導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理應(yīng)急預(yù)案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：計算機；檔案；管理

中圖分類號：TP3文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2007)05-11274-01

1 引言

利用計算機實現(xiàn)檔案管理。是高科技飛速發(fā)展的“信息時代”的必然趨勢。具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質(zhì)量好。這樣，大大減少了人力、物力、財力，本文就計算機應(yīng)用與檔案管理的有關(guān)問題進行探討。

2 我國檔案計算機管理目前的狀況

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀中后期計算機技術(shù)的成熟和發(fā)展，為檔案管理提供一種全新的技術(shù)手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時代展露頭角。在近二十年的計算機管理過程中，各個檔案部門形成了大量的數(shù)字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統(tǒng)計等方面的信息。根據(jù)我國檔案館網(wǎng)的規(guī)劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時間、地域和行業(yè)進行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復(fù)的。目前，保守地估計在各個檔案部門存儲在計算機中的檔案目錄數(shù)據(jù)庫多達10億條，約100TB的數(shù)據(jù)量。隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的展開，數(shù)字化的檔案信息將成倍增漲，而現(xiàn)有檔案計算機理系統(tǒng)只能對這些信息進行檢索和簡單的統(tǒng)計分析，遠遠不能滿足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費，因此大力加強我國的檔案計算機管理工作具有重要的意義。

3 計算機檔案管理的實踐途徑

如前文所述，計算機在現(xiàn)代的檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。而在眾多的計算機應(yīng)用的實現(xiàn)形式中，檔案網(wǎng)站和數(shù)字化檔案館是最重要也是最先進的兩種方式。

(1)檔案網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點，它一般是以主頁的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。它的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。好的檔案網(wǎng)站的內(nèi)容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息等等，因此功能就十分強大，具體來說有以下幾個方面：(a)檔案網(wǎng)站在檔案機構(gòu)和網(wǎng)上用戶之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網(wǎng)站主頁是檔案機構(gòu)的廣告牌，具有對檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業(yè)的宣傳功能。利用網(wǎng)站宣傳檔案工作，具有迅速，及時、直接，極強的交互性、雙向性等特點，能取得較好的宣傳效果。同時其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時，靈活，如可通過電子郵件，BBS論壇等方式進行反饋。(b)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，其主要表現(xiàn)在兩方面，一是為檔案工作者的服務(wù)，二是為檔案用戶的服務(wù)，即我們通常所說的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網(wǎng)站的交流功能是指檔案網(wǎng)站能夠為檔案作者之間和檔案工作者與用戶之間的交流提供了一個平臺。

(2)數(shù)字檔案館的建設(shè)

數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)運行速度的大幅度提高，網(wǎng)絡(luò)的進一步延伸，數(shù)字化技術(shù)的日新月異，數(shù)字檔案館的優(yōu)勢將會越來越明顯。在數(shù)字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區(qū)、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，因此，需要大力建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館將為21世紀檔案館的發(fā)展方向。

數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展，是以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案館的某些管理方法、經(jīng)驗和原則，將會在數(shù)字檔案館的管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，特別是其中本質(zhì)性的東西不會丟失。數(shù)字檔案館的館藏內(nèi)容，即各種數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，將會完全包含傳統(tǒng)檔案館原有館藏內(nèi)容。從某種意義上說，數(shù)字檔案館完全是對傳統(tǒng)檔案館的繼承。雖然數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展方向。但在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，必須要避免重復(fù)建設(shè)，在全國范圍內(nèi)，要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，最終建成以國家檔案局為首，在全國建立幾個檔案信膝中心為輔的局面。因為數(shù)字檔案館最大的便捷之處就是打破了時空的界限，人們可以隨時利用檔案館的信息，即遠程利用，此時，檔案網(wǎng)站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶，提高點擊率。

4 計算機檔案管理實施的對策

(1)加快機讀檔案的建設(shè)計算機在檔案管理中的普遍應(yīng)用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計算機上得以綜合處理，使處理結(jié)果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶，并且有不老化、不失真、不褪色的性質(zhì)。所以在現(xiàn)代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計算機上完成的，必將使檔案管理的方式向自動化的檔案管理發(fā)展。

(2)加速檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

上文已述，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)是計算機檔案管理的重要實踐途徑。特別是隨著計算機技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案信息可實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會化的信息網(wǎng)絡(luò)中，使計算機相對有限的存貯相互得到補充。各檔案管理部門為實現(xiàn)資源共享，都積極把管理手段轉(zhuǎn)向計算機的配置、軟件的選用上來，使檔案管理又向現(xiàn)代化邁進一步?，F(xiàn)在我國只有少數(shù)有能力的單位建立起了大型或中小型計算機系統(tǒng)，進行檔案信息系統(tǒng)管理。而對于一般單位來說，由于人力、物力、財力等種種因素的制約，想要發(fā)展大中小計算機系統(tǒng)困難重重，最好立足于地區(qū)現(xiàn)有的經(jīng)濟條件和各單位實際情況，采用當(dāng)前應(yīng)用較普及、而且性能與價格比又十分優(yōu)良的計算機和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

(3)加強檔案工作者自身素質(zhì)建設(shè)

首先主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提高認識，充分重視計算機的應(yīng)用工作，計算機作為一個高科技產(chǎn)品，已廣泛地應(yīng)用于社會各行各業(yè)中，且發(fā)揮著巨大的作用，掌握計算機知識是適應(yīng)時代適應(yīng)社會的舉措。檔案部門抓普及計算機知識正是為了早日實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理進程。為實現(xiàn)這一宏偉目標(biāo)，就要從現(xiàn)在抓起，把這項工作作為檔案部門基礎(chǔ)性工作長期來抓。其二要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的新型檔案專業(yè)人員，計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高。逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作.將檔案的接收、存儲、提供數(shù)據(jù)和基本情況的報告都利用計算機進行。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識。進而培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型技術(shù)型和復(fù)合型人才。

參考文獻：

[1]李喜萍，楊呂倉.檔案管理自動化現(xiàn)狀與發(fā)展[M].檔案學(xué)通訊，2000(5).

[2]項文新，王應(yīng)海.數(shù)字化時代的檔案計算機管理[M].檔案學(xué)通訊，2000(4).

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【關(guān)鍵詞】 計算機 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 檔案管理

我校檔案室全面實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。電子化，自動化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢。其目的是利用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備提高檔案管理的工作效率，改善服務(wù)手段，更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為職工服務(wù)。通過幾年的實踐證明，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的效果是顯著的，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)勢是手工無法比擬的，它徹底改變了傳統(tǒng)工作模式，使檔案管理工作進入了自動化的新階段。下面我從以下幾方面進行論述：

1 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提高了檔案工作效率，減輕工作人員的勞動強度

我們學(xué)校從事檔案工作的有4人，大專部、中專部、教學(xué)、學(xué)生檔案的管理、學(xué)校人事、文件史料、信息等檔案的管理。這些檔案都要人手工登錄編目、裝訂成冊。用時先查目錄，逐項查找，然后到檔案庫找原件，特別是涉及人事哪怕一條信息，那也要把一個人的檔案找出來看一遍，方能找到所需的信息，費時、費工、費力。

實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理后，極大提高了工作速度和質(zhì)量，好處是檢索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、促進了管理水平和服務(wù)水平的提高，有利于掌握各種數(shù)據(jù)、信息等，也是檔案部門走向科學(xué)化、正規(guī)化管理的一個必然趨勢。

2 利用計算機檢索目錄，全面揭示檔案信息

檔案列入計算機管理還是近幾年的事。檔案管理除保管檔案實體，延長檔案保存壽命，維護歷史真實性外，其重要任務(wù)就是管理、開發(fā)檔案信息，提供檔案信息服務(wù)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計算機在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面具有一定的優(yōu)勢。

引入計算機網(wǎng)絡(luò)管理后，我們原有檔案目錄以及檔案的部分信息輸入了計算機，再檢索起來就方便快捷多了，與過去手工檢索比，有許多優(yōu)點：（1）提供了多途徑檢索，起到了揭示檔案的作用。一是分類檢索、二是序號檢索、三是主題檢索、四是題目檢索。（2）檢索速度快、省時、省力。（3）檔案去向查詢，改變了以往檔案傳借手工記錄的方式。

3 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立還有待于進一步的完善

目前我們運用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對檔案的管理，還只是粗淺的簡單的管理。從檔案管理的角度看，無論是檔案目錄計算機管理還是文書管理都是計算機在檔案中最基本的運用。從長遠看檔案管理還應(yīng)是多方面的，運用計算機的目的就是要對各類檔案進行綜合開發(fā)和利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢建立起橫向互聯(lián)、縱向貫通、全方位、多層次的檔案信息管理系統(tǒng)，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理方面的作用。

4 必須普及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

計算機現(xiàn)在已進入生活的各個領(lǐng)域，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息開發(fā)注入了新的活力，為檔案信息建設(shè)開辟了廣闊的前景。普及計算機技術(shù)、實現(xiàn)檔案管理自動化是未來的趨勢。計算機技術(shù)是信息化先進技術(shù)手段的核心，它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動化管理中的應(yīng)用范圍廣泛，從一般業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目、編輯等，幾乎無所不能，從而能大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高信息開發(fā)利用的效率。

5 計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作人員是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要因素，充分發(fā)揮主要因素的作用，是提高工作效率的有力保證。現(xiàn)代化管理需要復(fù)合型人才，在傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)軌時期，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，強化檔案工作人員的素質(zhì)教育，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的首要任務(wù)。

5.1 創(chuàng)造條件，培養(yǎng)學(xué)科帶頭人

學(xué)校檔案也肩負著教育，情報職能，文獻檔案與各專業(yè)建設(shè)，專業(yè)發(fā)展聯(lián)系也越來越密，檔案管理也越來越需要更專業(yè)的人來承擔(dān)，這樣才能發(fā)揮檔案館的作用。要達到這一目的，應(yīng)必須有在專業(yè)知識，外語水平，文書文獻知識，自動化技術(shù)于一身的“復(fù)合型”人才，來帶動整體檔案館人員規(guī)范業(yè)務(wù)工作內(nèi)容程序，積極進行科學(xué)探討和研究，達到利用檔案學(xué)知識和現(xiàn)代化技術(shù)促進專業(yè)的發(fā)展，利用專業(yè)知識不斷完善和充實檔案管理工作，進一步促進計算機技術(shù)應(yīng)用的深度。目前檔案專業(yè)帶頭人尚未納入發(fā)展目標(biāo)之內(nèi)，應(yīng)積極創(chuàng)造條件，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞膶W(xué)科帶頭人，使學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校專業(yè)發(fā)展同步進行，更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻。

5.2 注重工作人員素質(zhì)教育

檔案工作人員在提高職業(yè)道德的同時，首先要精通計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)知識。應(yīng)該結(jié)合其工作實際學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，拓寬知識領(lǐng)域。我們采用的方法是：（1）進行計算機技術(shù)教育，對50歲以下的檔案工作人員要求必須聽課或自學(xué)，并且要拿到計算機操作等級證書。對檔案管理軟件的使用、對工作中經(jīng)常用到的內(nèi)容要求必須掌握。（2）派出到外地院校對部門組織的學(xué)習(xí)班學(xué)習(xí)、專門就軟件使用進行培訓(xùn)。除此之外，還要求檔案人員養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、終生學(xué)習(xí)、時刻學(xué)習(xí)，以提高自身素質(zhì)。

當(dāng)然這些還遠遠不夠。還應(yīng)該完善繼續(xù)教育制度，避免以拿文憑為目的的所謂學(xué)習(xí)，認真規(guī)劃專業(yè)課程體系，完善管理制度，應(yīng)以掌握檔案學(xué)科，計算機學(xué)科為主，兼修中文，英語等知識。積極鼓勵自學(xué)，加強傳、幫、帶，在工作中由高級職稱人員帶動和輔導(dǎo)中、初級人員，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊提高。

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關(guān)鍵詞：體育檔案管理運用

學(xué)校體育工作是學(xué)校教育的一個重要部分，是全面推進素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學(xué)校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學(xué)校對體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷擴大知識領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學(xué)中，更有利于全面開展學(xué)校的體育工作。

一．體育檔案的內(nèi)容

學(xué)校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：

1．上級部門及學(xué)校有關(guān)體育的文件。

2．體育教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、體育課本、及相應(yīng)的體育教學(xué)參考書。

3．體育專業(yè)用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學(xué)理論書籍；體育詞典、運動競賽規(guī)則等工具書。

4．學(xué)校有關(guān)體育的各項規(guī)章制度和體育工作計劃。體育法規(guī)包括《學(xué)校體育工作條例》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》。

5．各年級常年體育教學(xué)計劃、學(xué)期體育教學(xué)計劃、教師教學(xué)教案和教學(xué)筆記，體育課成績質(zhì)量分析匯總表等。

6．學(xué)生身體素質(zhì)和達標(biāo)檔案冊。

7．學(xué)生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。

8．學(xué)生體檢表及病免、請假證明材料。

9．體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。

10學(xué)校運動隊訓(xùn)練檔案，包括：運動員檔案、訓(xùn)練計劃、考勤、競賽成績等。

11學(xué)校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。

12教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。

13教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓(xùn)證書等。

14學(xué)校體育組的科研檔案。

15體育教學(xué)相關(guān)報刊、雜志及摘抄、復(fù)印文獻資料和網(wǎng)絡(luò)資料。

16學(xué)校體育領(lǐng)導(dǎo)小組、體育組及其各有關(guān)部門的工作職責(zé)和要求。

17其它，如學(xué)校對體育場地改善和維修、學(xué)校器材配置、學(xué)期體育經(jīng)費的開支、體育教師的待遇等。

二．體育檔案的整理和分類

由于學(xué)校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個學(xué)校的實際情況不同，因此，必須根據(jù)學(xué)校與教學(xué)的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學(xué)校的實際情況和教師教學(xué)需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。

1．按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運動競賽類（學(xué)校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。

2．按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學(xué)校以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。

3．按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要對經(jīng)常要使用或較有參考價值、可重復(fù)使用的資料進行單獨組卷。如達標(biāo)、合格表的成績冊、教師的教案及教學(xué)記錄、摘抄的圖片資料或剪輯的網(wǎng)絡(luò)資料、照片等。

4．按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。

三．建立體育檔案應(yīng)注意的問題。

1．學(xué)校體育教育是學(xué)校教育工作的一個重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育檔案工作是一項細致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、整體性、有序性、創(chuàng)造性的原則。

2．檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。

3．合理使用并及時更新或充實內(nèi)容。對有時限的或不再適合當(dāng)前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規(guī)、計劃要注意當(dāng)前教育動態(tài)和形式變化結(jié)合本校、本教研組的工作特點及時調(diào)整，以便能更好的指導(dǎo)學(xué)校體育工作，以適應(yīng)新的體育教學(xué)要求。

4．保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學(xué)校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復(fù)。也有利于查找和收集，整理。

四．建立學(xué)校體育檔案的意義

1．使學(xué)校體育教學(xué)工作正?；?、規(guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學(xué)校體育工作。

2．體育檔案的建立把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時也推動了學(xué)校體育的不斷發(fā)展，促進了體育教師能力。

3．有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實踐的經(jīng)驗理論化，同時隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經(jīng)驗資料。

4．有利于促進學(xué)校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學(xué)校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動。

五．運用體育檔案應(yīng)注意的問題

1．要及時、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進行科學(xué)分析，并建成檔案，運用時要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動為目標(biāo)。

2．要以檔案為準(zhǔn)繩，規(guī)范學(xué)校體育工作，全面深入地推動學(xué)校體育工作的開展。

3．要把學(xué)校體育工作檔案作為指導(dǎo)學(xué)校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負上級部門檢查的內(nèi)容。

參考文獻：

1．趙云林《怎樣建立體育檔案》第五屆中國學(xué)校體育論文報告會匯編

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關(guān)鍵詞： 影像檔案 設(shè)備 視頻 非線性編輯

隨著攝像技術(shù)的普及以及攝像器材價格的相對下降，越來越多的基層單位使用攝像設(shè)備記錄日常的公務(wù)活動。因此，影像檔案作為聲像檔案的一個分支在檔案資源中所占比重不斷上升，做好影像檔案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于這種需求，筆者所在單位正在進行影像檔案管理設(shè)備配備的前期準(zhǔn)備工作，通過對相關(guān)設(shè)備的考察了解，總結(jié)出本文所談的基層單位影像檔案管理流程與設(shè)備配置方案。

一、加強基層單位影像檔案管理

的必要性和意義

（一）時展促使影像檔案的地位日益凸顯

影像檔案是以圖像（或配有聲音）為主要記錄符號的檔案，它直接提供所記錄下來的場景和畫面，而不是通過文字描述來獲得聯(lián)想和想象。因此，影像檔案直觀的反映所記錄的內(nèi)容，其原始記錄性和證據(jù)性作用過硬；信息傳遞直觀性強，信息受眾覆蓋面廣，其傳遞的信息不受受眾文化水平的限制，更易于為普通人接受，在文化宣傳上有明顯作用。在當(dāng)代文化大發(fā)展、大繁榮的格局下，尤其是在歷史文化宣傳和體現(xiàn)親民文化上有重要意義。2010年寧夏檔案館就曾派人到中央新影、中國電影資料館查找涉寧影像檔案，征購到《中央訪問團到寧夏》、《寧夏人的喜事》等4部1950年反映寧夏歷史狀況的紀錄片。①加強影像檔案管理可以使檔案資源得到極大豐富、強化檔案資源建設(shè)，還可以提升服務(wù)水平、加強聲像檔案的安全保管能力。

（二）加強基層單位影像檔案管理，避免由攝錄人員保管、移交意識薄弱所造成的重要影像保管不利

一些單位影像檔案資料相對匾乏，無法逃脫“三不”（種類不全、數(shù)量不多、質(zhì)量不高）的困境。究其原因，不是沒有拍而是沒存好。影像信息與文字信息不同，沒有事后補救的機會，一旦錯失重要歷史瞬間，將可能成為永世遺憾。傳統(tǒng)上影像資料由于載體的特殊性以及對設(shè)備的依賴性在很多單位都是由宣傳、電教部門或網(wǎng)絡(luò)、新聞中心進行管理，檔案部門僅就其主動上交或可知的單位重大宣傳片等進行收集保管，很多珍貴影像未能歸檔。通過對一些市屬企事業(yè)單位的調(diào)查了解，攝錄人員往往認為拍攝任務(wù)完成往宣傳部門或媒體一報送用完就完了；只重視當(dāng)時的新聞效應(yīng)，往往不會主動顧及到今后長期的保管和再利用，甚至一盤帶子長時間反復(fù)用。有時隨著人員或機構(gòu)的調(diào)整，珍貴影像還可能發(fā)生流失或失控，這對影像的長期保存和開發(fā)利用十分不利。

（三）加強基層單位影像檔案管理和設(shè)備配備，為檔案部門解決設(shè)備不足難以正常開展影像檔案管理業(yè)務(wù)的尷尬局面

一些單位的檔案部門苦于沒有專業(yè)設(shè)備無法保證接收來的影像得到妥善保管，直到目前都沒能正常開展影像檔案的接收、管理工作。設(shè)備配置不足使檔案部門對于影像資料監(jiān)管困難、管理被動，很多重要影像因疏于存檔或存檔不規(guī)范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用時找不到或沒法用。有些單位即便將拍攝好的錄像帶或其他載體的影像資料交到檔案部門，但由于缺乏設(shè)備，檔案人員對于這些影像的保管無法進行有效監(jiān)察，保管不當(dāng)就可能造成文件損壞或文件格式、版本變化導(dǎo)致的不可正常讀取等現(xiàn)象的發(fā)生。因此除了爭取領(lǐng)導(dǎo)支持、加強制度建設(shè)和執(zhí)行、做好前端控制與相關(guān)部門做好協(xié)作之外，檔案部門配置相應(yīng)的管理設(shè)備十分必要。

二、影像檔案管理流程中的控制要點

雖然載體相對特殊，影像檔案管理工作的日常主要環(huán)節(jié)與普通文書檔案的接收、保管、利用、編研、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)相類似，理解起來很容易，檔案人員完全能夠勝任，只是需要具體的設(shè)備來支持。

（一）嚴把接收采集環(huán)節(jié)，保證影像質(zhì)量

因為載體和來源不同，一般常見的影像文件主要有三類：一類是以磁帶為記錄載體，另一類是由攝像機自帶的硬盤、直錄光盤或移動存儲卡為載體，第三類是經(jīng)過攝錄人員拷貝或轉(zhuǎn)換格式后的文件。為方便管理、同時符合檔案管理規(guī)定中對于影像文件的要求（《北京市檔案館電子文件接收辦法》中規(guī)定“影像文件以MPEG、AVI為通用格式”）從移交來源所獲得的影像經(jīng)過采集后，對于需要轉(zhuǎn)換視頻格式的文件要進行轉(zhuǎn)換加工，加工后進行存儲、歸檔，無需轉(zhuǎn)換格式的可直接存儲歸檔。

（二）安全保管、定期維護環(huán)節(jié)

影像保管工作主要包括三個方面：一是保管環(huán)境，分為硬件庫房環(huán)境和軟件管理系統(tǒng)；二是選擇相應(yīng)的保管設(shè)備，如光盤柜、磁盤陣列或是傳統(tǒng)磁帶；三是做好后期維護工作，如定期檢查文件的可讀性、倒帶、復(fù)制、備份、轉(zhuǎn)換等。

老式的影像磁帶在保管時要注意定期檢查、倒帶，做好溫控、防潮、防磁等工作，有條件的可以逐步轉(zhuǎn)化、備份成數(shù)字文件。電子格式的視頻文件由于視頻編碼與播放器編碼不匹配等問題有時會無法正常播放，所以收集視頻時對于相匹配的播放器也要適當(dāng)收集、對于保管中的視頻文件要注意按需轉(zhuǎn)碼以及相應(yīng)轉(zhuǎn)碼軟件的配備。

（三）編研和提供利用環(huán)節(jié)

影像檔案的利用分為兩種，一種是提供直接利用，即把所存的影像檔案直接調(diào)取提供給利用者，二是對原始檔案經(jīng)過不同程度的后期剪輯形成符合利用需求的新影像。影像檔案不同于照片和紙質(zhì)文件，它所記錄的是一個時間片段，而不是一個單獨的時間點。在這一時間片段中的所有信息不見得在利用時都需要公布、都可以公布。舉例來說就是在某個展覽上受時間限制只能展示10分鐘片長的影像，但原始片長可能有60分鐘；某段影像檔案中有一小部分不宜公開的內(nèi)容提供利用前需要先剪掉；再比如為了制作一段專題反映某一領(lǐng)域發(fā)展變遷的視頻需要從若干影像檔案中截取有用的相關(guān)片段進行合并。基于這些原因檔案部門需要使用剪輯設(shè)備來進行編研和提供利用的工作。

（四）做好編目、統(tǒng)計，進行系統(tǒng)管理

影像檔案管理的編目、統(tǒng)計工作和其他類型的檔案統(tǒng)計工作基本接近，如果業(yè)務(wù)量大用專業(yè)的檔案管理軟件或媒資管理系統(tǒng)進行為宜，業(yè)務(wù)量小也可采用Microsoft Office軟件的組件輔助人工管理的方式。Microsoft Office軟件遠比一般人想象中的功能更強大：Microsoft Access（數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)――用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和程序來跟蹤與管理信息），Microsoft Excel （數(shù)據(jù)處理程序――用來執(zhí)行計算、分析信息以及可視化電子表格中的數(shù)據(jù)），對于中小型單位檔案管理中的一般表單管理、分類統(tǒng)計、運籌計算等都可勝任。

三、基層單位影像檔案管理設(shè)備基本配置與整合方案

不同單位因為拍攝器材和拍攝需求的不同所產(chǎn)生的影像文件有一定差別，影像檔案管理的需求層次、對檔案管理的經(jīng)費投入能力的不同都會影響到對于影像檔案管理設(shè)備的選擇。一般基層單位配備應(yīng)對日常工作的影像設(shè)備要根據(jù)自身情況以及影像檔案管理的特點來進行。

（一）檔案工作影像管理設(shè)備的特點

出于開展檔案管理目的的影像工作設(shè)備配置與普通的影像制作工作存在差異。普通影像工作以“錄、采、編、播”四大流程為主，檔案管理則主要涉及“采、存、編、播”?！安伞?、“播”是共同的重點環(huán)節(jié)，檔案管理對“錄”、“編”的要求相對較弱，可剪可接、加字幕、加音軌、能做簡單編輯即可，但是“存”的設(shè)備一定要好。在經(jīng)費有限無法對每一個環(huán)節(jié)做充分投入時，檔案部門可以參考此特點對經(jīng)費進行合理分配。

選用非線性編輯（Nonlinear Edit）系統(tǒng)是技術(shù)發(fā)展的趨勢，而且更經(jīng)濟。傳統(tǒng)線性視頻編輯是按信息的記錄順序從磁帶中重放影像數(shù)據(jù)進行編輯，需要放像機、錄像機、字幕機、特技發(fā)生器等外部設(shè)備較多，工作流程比較復(fù)雜；但非線性編輯技術(shù)（簡稱非編）借助計算機進行數(shù)字化制作，幾乎所有主要工作都能在計算機中實現(xiàn)，所需外部設(shè)備相對簡單、操作更簡潔，適合檔案部門采用。而且非編對素材的調(diào)用簡便，無需在磁帶上反復(fù)尋找、打破單一的時間順序編輯限制，信息存儲位置并列平行、可按各種順序進行排列，與接受信息的先后順序無關(guān)。同時，它還有信號質(zhì)量高、制作水平高、壽命長、易于升級、易于傳播的優(yōu)勢。

2．基層單位影像檔案管理設(shè)備基本配置和選擇建議

非編系統(tǒng)由軟硬件共同構(gòu)成?；鶎訂挝挥跋駲n案管理設(shè)備基本配置可以簡化為非編軟件（有時還需轉(zhuǎn)碼軟件）+采集卡+PC工作站+存儲設(shè)備（磁盤陣列、光盤柜）。通過這些基本配置足以實現(xiàn)檔案部門對本單位日常業(yè)務(wù)中形成的影像文件的接收、保管以及編輯、調(diào)用，工作人員技術(shù)過關(guān)的情況下也可以完成檔案專題短片的制作。如果庫藏老式磁帶數(shù)量較多則需加配放像機以完成采集工作；影像檔案數(shù)量龐大的可以選擇專門的媒資管理系統(tǒng)相配合，以實現(xiàn)各功能的總體控制；條件允許的情況下還可以配備如監(jiān)聽音箱、專業(yè)監(jiān)視器、非編鍵盤等設(shè)備，以方便后期編輯預(yù)覽、輸出。針對不同的信號源和用戶的需求層次可有不同的配置方法。比如收集來的影像信號源有高、標(biāo)清之分；用戶對影像加工的不同需求也會影響設(shè)備的配置――總后檔案館數(shù)字影像工作室從專業(yè)角度來看，其設(shè)備和技術(shù)力量就已達高端影像工作室水平。②

市售主流軟件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。筆者認為價格不能作為唯一的判定因素，所謂的“廣播級”、“專業(yè)級”、“消費級”分級也不能作為檔案部門選擇非編產(chǎn)品的硬性標(biāo)準(zhǔn)。消費級主要面向家庭和個人使用者，在此不做討論。廣播級、專業(yè)級的區(qū)別不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指標(biāo)。例如，專業(yè)級非編通常不具備SDI接口，數(shù)字接口多采用1394、HDMI這些消費級接口，視頻處理通常采用8bit或10bit量化。當(dāng)然隨著技術(shù)進步，視音頻的處理質(zhì)量總在不斷提升，比如DV50曾經(jīng)是典型的廣播級格式，現(xiàn)在已成為專業(yè)級設(shè)備的標(biāo)配。廣播級非編永遠采用最高端的技術(shù)，提供最高質(zhì)量的視音頻處理；產(chǎn)品多以整機交付，提供整機售后服務(wù)；采用幀內(nèi)壓縮（4:2:2或4:4:4采樣格式），多代復(fù)制性能更好；提供面向多種應(yīng)用的專用功能模塊，具有網(wǎng)絡(luò)化擴展能力和嚴密的管理功能。專業(yè)級產(chǎn)品大多是提供板卡+軟件，提供板卡售后服務(wù)；專業(yè)級產(chǎn)品只采用簡化的處理方式；用戶的制作流程相對簡單，基本無多代復(fù)制的需求，對采樣格式和GOP結(jié)構(gòu)不敏感；專業(yè)級非編多使用幀間壓縮（4:1:1或4:2:0采樣格式）；另外和廣播級產(chǎn)品對數(shù)據(jù)安全處理級別也不同。各單位可以根據(jù)自己的經(jīng)濟實力以及實際需要進行選擇。

經(jīng)過研究比對，從軟件的穩(wěn)定性、易操作性、對中文語言環(huán)境支持以及視、音頻格式兼容性、素材模板等方面考慮筆者認為采用大洋ME系列或EDIUS系列非編軟件更適合檔案部門對影像檔案的管理特點。他們隨機支持多制式混合編輯，可在同一時間線上混合編輯NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱詞功能；能支持導(dǎo)入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持導(dǎo)出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按檔案要求進行統(tǒng)一管理和提供利用。

3．整合解決方案

在檔案管理資金充足的情況下，尋找合適的技術(shù)廠商做整體解決方案是最理想的狀態(tài)。比如索貝的MAMSpace媒資網(wǎng)解決方案和大洋的iMAM2浩博聲像管理系統(tǒng)都是不錯的選擇，浩博聲像管理系統(tǒng)還在天津、呼和浩特、撫順、長沙、武漢等地的多家檔案館得到采用，具有豐富的實踐經(jīng)驗。雖然前期投入比購買前述簡單方案中的設(shè)備要大，但是采用整合系統(tǒng)的好處是可以得到廠商的系統(tǒng)培訓(xùn)，設(shè)備之間的技術(shù)銜接也可以得到更專業(yè)的指導(dǎo)，便于后期維護。

在這個大發(fā)展、大繁榮的時代里，社會對檔案工作者提出了更高的要求。為實現(xiàn)對影像檔案的有效管理，檔案工作者要順應(yīng)時展，掌握影像檔案的管理技術(shù)，了解影像檔案的形成過程，有的放矢地爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案部門配備相應(yīng)的專用設(shè)備或允許檔案部門與其他部門共用本單位、本系統(tǒng)的影像管理設(shè)備，做好影像檔案的管理工作；力爭將更多有價值的影像納入檔案部門的管理中，做好妥善保存、開發(fā)利用，發(fā)揮其最大效用。

注釋：

①李傳芳.寧夏加大影像檔案征集力度[J].蘭臺世界,2011(1月上):41.

②耿志東,鄧昌軍.主動出擊 開創(chuàng)影像檔案管理新天地[N].中國檔案報,2011年5月5日,第三版.

參考文獻：

1.衛(wèi)奕.影像檔案與歷史研究[J].軍事歷史研究,2010(增):86-89.

篇5

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段   

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（mis的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。   

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。   

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。   

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。   

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段   

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。   

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。   

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。  

三、電子文件階段   

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。   

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》gb／t17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。   

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：   

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。   

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。   

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。   

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。   

篇6

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻標(biāo)識碼：A

根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS?的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻

篇7

1設(shè)備投資與技術(shù)要求

1縮微技術(shù)：設(shè)備投資大，使用技術(shù)復(fù)雜。

一套完整的縮微設(shè)備需要投資約一百多萬元，用房約近100平方米。縮微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術(shù)高、精度高，需要專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)專門培訓(xùn)過的工作人員才能操作。

2光盤技術(shù)：設(shè)備簡單，易推廣普及。

光盤技術(shù)對設(shè)備的要求不高，在一般檔案館現(xiàn)有機設(shè)備上再附加一些設(shè)施即可。光盤管理系統(tǒng)具有很強的實用性，其功能設(shè)計完全可以依據(jù)檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習(xí)慣，整個系統(tǒng)可以緊密結(jié)合實際。光盤管理系統(tǒng)使用方便，采用菜單式人機對話方式，操作人員稍加培訓(xùn)，即可按照提示進行操作。

2復(fù)制存儲與成品保存

1縮微技術(shù)：復(fù)制工藝過程復(fù)雜，縮微品保存條件要求苛刻。

縮微拍攝的工藝過程較為復(fù)雜，要求很高，需要工作人員長時間的操作練習(xí)。在復(fù)制過程中，人、設(shè)備、材料、操作、環(huán)境等因素及每一個環(huán)節(jié)都縮微膠片質(zhì)量。從上來說，縮微品可以長期保存，但縮微品保存條件要求相當(dāng)苛刻?？s微品庫房環(huán)境溫濕度必須保持在一定范圍內(nèi)，還要定期卷片防止發(fā)生粘連。

2光盤技術(shù)：錄入快速、精確，保管方便、簡單。

光盤技術(shù)的復(fù)制錄入較為簡單，只需稍加培訓(xùn)就可操作。錄入手段較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點是快速、精確。一般A0幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達500DPI，只要幅度不大于A0，長度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標(biāo)準(zhǔn)A0圖分辨率300DPI約需80秒。

光盤存儲密度高，一張525英寸的光盤能存儲1000多兆的字節(jié)，相當(dāng)于存放上萬頁的A4文件或相當(dāng)于13盤16毫米縮微膠卷的存儲量。光盤體積小，對環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強，即使在平常環(huán)境下也能長期保管。

二、檔案利用工作現(xiàn)代化過程中縮微技術(shù)與光盤技術(shù)的對比分析

1檔案檢索與信息輸出

1縮微技術(shù)：檢索較慢，輸出費時。

一般情況下，膠片是以張或卷為單位進行編目，這樣查閱時必然要翻閱大量的卡片，效率很低?？s微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復(fù)印等設(shè)備，費時，費力。

2光盤技術(shù)：檢索快速、準(zhǔn)確，輸出靈活、方便。

利用計算機對光盤進行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可謂快速、準(zhǔn)確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)，對幾萬數(shù)據(jù)進行查詢。在查詢中，可以根據(jù)自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個名稱進行組合?？蛇M行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。

光盤的輸出更加方便、準(zhǔn)確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計算機很方便地輸出，對一些數(shù)據(jù)還可以進行統(tǒng)計后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設(shè)備，如針式打印機、噴墨打印機、激光印字機等?，F(xiàn)在由于采用了高質(zhì)量噴墨打印機而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。

2憑證作用與效力

1縮微技術(shù)：縮微品具有法律效力，可作憑證使用。

《檔案法實施辦法》對檔案縮微品的法律地位作了規(guī)定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復(fù)制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！笔澜缟嫌行﹪液偷貐^(qū)，允許縮微品作為法律上的原始證據(jù)，如：日本、美國、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國、意大利等國。

2光盤技術(shù)：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。

光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認為光盤技術(shù)是將原件上的文字、圖像經(jīng)處理后以數(shù)字形式存儲，容易在輸入輸出時被刪改，故光盤存儲的檔案不具有法律憑證效力。正如美國國家檔案與文件管理局《關(guān)于數(shù)字圖像與光盤數(shù)據(jù)貯存系統(tǒng)的報告》中所說：“聯(lián)邦法院更愿意接受機構(gòu)在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據(jù)”。加拿大的有關(guān)章程也提到，數(shù)字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國大多數(shù)政府檔案館限制數(shù)字圖像技術(shù)用于永久保存的公共檔案。 三、縮微技術(shù)：與光盤技術(shù)。光盤技術(shù)：前景廣闊。

1縮微技術(shù)在保存期限、效力、標(biāo)準(zhǔn)化等方面優(yōu)于光盤技術(shù)，具有頑強的生命力。

與光盤技術(shù)相比，縮微技術(shù)是一項成熟的技術(shù)，已實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不少國家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報，它還被廣泛應(yīng)用于辦公室工作和出版發(fā)行等工作。

縮微品的保存期限較長。據(jù)有關(guān)材料記載：“國外有關(guān)試驗結(jié)果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達500年以上”，也有的說一般可保存100到150年。光盤技術(shù)發(fā)展至今，對其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長期保存。但多數(shù)專家認為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時間內(nèi)，縮微技術(shù)還將因存儲方面的優(yōu)越性繼續(xù)存在下去，和光盤技術(shù)一起促進我國檔案管理化的發(fā)展。

2光盤技術(shù)發(fā)展咄咄逼人，應(yīng)用前景廣闊。

光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)越性是縮微技術(shù)無法與之相提并論的。，光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢正以咄咄逼人之勢迅猛發(fā)展。

光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可實現(xiàn)檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網(wǎng)際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現(xiàn)代化管理。可以對檔案實行原文管理，在不動用原文的情況下，實現(xiàn)檔案的查詢、復(fù)制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準(zhǔn)確、靈活多樣，且可實現(xiàn)模糊檢索。統(tǒng)計功能齊全，可進行各種館藏統(tǒng)計和檔案利用統(tǒng)計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。

光盤是兼有數(shù)字記錄和模擬記錄優(yōu)點的存儲介質(zhì)，不僅可以記錄數(shù)據(jù)，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲檔案目錄，而且可以存儲檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節(jié)省人、財、物，還可加大開發(fā)利用檔案信息的廣度和深度。

光盤的應(yīng)用將加速檔案管理現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代機技術(shù)日新月異的發(fā)展，光盤技術(shù)的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。其長壽耐用、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也可望逐步解決?？傊獗P技術(shù)是一種很有發(fā)展前途的現(xiàn)代信息存儲和利用技術(shù)，它在檔案管理現(xiàn)代化進程中有廣闊的應(yīng)用前景。

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1《中華人民共和國檔案法》

2《中華人民共和國檔案法實施辦法》

3《歐美利用光盤技術(shù)保存檔案》，刊于《檔案》1998年第7期，王健、黃貴蘇著。

篇8

一、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的作用簡介

由于居民健康檔案是一份動態(tài)信息，隨時都會發(fā)生變化，所以建立居民健康檔案是一項長期的工作，要在健康檔案使用的過程中對建立的方式不斷探索與創(chuàng)新。所以我們設(shè)計并完成了基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的社區(qū)居民健康檔案的管理系統(tǒng)，接下來我們對此操作系統(tǒng)進行具體闡述。

我們所創(chuàng)建的社區(qū)居民健康管理系統(tǒng)由五個功能模塊組成，包括檔案管理、信息服務(wù)、家庭監(jiān)護、信息傳遞和系統(tǒng)管理，居民健康檔案根據(jù)普通患者、兒童患者和心腦血管疾病患者三種群體進行分類。

社區(qū)居民健康系統(tǒng)的五個模塊所產(chǎn)生的功能具體如下：

檔案管理模塊的主要功能是既可以生成和打印所需要的檔案報告，還可以進行檔案的修改、添加和刪除。信息服務(wù)模塊利用了先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)把社區(qū)服務(wù)中心和用戶家庭關(guān)聯(lián)起來，在社區(qū)居民從網(wǎng)上查詢所需醫(yī)療信息的同時還可以將自己的健康信息情況上傳到服務(wù)中心，這樣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心就可以及時地了解社區(qū)居民用戶當(dāng)前的健康情況，并根據(jù)實際情況對社區(qū)居民制定出合理的康復(fù)計劃。家庭監(jiān)護，這個模塊主要是針對社區(qū)的獨居老人以及患有心腦血管疾病的老人，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心通過先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對有需要的家庭進行監(jiān)護，防止和減少意外情況的發(fā)生。信息傳遞，主要是使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成社區(qū)醫(yī)院和中心醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)互通，如果病人需要在大中型醫(yī)院進行治療，那么醫(yī)院醫(yī)生就可以將所需要的病歷檔案通過網(wǎng)絡(luò)及時地獲取，同時社區(qū)醫(yī)生也可以通過互通網(wǎng)絡(luò)來獲得中心醫(yī)院專家的技術(shù)支持和指導(dǎo)。系統(tǒng)管理的主要功能是社區(qū)居民用戶用來對信息進行修改、添加和刪除，以及社區(qū)用戶設(shè)置權(quán)限，修改用戶密碼和對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和還原。

二、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全

社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全主要從三個方面來進行控制，即操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理和應(yīng)用程序。用戶登錄時采用雙密碼，一個密碼進入應(yīng)用程序，另一個密碼用來進入數(shù)據(jù)庫，雙密碼的主要作用是防止其他人僅用一個密碼就可以直接打開應(yīng)用程序并進入數(shù)據(jù)庫。

用戶進入管理系統(tǒng)的主要流程是：首先用戶要用一個賬號來連接注冊表，在注冊表中查找是否有此用戶，如果有，系統(tǒng)將用戶輸入的密碼與系統(tǒng)進行比對，密碼正確用戶就可以進入應(yīng)用系統(tǒng)并將第二層數(shù)據(jù)庫密碼解密，然后系統(tǒng)把該用戶ID和密碼再次進行比對，正確則進入數(shù)據(jù)庫，如果錯誤就退出系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)密碼是由用戶本人進行設(shè)置和更改，用戶的ID號是系統(tǒng)的管理員進行分配。

三、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的表現(xiàn)方式

首先是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫主要是把居民家庭住址、社區(qū)醫(yī)生安排、常見疾病和體檢情況等基本信息情況進行記錄。在系統(tǒng)中，我們把居民的姓名、年齡、聯(lián)系電話等個人信息存放在居民基本信息表里，在社區(qū)服務(wù)中有需要的時候可以快速從表中提取。

接下來是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器終端，社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)是運行在Windows2000應(yīng)用程序所提供的進程，其中主要用到了COM組件，因此這個服務(wù)器終端的應(yīng)用程序沒有應(yīng)用界面。

社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)在原有的兩層服務(wù)器結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上添加了新的業(yè)務(wù)邏輯層，運用了三層服務(wù)器的結(jié)構(gòu)設(shè)計。業(yè)務(wù)邏輯層主要是把數(shù)據(jù)庫和客戶端鏈接起來，起到相互傳送信息的作用，數(shù)據(jù)庫既可以收到客戶端發(fā)來的請求，又可以將處理結(jié)果發(fā)送回客戶端。因此新填入的業(yè)務(wù)邏輯層在提高工作效率的同時又減輕了整體服務(wù)器的工作負擔(dān)。在管理系統(tǒng)中，連接數(shù)據(jù)庫、打開記錄集和對字段或字段集的操作主要是使用ADO屬性和方法，因為將來如果需要對程序進行擴展完善，一定會需要對參數(shù)的查詢和存儲功能，所以在設(shè)計服務(wù)器終端的同時，也為這些屬性進行了保存。

篇9

1 信息技術(shù)對高校檔案管理的意義

1.1 信息技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)高校檔案的大容量儲存

在高校檔案管理工作中有效地應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達成海量信息的存儲，使得工作人員能夠較好的來對應(yīng)管理不同類型的檔案信息。在以前實施檔案管理工作重點是應(yīng)用手工來進行分類整理，不僅工作任務(wù)繁重，并且還顯現(xiàn)出較低的工作效率。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達成自動化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，并能夠促進檔案管理人員工作效率與質(zhì)量的提升，其僅需在計算機中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，就可以達成重復(fù)使用。另外，在系統(tǒng)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)之后，僅能夠有著報表的自動生成，并來統(tǒng)計和分析相關(guān)的信息，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。

1.2 信息技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案管理人員提供工作上的便利

在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)之后，可使檔案管理人員自以往固有的繁復(fù)手工勞動的當(dāng)中走出來，并使其工作重點導(dǎo)入到匯聚和編撰資料當(dāng)中，如此一來就能夠較好提升檔案資源的整體性和豐富性，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。另外，匯聚分類、開發(fā)應(yīng)用檔案也是一種繁復(fù)的工作，倘若檔案管理平臺缺乏完備性，則工作效率與質(zhì)量也會較低。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，即可達成檔案資源的共享。首先教師能夠以自我所具有的權(quán)限來對相關(guān)的資料進行瀏覽和下載；其次，工作人員也可通過網(wǎng)絡(luò)傳遞交接相關(guān)檔案資料，以此來對于高校整體的各項工作的質(zhì)量與效率進行有效提升。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校檔案管理觀念落后

在以往不少高校的高層管理者通常會關(guān)注于教學(xué)與科研工作方面，而忽視了檔案信息自身所具有的作用與價值。教師也是全身心投入到平時的教學(xué)實踐當(dāng)中，不注重建設(shè)與管理檔案信息資源，認為自己與檔案管理工作沒有工作交集，滯后的檔案管理理念讓所建設(shè)的檔案信息顯得不完備，各類時間較長的信息資料都累積了起來，難以進行有效管理。導(dǎo)致產(chǎn)生了缺乏的實用性的檔案信息，對于檔案信息的客觀真實性直接構(gòu)成了影響。。

2.2 高校檔案管理模式陳舊

伴隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，檔案信息資源已升華成為了社會進步的戰(zhàn)略型發(fā)展資源。但是，部分高校還具有著較為滯后檔案信息管理方式 依然應(yīng)用手工來對檔案進行分類整理，既有較大的工作量，而且質(zhì)量與效率也較難提升，也未有專門的的檔案信息資源庫。同時“注重于管理，不注重于服務(wù)”也形成了在日常管理中的單一化，使得查閱檔案時手續(xù)較為繁瑣，未能較好的利用好檔案信息。

2.3 高校檔案管理水平整體低下

現(xiàn)今因為部分高校仍然在應(yīng)用以往固有的人工管理檔案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查閱，管理的質(zhì)量與效率較低。另外此種方式，會讓較多的人接觸到檔案，難以保證檔案的保密。并且不便于保存、查閱、更新檔案，并直接造成了檔案的長期的累積，形成了就會較多的檔案資料的存儲，不便于保存、查閱、更新檔案。

3 信息技術(shù)在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)中硬技術(shù)的應(yīng)用

高校檔案管理工作中應(yīng)充分應(yīng)用計算機、移動硬盤、打印機等多種輔助設(shè)備，能夠有助于工作人員順利實施檔案管理工作。在以往固有的檔案管理工作，是應(yīng)用手工的方式來匯聚和處置檔案資料數(shù)據(jù)，使得工作量較大，而且形成了工作效率低下。巨大的檔案信息量使得查閱時較為困難。而在應(yīng)用和推廣信息技術(shù)之后，在高校檔案管理工作大都配置起了計算機及其輔助設(shè)備，能夠使得工作人員直接從網(wǎng)絡(luò)來獲取需要的資料信息，并轉(zhuǎn)換和制作為電子版文件進行存儲，以此來達成檔案資料的數(shù)字化形式。電子文件不僅方便存儲和保管，而且不占用保管的空間。由于電子文件是新型的信息載體，近數(shù)年以來，現(xiàn)今的電子檔案已經(jīng)逐漸替代了原先的紙質(zhì)檔案。學(xué)校所榮獲的各類獎品，因為保管過程中會出現(xiàn)破損和陳舊等情況，所以應(yīng)該拍攝出視頻或是照片來進行影像保存，另外所榮獲的各種紙質(zhì)的獎狀與證書等，能夠制作成掃描件作為電子文檔保存到計算機中。

3.2 信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用

即使是早期的文件系統(tǒng)也能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔進行有效的存儲，由于此部分文件具有著繁瑣的數(shù)據(jù)信息，在共享數(shù)據(jù)和檢索信息等諸多方面都有著部分的弊端，因此難以進行的范圍的應(yīng)用推廣。在當(dāng)今信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展趨勢下，為能較好的在檔案管理工作顯現(xiàn)出電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫的作用。應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)的能夠較快的達成消除數(shù)據(jù)信息的冗余消除、有效檢索信息、存儲和共享信息。在高校構(gòu)建起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫，能夠較好的應(yīng)用計算機自身的快速檢索、密集存儲的功能，既可有效提升高校檔案信息的保密性，還可有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。作為世界性的計算機網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是自規(guī)模不同、類型相異的計算機網(wǎng)絡(luò)所匯合構(gòu)成的。由于計算機網(wǎng)絡(luò)化的普及，產(chǎn)生了共享的信息資源，隨著持續(xù)性發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在設(shè)備的配置及技術(shù)方面性能互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都可達成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)既可達成傳遞、接收、匯聚數(shù)據(jù)檔案，還可達成真正意義上的共享網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)，并使得高校檔案管理工作效率與質(zhì)量得到較大提升。

篇10

關(guān)鍵詞：工作流；檔案管理；ERMS

中圖分類號：TP311文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)13-3063-05

Research and Application of Customization-Supporting Workflow Based on ERMS

FAN Xue-ying

(Automation Research Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Research and explore a customization-supporting workflow based on ERMS. First, introduced the design ideas and technical line of the customization-supporting workflow subsystem .And detailed designed the workflow subsystem in the Three-tier system. And then as an example of the archive operations in the ERMS to achieve specific of the customization-supporting workflow, and demonstrated the effect.

Key words: workflow; file management;ERMS

中國石油檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱ERMS）是中國石油統(tǒng)一的檔案管理平臺和檔案信息資源共享平臺。檔案管理流程復(fù)雜、業(yè)務(wù)涉及層面廣，特別是一些密級高、利用價值高的檔案文件，需要在各分公司之間、分公司和總部之間以及總部和國家相關(guān)部門之間進行共享，而且各分公司的檔案管理流程不盡相同，這就使管理業(yè)務(wù)跨度大、管理流程差異大，需要靈活的工作流管理策略的支持。

早期的基于工作流技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)大多采用了固定流程的開發(fā)方式，在系統(tǒng)開發(fā)之前，先對客戶的實際業(yè)務(wù)流程進行建模分解，以抽象出來的工作流為模板，嚴格按照流程規(guī)定進行開發(fā)。我們把按照這種方式實現(xiàn)的系統(tǒng)稱為定制式系統(tǒng)。由于業(yè)務(wù)流程固定，一旦有更改需求，就可能造成系統(tǒng)大規(guī)模的改動，使得系統(tǒng)維護難度大，費用高。為了克服定制式系統(tǒng)的弊端，許多著名的軟件廠商與研究機構(gòu)紛紛提出了多種解決方案。這些方案采用不同方法，不同程度的實現(xiàn)了從固定工作流程到可定制流程的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了工作流的可定制性。

ERMS采用可定制工作流技術(shù)，使得系統(tǒng)能夠處理復(fù)雜多變的管理流程。業(yè)務(wù)人員能夠通過可視化的方式分析和定義業(yè)務(wù)流程。在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時，能夠在較少修改甚至不修改原來應(yīng)用的情況下，僅通過適當(dāng)調(diào)整或重新定義工作流程就能滿足變化后的需求。

1可定制工作流設(shè)計方案

1.1技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

通過分析，該文得到如圖1所示的工作流架構(gòu)。

1.2數(shù)據(jù)層設(shè)計

工作流過程定義信息、工作流實例信息，組織模型定義信息以及系統(tǒng)日志，以特定的實體形式保存在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中。主要的數(shù)據(jù)庫表有以下六種：

1）工作流過程定義表（tblWorkFlowProcessDefinition）：保存過程定義主要信息，如，流程Id（ProcessId）等。相當(dāng)于一個流程模板。

2）工作流活動定義表（tblWorkFlowActivityDefinition）：流程圖導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫后活動Id（ActivityId）等相關(guān)信息存放在該表當(dāng)中。一個工作流過程定義，由若干活動(Activity)組成。工作流程中每一個活動保存為一條記錄。

3）工作流變遷定義表(tblWorkFlowTransitionDefinition)：流程圖導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫后變遷Id（TransitionId）等相關(guān)信息存放在該表當(dāng)中。

4）工作流過程實體表（tblWorkFlowProcessInstance）：工作流流程啟動后，會生成相應(yīng)的過程實例。該過程實例的相關(guān)信息存儲在本表中。當(dāng)前工作流狀態(tài)和當(dāng)前操作者可以用來追蹤工作流實例的運行狀況。

5）工作流活動實體表（tblWorkFlowActivityInstance）：工作流流程啟動后，按照流程設(shè)置執(zhí)行每個活動，執(zhí)行到某個活動時，將按照過程定義，生成對應(yīng)活動的實例。

圖1工作流架構(gòu)

6）工作流變遷實體表（tblWorkFlowTransitionInstance）：存放工作流變遷實例的相關(guān)信息。表關(guān)系如圖2、3所示：

圖2定義表關(guān)系

1.3邏輯層設(shè)計

業(yè)務(wù)邏輯層設(shè)計工作流引擎核心類。從圖4可以看出，工作流引擎所涉及到的核心類有七個：過程定義類ProcessDefinition.cs、活動定義類ActivityDefinition.cs、變遷定義類TransitionDefinition.cs、活動實例類ActivityInstance.cs、過程實例類ProcessInstance.cs、變遷實例類TransitionInstance.cs，流程類型類EnumProcessType.cs。

一個工作流過程定義類對應(yīng)多個工作流活動定義類;一個工作流過程定義類可以實現(xiàn)多個過程實例，過程實例由多個活動實例組成;一個工作流定義流轉(zhuǎn)方向由多個工作流轉(zhuǎn)換條件類定義。

1.4展現(xiàn)層設(shè)計

通過開發(fā)自定義控件ApprovalCommit.ascx，將工作流功能封裝為組件，向ERMS業(yè)務(wù)模塊提供工作流管理功能。實現(xiàn)開發(fā)控件的可復(fù)用性，大大減少了開發(fā)工作量和維護成本。

用戶控件ApprovalCommit.ascx操作整個工作流的流轉(zhuǎn)，進而實現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的管理。具體方法是，向業(yè)務(wù)表單添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，設(shè)置ProcessType屬性，該屬性為枚舉類型，表示當(dāng)前系統(tǒng)支持的流程類型，用來獲得指定的流程模板的相關(guān)信息。控件為業(yè)務(wù)頁面提供一個“工作交接”的操作區(qū)域，并在后臺提供啟動流程及提交活動的方法：啟動新流程方法（StartNew Process()和StartNewProcessAndCommit()）和提交流程的方法（Commit()），用來對工作流的流轉(zhuǎn)和狀態(tài)進行控制。

圖3實體表關(guān)系

圖4工作流引擎核心類設(shè)計

2可定制工作流在ERMS歸檔業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

ERMS的主要用戶功能包括檔案查詢、工作助理、收集整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、應(yīng)用管理和系統(tǒng)管理。其中，工作助理、收集整理、檔案保管和檔案利用四大模塊都采用了可定制工作流進行流程管理。下面就以其中的收集整理中的歸檔業(yè)務(wù)為例，詳細介紹可定制工作流在ERMS中的應(yīng)用。

2.1工作流程分析及過程定義

參照工作流過程定義，對流程進行抽象：歸檔流程整體抽象為一個“過程定義”。歸檔流程中，有三個步驟，分別為:歸檔部門人員收集歸檔信息，歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核，檔案部門人員審核，這三個步驟分別抽象為三個“活動”，均需要人工參與完成。在各個活動之間有若干連接線，表示活動的流轉(zhuǎn)過程，將這些連接線抽象成為“變遷”?！皻w檔部門人員收集歸檔信息”活動出發(fā)，有一條變遷，流轉(zhuǎn)到下一步活動?！皻w檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”活動出發(fā)，有兩條變遷，按照哪一個變遷流轉(zhuǎn)與審核是否通過有關(guān)。為了表達這個變遷條件，將“是否通過”抽象為一個變量A，A的值是否等于0決定了下一步活動，A不為0表示“通過”，反之，A為0表示“退回”?！皺n案部門人員審核”活動發(fā)出的變遷也有兩條，變遷條件與“歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”相同。

為了完成三個活動，需要開發(fā)對應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯應(yīng)用程序。為人工參與的活動開發(fā)對應(yīng)的表單頁面以及表單數(shù)據(jù)處理程序。抽象本過程定義相關(guān)資源：兩個應(yīng)用程序，分別命名為“歸檔事宜”，“工作提示”。

最后，抽象參與執(zhí)行本過程定義所需的參與者，“歸檔部門人員收集歸檔信息”為過程實例發(fā)起人，“歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”的參與者是角色“管理員”，“檔案部門人員審核”參與人是角色“超級管理員”。

歸檔流程圖如圖5所示。

2.2工作流程業(yè)務(wù)邏輯的實現(xiàn)

過程定義完畢之后，要根據(jù)過程定義開發(fā)相應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯。歸檔流程中主要業(yè)務(wù)是由若干流轉(zhuǎn)與審批過程組成的，需要保存的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都是與歸檔信息及審核有關(guān)的內(nèi)容。

圖5歸檔流程

向業(yè)務(wù)表單添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，設(shè)置ProcessType屬性，該屬性為枚舉類型，表示當(dāng)前系統(tǒng)支持的流程類型，用來獲得指定的流程模板的相關(guān)信息。對于歸檔流程，ProcessType屬性設(shè)置為“EnumProcessType.歸檔流程”。

2.3實際應(yīng)用效果

1）定制歸檔業(yè)務(wù)工作流：業(yè)務(wù)人員根據(jù)本公司實際歸檔業(yè)務(wù)流程，在“流程模板管理”頁面“新建模板”或者選擇符合本公司業(yè)務(wù)流程的模板，系統(tǒng)通過權(quán)限控制，實現(xiàn)流程模板與歸檔單位的一一對應(yīng)。如圖6。

圖6流程模板管理界面

2）歸檔部門用戶登陸進入“歸檔事宜”頁面，新建預(yù)歸檔檔案,進行信息填寫并提交任務(wù)，如圖7。

圖7預(yù)歸檔檔案信息界面

3）活動指向的歸檔審核人員在其“工作提示”下的“待辦任務(wù)”列表中查看已提交的任務(wù)，如圖8。

圖8工作提示界面

審核人員點擊任務(wù)名稱，進入檔案信息頁面，審核預(yù)歸檔文件信息，確認是否可提交到檔案部門。

4）同樣，活動指向的檔案部門審核人在其任務(wù)提示下的“待辦任務(wù)”列表中查看已提交的任務(wù)，如圖9。

圖9工作提示界面

檔案部門人員點擊任務(wù)名稱，進入檔案信息頁面，對歸檔部門提交的預(yù)歸檔條目進行審核，確認無誤后完成電子文件歸檔操作。至此，歸檔流程結(jié)束。

3結(jié)論

本文提出了一套設(shè)計成熟、開發(fā)簡單的可定制工作流的實現(xiàn)方案。本方案實現(xiàn)了工作流的可定制性，很好地滿足了中國石油分公司多，不同分公司之間業(yè)務(wù)流程差異大帶來的需求。

隨著研究的深入，對可定制工作流的穩(wěn)定性、安全性、擴展性，以及基于工作流的企業(yè)信息系統(tǒng)集成的研究將是下一步主要工作。

參考文獻：

[1]于洋.基于可定制工作流的OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].大連:大連理工大學(xué),2008.