檔問題頻繁發(fā)生。社會上擁護淡化人事檔案管理的聲音越來越高。制度層面，人事檔案資料的匯總收集欠缺力度，同時材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象較為普遍。首先，歸檔管理體制并不健全且執(zhí)行欠缺嚴格性。少量檔案機構(gòu)僅能照搬照抄檔案資料歸檔管理要求，無法制定符合自身特征的工作細則。即便一些單位創(chuàng)建了管理制度也在不同層面上包含執(zhí)行不到位的問題。另外，匯總收集的資料并不完整精準，尤其是上交人才交流中心管理的檔案、員工考核資料、鑒定評估報告等，無法及時的囊括到個人檔案之中。再加上欠缺監(jiān)督核查機制、材料真實性無從考證，導致人事檔案管理存在較多不足之處，因此只有全面創(chuàng)新工作模式，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，方能真正提升管理水平，達到事半功倍的工作效果。

2人事檔案管理信息技術(shù)應用

2.1引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標準性

當前，檔案信息化管理工作中呈現(xiàn)出軟件工具種類繁多、標準不統(tǒng)一的問題，進而對整體系統(tǒng)水平的優(yōu)化提升形成了負面影響。為此，應全面創(chuàng)新檔案管理信息化工作意識，引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標準性。可創(chuàng)建一體化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用數(shù)字化技術(shù)提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復雜的手工操作任務中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應擴充數(shù)字化、信息化投入，以確保數(shù)字化技術(shù)持續(xù)不斷更新與優(yōu)化，以適應時展綜合需要。

2.2有效提升系統(tǒng)整體水平，著重建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

人事檔案管理信息化建設應將著眼點放在整體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設中，構(gòu)成系統(tǒng)的縱橫節(jié)點均應符合一定水準，并利用網(wǎng)絡系統(tǒng)進行聯(lián)通，進而可激發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)在優(yōu)勢，提升人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)整體能力水平。一些節(jié)點甚至可以對其他重要節(jié)點形成阻礙影響，并導致系統(tǒng)梗阻。因此，要想確保節(jié)點裝備功能水平同應用效果同步提升并不現(xiàn)實，無法實現(xiàn)齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數(shù)字化管理水平，將這些機構(gòu)作為試點單位，著重建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進而獲取到可全面推廣應用的寶貴經(jīng)驗，這對于人事檔案管理整體系統(tǒng)建設極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過程，為實現(xiàn)這一階段目標，應做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設，積極開發(fā)創(chuàng)新型數(shù)字化管理手段。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)涵在于借助現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人事檔案資料的科學化管理以及便利化應用。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務，應經(jīng)歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要經(jīng)驗在于，領導決策層給予全面重視，樹立統(tǒng)一認識，計算機專業(yè)技術(shù)人員則應給予人事檔案管理業(yè)務人員積極的配合與支持。信息技術(shù)實踐應用階段中，應創(chuàng)建活庫，通過應用頻率檢驗數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的總體活性，并制定重要的整改發(fā)展策略，促進數(shù)據(jù)庫從單一形式向系統(tǒng)化形式全面發(fā)展。應積極促進綜合性數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化完善并創(chuàng)建形成各個機構(gòu)人事檔案管理目標庫，利用網(wǎng)絡平臺連接構(gòu)成分布式、開放化的數(shù)據(jù)庫群，這樣一來將令自動化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)效率顯著提升。

3結(jié)語

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二、發(fā)展趨勢

伴隨著XX電廠的迅速發(fā)展，為了更好適應檔案工作的新形勢和新要求，做到與時俱進，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，我們要要從改善檔案保管條件和工作環(huán)境出發(fā)，不斷改善和優(yōu)化檔案設施設備，最大限度地滿足了檔案管理的實際工作需要。并始終堅持把檔案管理當作企業(yè)重要的基礎管理工作，按照檔案管理的各項法律、法規(guī)，以提高檔案工作水平為目標，重視和開展企業(yè)檔案工作目標管理活動，不斷從組織管理、設施設備、基礎業(yè)務建設、開發(fā)利用等方面進行鞏固和加強。同時，要充分運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)等先進手段，開發(fā)應用檔案管理系統(tǒng)，早日實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及改革發(fā)展工作提供更優(yōu)質(zhì)服務，創(chuàng)造更良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

三、具體工作思路

根據(jù)新形勢下檔案工作發(fā)展趨勢，制定具體工作思路如下：

1、對于紙質(zhì)檔案。要在進一步健全收集檔案信息和完善收集網(wǎng)絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關(guān)”，切實提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作；要嚴格按照《xx發(fā)電廠檔案整理工作細則》、《xx發(fā)電廠事檔案工作檢驗考評標準》的要求，切實做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

2、對于電子檔案。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)方面，要在全系統(tǒng)使用檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實體，使檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計分析等工作主要通過計算機進行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學習和生產(chǎn)一線的動態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統(tǒng)或投影設備顯示出來，從而提高知人、識人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲介質(zhì)，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關(guān)材料的查詢和使用。注意對整個電廠的信息進行統(tǒng)計分析和預測，為以后各項工作的決策提供參考；在多媒體信息系統(tǒng)保密和安全方面。要建立網(wǎng)絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

3、對于基礎建設。要對現(xiàn)有庫房進行裝修改造，同時添加購置檔案設施設備。爭取實現(xiàn)庫房、辦公、閱覽、機房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計算機*臺、空調(diào)*臺、去濕機*臺、復印機*臺，使庫房保管達到“八防”的要求；同時，充分運用網(wǎng)絡技術(shù)，配備專用的檔案管理專用計算機系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設備，實現(xiàn)檔案的微機管理。按照目標管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案、科技檔案、多經(jīng)檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各個分類實現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。

四、主要目標及措施

1、主要目標

以為xx發(fā)電廠提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業(yè)的各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務，使企業(yè)的檔案工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標。

2、具體措施

一要提高思想認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。檔案工作是發(fā)電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

二要運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，加強對檔案的科學管理。要運用專門的檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進圖象、聲音和錄像和考核文字材料相結(jié)合的多媒體檔案材料的采集和管理。

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（一） 觀念落后，重視程度不夠

人事檔案雖然是一項不引人注目、默默無聞的工作，但意義重大。人事檔案能夠了解干部，對選拔、使用干部具有重要的作用，它還體現(xiàn)了高校人才的基礎信息。人事檔案又是計劃經(jīng)濟體制下的產(chǎn)物，缺乏生機和活力，例如《干部檔案工作條例》中規(guī)定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定嚴重侵犯了個人的知情權(quán)，剝奪了相對人應當享有的基本民主權(quán)力。觀念的落后、重視程度不夠直接影響到人事檔案工作前進的步伐。有些檔案管理員不認真，責任心不強，整檔不規(guī)范，造成檔案工作沒有繼承性、延續(xù)性。一些單位的領導也對人事檔案工作重視程度不夠，認為檔案工作就是簡單地收存好保管好，不丟失、不損壞，能夠應付調(diào)動、查檔就行了。

（二）檔案材料不全，內(nèi)容失真

人事檔案材料是教職工個人不同時期學習和工作的紀錄，內(nèi)容真實是人事檔案現(xiàn)實性的基礎和前提。有些人填寫履歷表時不認真填寫或者不實際填寫，敷衍了事。部分高等院校存在一些情況，例如在醫(yī)學院校擔任課程的教師同時也在醫(yī)學院的附屬醫(yī)院擔任醫(yī)生職務，具有雙重身份。對于是教師職務的人，在醫(yī)院承擔的科研取得的成果、獲得的獎項等不能夠及時地歸入本人檔案，造成缺失；對于是醫(yī)生職務的人，在醫(yī)學院校承擔教學職務，在教學方面取得的成績又不能在第一時間內(nèi)存入檔案，造成本人檔案丟失一部分。

檔案材料失真現(xiàn)象也時有發(fā)生。內(nèi)容真實是人事檔案的生命，是體現(xiàn)人事檔案有效作用的前提條件。內(nèi)容不真實將會造成許多麻煩，如參加工作時間填寫隨意大致一個年月就可以了，這為人事部門計算工齡、退休時間的核對、晉升工資及組織部門選拔干部等諸多工作帶來了很多問題，也使檔案管理失去了真正的意義。還有的檔案中考核材料大多只有優(yōu)點、成績，沒有缺點、差錯，做為本人沒有實事求是的認真填寫，隨意性較大。做為人事部門的檔案管理人員要及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，如不能如實反映本人的真實情況則不予接受。

（三）落后的管理手段

人事檔案工作由于缺乏重視，人力、財力、物力等因素的影響，先進的現(xiàn)代技術(shù)管理方法不能夠充分發(fā)揮。大部分高校還在靠手工操作，效率相當?shù)停具m應不了當前經(jīng)濟和社會的發(fā)展需要。高校檔案工作是一項長期的專業(yè)性、政策性、機密性、服務性和連續(xù)性的工作，不是翻一翻、找一找的事。對于高等院校一些骨干人才存在去進修、留學，畢業(yè)后就重新?lián)駱I(yè)，對于這種現(xiàn)象檔案管理部門并未建立相應的管理方法和制度，從而削弱了檔案管理工作的嚴謹、嚴肅的功能。

（四、）檔案管理工作人員業(yè)務素質(zhì)低

現(xiàn)高校的檔案管理部門大部分工作人員年齡較大、學歷層次不高缺乏專業(yè)知識和技能，培訓專業(yè)方面的機會又少，避不了在工作中出現(xiàn)一些誤差。人事檔案工作具有長期、復雜、繁忙的特點，有些工作人員長期從事此項工作積極性慢慢也不高了，覺得干和不干一個樣，干多和干少一個樣，干好和干壞一個樣，缺乏工作激情。

二、人事檔案管理工作改進的對策

（一）人事檔案管理工作需加強

一份檔案就是一個人歷史經(jīng)歷的濃縮，從出生時間到工作時間、學歷、學位等各種證明材料都與個人工資、提職、任免有關(guān)，尤其是退休，在審核檔案材料時關(guān)系到退休后的待遇問題。所以，要加強檔案管理。做到定期檢查工作漏洞，發(fā)現(xiàn)問題并在第一時間解決問題。建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循、有章可依。遵守相關(guān)《收集制度》，檔案收集的范圍和要求要明確，使人事檔案內(nèi)容充實，反映一個人的情況更全面。遵守《保管保密制度》，采取有力的措施，減少人為破壞，保障人事檔案的安全，延長其使用壽命。

（二）高校人事檔案管理要規(guī)范、內(nèi)容真實

高校人事檔案的規(guī)范，就是根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度和要求建設和管理檔案，嚴格按照國際通行的做法對檔案進行收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)移、查閱和保護。對各類檔案做到規(guī)范，收集來的檔案材料要認真仔細地鑒定、審查，甄別其真?zhèn)闻卸ㄓ袩o保存價值，從而使人事檔案材料完整、精煉、真實。在整理檔案的過程中對歸類的材料進行排序、編目，做到目錄清晰、不粘貼涂改，目錄一定與材料名稱相符，材料類序號一定和頁碼填寫準確，同時，還要經(jīng)常對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合要求的檔案材料進行技術(shù)加工。對于檔案室還必須具備現(xiàn)代化技術(shù)設備，如：計算機、溫濕度器等，讓檔案能夠長久完好地保存下來。

（三）高校人事檔案管理者要提高自身素質(zhì)，加強業(yè)務學習。

管理好人事檔案管理，檔案工作人員起到關(guān)鍵性的作用。人事檔案管理者要有較好的思想政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。在工作中不斷學習才能有利于檔案工作。因此，檔案工作者要有較高的黨性原則、較高政策水平和堅定的政治方向，不斷學習和貫徹《保密法》、《檔案法》，制定完善的保密制度，加強法制觀念和保密意識，確保檔案實體和檔案信息的安全。

檔案管理者還要不斷提高自身的業(yè)務能力，不時地進行檔案方面的自學和培訓，熟練掌握檔案材料的鑒別、分類，熟悉檔案工作的每一個環(huán)節(jié)和要求，還要學習人才、統(tǒng)計等相關(guān)專業(yè)知識。

總之，時代在發(fā)展，社會在進步，在這個網(wǎng)絡化、信息化占主導地位的社會中，人事檔案工作者的作用是無法替代的，做為人事檔案管理者要具備良好的職業(yè)道德，精湛的專業(yè)知識和熟練的專業(yè)技能，為高校人事檔案在高等院校發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

[1]羅迎芬論高校人事檔案信息網(wǎng)絡化服務體系建設【J】。

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關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理

一、企業(yè)文書檔案管理滯后性現(xiàn)象與成因

企業(yè)文書檔案的最終成型首先需要進行有效收集與整理，而后完成科學的開發(fā)應用，以上環(huán)節(jié)需要經(jīng)歷大量時間，因此可以說，在某種層面，企業(yè)文書檔案管理存在滯后性實屬必然。企業(yè)文書檔案管理也叫做管理類檔案管理，由于資料來源廣泛、較為分散，涉及業(yè)務部門收集標準不一致，便會導致管理類檔案資料無法全面完整的問題，阻礙了企業(yè)后續(xù)的查考編研管理。另外，一些業(yè)務單位沒有全面重視本部門檔案，使得收集環(huán)節(jié)進展緩慢，存在滯后性。開發(fā)應用企業(yè)管理類檔案是企業(yè)發(fā)展的根本需要，一些單位卻僅僅收集過時資料存儲在檔案室，沒有合理開發(fā)應用，呈現(xiàn)出較多資源的閑置現(xiàn)象。即便一些單位進行了開發(fā)，然而檔案系統(tǒng)卻欠缺深度，導致檢索應用與查詢紙質(zhì)文件不能有效銜接。任何單位均存在組織結(jié)構(gòu)變化、員工調(diào)動等問題，因此檔案員工隊伍也存在變化，由于他們素質(zhì)水平參差不齊，一些新進員工不熟悉工作業(yè)務，無法掌握全面的工作技能，導致檔案管理工作并不規(guī)范。一些年齡較大的員工則欠缺創(chuàng)新意識，無法符合現(xiàn)代化管理標準。部分企業(yè)文書檔案管理顯現(xiàn)出閉門造車的問題，由于較為封閉，無法適應管理類檔案管理的現(xiàn)實要求，再加上領導階層不夠重視，導致檔案工作現(xiàn)代化水平不高?，F(xiàn)實工作中企業(yè)文書與檔案采用分管體制，因此在交接環(huán)節(jié)較易形成相互脫鉤、信息丟失等問題。具體成因在于員工意識淡薄，欠缺專業(yè)知識，監(jiān)督機制不完善，使得檔案收集范疇不清晰、裝訂管理不規(guī)范、編號不清晰。當前，較多單位應用管理類檔案效率不高，成因在于一些企業(yè)沒有配備網(wǎng)絡化系統(tǒng)，員工專業(yè)水平有限，使得管理類檔案應用不便利，服務水平不高。

二、企業(yè)文書檔案管理科學對策

1.規(guī)范文書檔案管理為全面優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理，應提升該項工作規(guī)范性，確保各項責任全面落實到位。另外，企業(yè)可采用一體化管理模式，由文書檔案用紙樣式、標準直到檔案信息的存儲格式、撰寫要求等均應做出一致統(tǒng)一的要求，制定工作細則。應由資料的最初環(huán)節(jié)便進行層層控制，對文檔資料管理流程做細致把控，同時對做完整理的資料要第一時間存儲，進而有效杜絕企業(yè)管理類檔案資料丟失的問題。2.提升員工專業(yè)技能員工具備較高的專業(yè)技能方能開展好文書檔案管理工作，因此企業(yè)應加強員工技能訓練，使他們可在內(nèi)心之中形成對管理類檔案管理科學重要性的清醒認識，不應單純的停留在口頭層面。企業(yè)可通過集中培訓、定期組織講座增強員工管理意識。管理文書檔案的員工自身也應重視理論學習，為自己充電，提升各項工作技能與整體素質(zhì)。另外，伴隨科技的快速發(fā)展以及現(xiàn)代社會的穩(wěn)步向前，企業(yè)應根據(jù)時代特征，創(chuàng)建現(xiàn)代化辦公環(huán)境，優(yōu)化辦公流程，進而全面提升工作效率以及檔案管理專業(yè)性。文書工作以及檔案管理密切關(guān)聯(lián)，文件始終是形成檔案的核心基礎，而檔案則是文件的終極形式。因此，文書內(nèi)容的好壞直接影響到檔案管理的效果水平。負責文書的員工應提升檔案意識，定期參與培訓，唯有通過培訓，方能形成強烈的責任感以及管理意識，掌握豐富的專業(yè)知識。企業(yè)應針對崗位人員組織信息技術(shù)應用培訓，使員工熟練應用現(xiàn)代化工具做好檔案管理?？赏ㄟ^企業(yè)內(nèi)部廣泛宣傳加強教育，使企業(yè)全員明確文書檔案管理重要性，積極組織各類檔案管理知識普及教育，使得各崗位員工均能認識了解檔案管理，明確該項工作重要性，并為文書檔案管理開創(chuàng)優(yōu)質(zhì)、有序的工作環(huán)境，形成良好的工作風氣。3.創(chuàng)建完善的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)伴隨現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應加快創(chuàng)建完善的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，圍繞檔案部門這一核心，各個職能單位組成二級機構(gòu)，進而形成一體化、全員合作、全方位、覆蓋面廣泛的檔案管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡系統(tǒng)，企業(yè)檔案管理部門與各業(yè)務單位負責直接領導，確保文書檔案管理的層級化開展。文書檔案是企業(yè)建設發(fā)展進程中一項寶貴的無形資產(chǎn)，是當前激烈的市場競爭中的一項重要因素，企業(yè)可否占據(jù)更高的市場份額，贏取競爭主動，關(guān)鍵要看信息基礎是否牢固。因此，為確保檔案信息資料的完整、全面與有效，企業(yè)應做好文書檔案信息的整理與收集，通過科學有效的信息化管理，提升工作效率，達到良好的效果。另外，企業(yè)應創(chuàng)建完善健全的管理制度以及監(jiān)督體系，通過設置有效的獎懲管理制度促進檔案管理的更新改革與有效提升。歸檔管理制度應力求深入到各個單位，預防權(quán)責不清晰的問題，應做到切實、認真、客觀、具體，細化到文檔歸檔日期、種類范圍、各項歸檔標準等。

三、結(jié)語

透過企業(yè)文書檔案管理水平可清晰的判定企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的程度，反映企業(yè)整體實力與綜合水平。提升文書檔案管理質(zhì)量可全面推動企業(yè)單位的長效持久發(fā)展。因此，實踐工作中應樹立現(xiàn)代化工作理念，建立信息化工作系統(tǒng)，符合新時期發(fā)展需要，夯實文書檔案管理基礎。眾所周知，企業(yè)文書檔案印證了其發(fā)展的歷史進程，通過優(yōu)質(zhì)的檔案管理可為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展形成強有力支撐。為此，應本著科學、嚴謹?shù)膽B(tài)度規(guī)范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各單位的有效銜接，方能確保文書檔案管理工作的科學規(guī)范性，令其更好的為企業(yè)單位建設發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

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篇10

【關(guān)鍵詞】聘用制；高校；人事檔案管理；對策

一、聘用制下高校人事檔案管理面臨的主要問題

經(jīng)過幾十年的積累，我國高校人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但在實行聘用制的大背景下，也面臨著不少問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案意識薄弱

檔案事業(yè)發(fā)展的動力來源于良好的檔案意識。一個成熟的社會必然對檔案高度重視，并將其納入社會發(fā)展的重要組成部分——社會系統(tǒng)建設之中。社會成員也要意識到檔案的重要性，并擁有成熟的檔案意識，主動應用檔案信息。當前，由于宣傳、教育、培訓、管理、服務不到位，我國很多公民檔案意識較為薄弱。這種狀況也影響到高校人事檔案管理工作，會導致出現(xiàn)建檔歸檔意識、規(guī)范管理意識、優(yōu)質(zhì)服務意識不強等問題。

（二）檔案質(zhì)量參差不齊

隨著高校人才聘用制的發(fā)展，人事檔案出現(xiàn)了無法完全適應新要求、檔案更新速度滯后、內(nèi)容參差不齊、質(zhì)量普遍不高等問題。1.檔案內(nèi)容失實。由于人事檔案牽扯到個人利益，如職稱、晉升、退休、福利待遇等問題，各種歸檔的資料中檔案信息作假的現(xiàn)象為數(shù)不少，給高校選拔、任用人才帶來了不少麻煩，甚至造成損失。另外，某些學生就業(yè)服務部門讓學生自行保管檔案，也會導致檔案遺失、檔案造假等現(xiàn)象發(fā)生。2.檔案內(nèi)容不完整。人事檔案一般涵括個人的自然情況、社會經(jīng)歷、政治面貌、考核情況、職務職稱變動等情況，能較完整地反映個人狀態(tài)。如果缺少某些材料，可能會給個人利益造成損害。但同時，這些人事檔案內(nèi)容單一陳舊，反映出來的人物缺乏個性，千人一面，更不能客觀地呈現(xiàn)個人近況，給高校精確篩選人才帶來了不便。3.檔案管理范本意識薄弱。《干部檔案整理工作細則》規(guī)定檔案整理工作應做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。許多高校檔案管理部門管理混亂，在一定程度上存在資料沒有整理成冊、檔案磨損嚴重、檔案不完整、成冊后沒有按格式分類處理、接收檔案材料帶有隨意性和隨機性、缺乏信息技術(shù)管理檔案的經(jīng)驗等問題，導致檔案管理工作雜亂無章，效率低下，重復做工。

（三）檔案重建現(xiàn)象頻發(fā)

一方面，許多高校為了挽留人才，以人事檔案為抓手，增加了職工跳槽的難度。另一方面，為了招納人才，某些高校承諾可幫助跳槽人才重建檔案，恢復原有身份，并連續(xù)計算工齡。這種狀況導致新檔案可信度低，偽造、篡改檔案的可能性大大增加。

（四）棄檔問題嚴重

市場經(jīng)濟調(diào)節(jié)下，社會成員的就業(yè)觀與創(chuàng)業(yè)觀發(fā)生了很大變化。同時，也創(chuàng)造了更多的就業(yè)機會，帶來了與以往不同的人事制度。企業(yè)在招聘時，更多看重工作能力，而不關(guān)注個人身份。企業(yè)與員工講求形成契約，制定勞動協(xié)議或勞動合同，而淡化了人事檔案。聘用制下的高校亦是如此，教職工為了自由流動，往往選擇棄檔，奔向更好的崗位。在此種背景下，高校的人事檔案似乎變得可有可無。而社會人員在第三方機構(gòu)寄存或托管人事檔案時，不僅要辦理有關(guān)手續(xù)，還要繳納一定的費用；再加上受戶籍政策的制約，人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理。為了省錢省事，許多人選擇了棄檔。再加之人事檔案信息單一、信息失真等原因，使棄檔人數(shù)激增。據(jù)國家人事部的統(tǒng)計，2003年全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份與主人失去聯(lián)系，成為棄檔。

二、聘用制下高校人事檔案管理問題的成因

（一）檔案管理信息化程度低

雖然教育部和地方教育行政部門先后多次推出了教職工管理系統(tǒng)，但都未形成規(guī)模，由于缺乏總體規(guī)劃、統(tǒng)一領導和科學管理，制約了我國高校人事檔案信息現(xiàn)代化管理整體水平的提高。近年來雖然網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展，但是高校的檔案管理信息化水平仍然不高。有的高校建數(shù)據(jù)庫沒有針對性，純粹為建庫而建庫，導致各個數(shù)據(jù)庫之間不能進行信息共享，使用不方便。

（二）檔案管理中的監(jiān)督缺失

長期以來，上級領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理部門缺乏有效的監(jiān)督指導，這就導致了部分高校檔案管理混亂，經(jīng)常發(fā)生檔案散失、檔案污損、檔案缺乏歸類、檔案受到篡改等現(xiàn)象，這為聘用制下高校的人才的進出考核、選拔任用等造成了非常不好的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

2010年，我國檔案管理科班出身的工作人員不到5%，本科以上學歷的人員不足19%，由于檔案管理從業(yè)人員整體受高等教育或檔案管理專門化教育水平不高，導致檔案管理工作未能在專業(yè)化、專門化、信息化道路上走下去，這對于檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展非常不利。雖然上崗后有從業(yè)人員選擇了繼續(xù)教育培訓，但是很多已經(jīng)評上中高級職稱的人員對檔案管理產(chǎn)生了職業(yè)懈怠，并未重視培訓工作。加之檔案管理部門是“清水衙門”，在就業(yè)市場上缺乏優(yōu)勢，不少檔案管理出身的專業(yè)人才選擇跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事檔案管理策略

高校對聘用制的實施有具體的要求，高校人事檔案管理的發(fā)展必須與人力資源管理的實際要求相結(jié)合。筆者認為，聘用制下的高校人事檔案管理應有如下策略。

（一）推進檔案管理工作科學化建設

1.推進檔案管理工作信息化。第一，廣泛應用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過20世紀80年代至今多年的努力，國家與各級組織人事管理部門在研發(fā)與推廣人事檔案管理系統(tǒng)上獲得了長足進步。其中比較突出的是，深圳市委組織部研發(fā)的《全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)》和江蘇省委組織部推廣的《干部人事檔案信息系統(tǒng)》。這些網(wǎng)絡技術(shù)能將所屬人員建庫管理，提高了人事檔案管理部門的工作效率。但同時，檔案管理部門仍需聯(lián)同軟件開發(fā)單位繼續(xù)改良信息系統(tǒng)。特別是在當前高校聘用制改革的形勢下，信息系統(tǒng)的更新更要適應體制的具體要求，并要適應不同高校的不同需求，體現(xiàn)個性化、差異化，便于推動人事檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛應用。第二，創(chuàng)造良好的檔案儲存條件。確保檔案的完整性是檔案管理部門的首要任務，雖然常說“紙壽千年”，但是如何保證檔案面貌如初，這就需要檔案管理部門繼續(xù)探討與研究，要給檔案創(chuàng)造一個良好的貯存環(huán)境與條件，達到利用與保護相結(jié)合的目的。第三，促使檔案形式的多樣性。隨著數(shù)字化技術(shù)的興起與發(fā)展，形形的數(shù)據(jù)庫如雨后春筍般展現(xiàn)在人們眼前，人們不再拘泥于平面化的視覺資料，還對聲像資料提出要求。在高校聘用制改革的當下，扁平化的德勤能績考量已無法全面體現(xiàn)個體的特點，高校人事檔案管理應順應數(shù)字建檔的要求，既要收納書面材料，也要收集聲像材料，從而逐步實現(xiàn)“紙質(zhì)檔案”到“數(shù)字檔案”的轉(zhuǎn)變。2.建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫。建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫應將其重要的材料數(shù)字化，如學歷學位、科研成果、業(yè)績等。另外，檔案管理部門還應對資料進行分類整理，以便組織人事部門考核、選拔人才。因此，檔案管理部門的工作應當轉(zhuǎn)向資料管理、數(shù)字建設、咨詢服務，檔案管理要從傳統(tǒng)的整理、存儲到資料收集、信息處理、利用和提供更全面、完善的職能服務上來。另外，檔案管理部門還應與時俱進，借著信息技術(shù)發(fā)展的契機，依靠先進技術(shù)解決信息泄密、信息造假、用戶識別等問題。3.完善人事檔案管理法律法規(guī)。1987年，《中華人民共和國檔案法》誕生，這部法律結(jié)束了在中國檔案沒有法律保護的歷史，結(jié)束了中國檔案工作無法可依的歷史。高校檔案管理必須遵循檔案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人員數(shù)據(jù)庫的建立，人事材料的傳輸，網(wǎng)絡建設的開放性，與檔案的保密原則有一定的沖突。因此，學校的人事檔案管理規(guī)章應順應當下網(wǎng)絡發(fā)展形勢，進行一定的修訂與完善，讓高校人事檔案管理與之配套。

（二）促進高校人事檔案管理部門的功能分化

高校的人事檔案管理制度應結(jié)合集中統(tǒng)一管理和“人檔分離”的改革思路，將高校所屬的人事檔案管理部門、政府人事部門所屬的人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬的就業(yè)服務機構(gòu)、教育部門所屬的畢業(yè)生就業(yè)指導機構(gòu)以及政府其他部門所屬的相應機構(gòu)承擔的高校人事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統(tǒng)一的高校人事檔案中心。高校人事檔案中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經(jīng)費來源方面，應從初始設置的“以檔養(yǎng)檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費，以機構(gòu)的獨立性、職能的專業(yè)性、服務的無償性為基礎，逐步發(fā)展成為社會公信力強的人事檔案管理機構(gòu)。高校人事檔案管理部門是人事檔案的管理機構(gòu)，其任務是確保檔案的安全性與完整性，服務于單位或個人查閱檔案的需求，為單位提供分析統(tǒng)計，為師生提供職業(yè)咨詢、生涯規(guī)劃、市場供求等信息。另外，檔案管理部門還應制定檔案處置時間表，檔案或長期保存或予以銷毀都應經(jīng)過上級主管部門批準。

（三）實行開放式人事檔案管理模式

隨著公共服務型政府的建設，政府公務越加陽光、透明。公民也能上網(wǎng)查閱行政機關(guān)的相關(guān)文件，互聯(lián)網(wǎng)為公民參政議政提供了技術(shù)保障，從而推動了國家的民主政治進程。在這種背景下，再加之市場經(jīng)濟的影響，隨著高校聘用制度的發(fā)展，人才流動加劇，人事檔案中非隱私部分走向開放成為可能。在計劃經(jīng)濟時代，人事檔案管理注重隱秘性、封閉性。而在市場經(jīng)濟時代，人事檔案的政治色彩與神秘色彩逐漸弱化，開放式檔案管理模式更適應人才求職應聘的要求，可以利用互聯(lián)網(wǎng)服務各種社會機構(gòu)與個人，但這種模式也存在泄密的危險。因此，在實行開放式人事檔案管理模式的同時，應更加注重信息的加密?？傊耸聶n案管理工作的發(fā)展并非易事，除了要以國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)為保障以外，還應依靠信息技術(shù)與監(jiān)督機制保障其發(fā)展。

參考文獻：

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