導語：如何才能寫好一篇工程項目檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）對工程檔案管理不夠重視

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

（二）檔案資料編制質量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規(guī)范、標準執(zhí)行，導致歸檔資料質量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產生到歸檔要經歷相當長的時間，經過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質量的措施

（一）領導重視是做好工程項目檔案管理的前提

工程項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調、有力的原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領導責任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調一致的工程項目檔案管理網絡。

(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術文件整理的檢查與指導

考慮到技術文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術文件就是應付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應施工過程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發(fā)放技術文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標準。對各施工單位技術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

(四)加強對有關人員的培訓

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第一條為加強水利工程建設項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關業(yè)務建設規(guī)范，結合水利工程的特點，制定本規(guī)定。

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。

第二章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協(xié)議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業(yè)務主管部門,認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導職責。

第八條勘察設計、監(jiān)理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

第九條工程建設的專業(yè)技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監(jiān)督檢查關，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。

第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規(guī)范要求。即內容應完整、準確、系統(tǒng)；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。

第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；

（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。

第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

第四章檔案驗收

第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。

第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內容。

第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設實際情況）；

（五）根據水利工程建設規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。

第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗收結論。

（五）驗收組成員簽字表。

第五章附則

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關鍵字：重點水利工程 檔案管理

水利工程是國民經濟重要基礎設施，與經濟建設及人民群眾生命財產安全息息相關，關系到廣大人民群眾最現(xiàn)實最直接的利益。加強水利建設，提供安全的水環(huán)境，有利于社會環(huán)境的穩(wěn)定和發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。各級政府十分重視水利工程建設，不斷加大投入，興修水利設施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災等級等，其在保障城市人民生活正常進行和預防及抵御自然災害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點建設竹銀水源工程、白蕉聯(lián)圍、小林聯(lián)圍、乾務赤坎大聯(lián)圍和中珠聯(lián)圍等水利工程項目。竹銀水源工程是貫徹落實國務院批準的《保障澳門、珠海供水安全專項規(guī)劃報告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關鍵工程。

水利項目檔案是水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水利工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當?shù)亟洕ㄔO和水務事業(yè)發(fā)展提供服務，所以，做好水利項目檔案工作對推動當?shù)亟洕沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案數(shù)量大、載體多樣、保存價值高。當前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：

一、建立項目檔案管理組織架構

項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規(guī)模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統(tǒng)一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能高質量完成這些工作要求的。

二、加強與檔案行政管理部門的聯(lián)系，尋求密切的檔案業(yè)務指導

要使工程項目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯(lián)系，接受檔案業(yè)務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當?shù)貦n案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并由監(jiān)理形成書面意見報當?shù)貦n案局和建設單位備案。當然，業(yè)務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監(jiān)督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監(jiān)督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業(yè)務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業(yè)務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規(guī)劃。

三、項目檔案管理工作與工程項目建設同步

項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統(tǒng)歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監(jiān)理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協(xié)調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數(shù)歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統(tǒng)一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統(tǒng)一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監(jiān)督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監(jiān)控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現(xiàn)場監(jiān)督指導，督促監(jiān)理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。

四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理

項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監(jiān)理、施工合同或協(xié)議時，設立專門條款，明確規(guī)定設計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數(shù)、竣工圖的套數(shù)、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規(guī)定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監(jiān)理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監(jiān)控。

五、深入現(xiàn)場收集檔案資料

水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應親臨施工現(xiàn)場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現(xiàn)場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯(lián)系，爭取配合，做到該簽證的就現(xiàn)場簽證，該取樣的就現(xiàn)場取樣，該檢查的就現(xiàn)場檢查，該記錄的就現(xiàn)場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。

檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因為駐地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監(jiān)理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。

六、強化審查，嚴格驗收項目檔案

根據《國家檔案局 國家發(fā)展和改革委員會關于印發(fā)的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監(jiān)理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規(guī)定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當?shù)貦n案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。

總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學習的過程，只有經過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

參考文獻：

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摘 要 工程項目檔案記錄整個工程傳承、創(chuàng)新和發(fā)展，是項目的真實反映和描述，也是單位維權的憑證和依據。

關鍵詞 工程項目 檔案管理 存在問題及對策

工程項目檔案記錄了工程項目建設相關成果，有利于項目的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在以及未來的信息媒介。促進企業(yè)工程項目檔案的有效管理是非常值得探討的議題。

一、充分認識加強工程項目檔案管理的重要意義

根據國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會聯(lián)合《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，工程檔案驗收是項目竣工驗的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設項目竣工驗收的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大效益。

工程項目相當于一個類型的信息資源庫，不僅僅是項目建設的真實反映和描述，還是項目建設發(fā)展的重要基礎以及借鑒資料，也可以作為建設單位維權的憑證或者依據。

（一）加強項目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件。項目建設檔案工作是項目工程建設的重要組成部分，無論是創(chuàng)建優(yōu)質工程獎，亦或是項目建設驗收，都迫切需要檔案的支撐。工程上，在竣工驗收階段，原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質量的重要子項，項目檔案驗收不合格，全盤否定該項目總體驗收計劃。

（二）要提高項目建設的管理水平，必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的，是工程的建設過程、結果以及竣工后各項建設的重要參考資料，從這些資料中可以總結經驗提高水平，完善從設計到運行的每一個環(huán)節(jié)。各級領導必須要高度重視建設項目檔案工作；加強對建設項目檔案工作的組織領導；定期召開建設項目檔案工作會議；加強建設項目檔案管理制度建設。

（三）企業(yè)要想持續(xù)發(fā)展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由當進法國一家橋梁公司承建，至今已有八十多年歷史，橋體出現(xiàn)故障，需要維修，找遍了市檔案館的檔案，無法找到橋相關的檔案，卻在法國的這家橋梁公司找到了設計圖紙等大量資料，省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責任的重大。

（四）加強項目建設檔案管理作為戰(zhàn)略選擇。現(xiàn)代企業(yè)產權權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)檔案不僅是產權劃分的依據，科學管理的基礎，而且還可以作為企業(yè)維權的一項依據。在生產建設中，檔案應用在各方面，系統(tǒng)的檔案是科學決策的重要依據，能夠使決策者制定出的工作方案切實可行，減少人力物力的浪費。

二、項目檔案管理的問題

（一）對檔案管理沒有正確認識。在工程建設期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時。

（二）檔案人員素質需要進一步提高。當前，很多項目管理人員沒有達到規(guī)范要求，主動完成工作，思路不開闊以至于歸檔資料不全；施工隊伍流動性大，使檔案管理工作脫節(jié)，部門間缺乏必要的溝通，具體工作沒有落實到具體人員。

（三）加強探索實踐以實現(xiàn)“文化上同心跨越”的目標。工程參建單位文化管理理念存在差異，工作標準不統(tǒng)一，給檔案的規(guī)范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關鍵。

三、加強檔案管理的一些措施

項目建設檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。

（一）領導重視是關鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此，從監(jiān)與管兩方面入手，企業(yè)要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，保證工作人員積極工作、深入現(xiàn)場收集所需資料的積極性。

（二）制度建設是保證。建立一整套嚴格科學可行的檔案管理制度，從領導、分工、獎懲等方面作出明確規(guī)定，對檔案文件在各階段的任務提出具體要求。在建設初期就要向各單位發(fā)放文件管理規(guī)則規(guī)范以及制度說明。為保證檔案的及時移交與財務結算，嚴格按照制度執(zhí)行簽字手續(xù)。

（三）業(yè)務素質是基礎。面對新要求，檔案人員要有先進工作作風，自覺學習相關知識和政策，保持完善細節(jié)，履行職責，保證效率的思想。既要善于溝通，積極主動地參加到工程建設各項工作中來，又要按照要求把好質量關，做好應對各種問題的工作，對于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴、細。

同時還要完善檔案人員與企業(yè)員工的檔案網絡體系，把檔案作為一種資產，通過健全的網絡體系保證能夠收集到完整全面的資料。

四、提升檔案管理水平的方法

項目建設工程參建單位多，工期長，檔案數(shù)量多，時間不均衡，加強檔案管理需要做好以下方面。

（一）保證檔案管理工作與工程建設相一致。按照要求狠抓管理，做到項目的立項與相應的檔案、建設的進度以及檢查和竣工驗收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務，加強對檔案的收集整理，保證工程檔案完整準確。把檔案工作作為特殊的項目工程，做到先期入檔，與工程建設同步進行直至結束，達到很好的控制。

（二）提高要求，加強檔案過程控制。

1.審批工程建設嚴格化。工程建設中的審批文件作為項目建設的重要合法依據，所以，各部門要分健全制度，規(guī)范要求完善計劃，落實材料收集的各項條款。

2.工程施工嚴格化。管理人員要嚴格按照制度的標準加強對各單位在各階段的材料工作的監(jiān)督審查，從初期到工程結束都要按標準仔細落實。做好在業(yè)主單位的設計施工與協(xié)調監(jiān)理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗收階段遵循規(guī)律統(tǒng)籌安排規(guī)劃。嚴把材料質量關，及時發(fā)現(xiàn)文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標準進行。用規(guī)范的管理確?？⒐n案的高質量高水平和檔案的真實準確性。管理人員要主動學習，跟蹤管理每一個階段的資料，提高效率，優(yōu)化每一步工作，做到精細。

3.竣工驗收嚴格化。保證工程與檔案同步嚴格驗收，總結完成檔案收集。加強檢查整理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，降低損失。首先，檔案部門必須參加竣工驗收，審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。其次，強化對重點檔案的收集。項目檔案驗時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設單位一定要把項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據項目檔案驗收的工作實踐，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存，但必須要加蓋完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

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1 強化管理，把好制度建設關。一是根據國家、省、市有關要求，將重點建設項目檔案管理工作真正納入規(guī)范化管理軌道，并將重點建設項目檔案管理列入重點工程的考核、獎勵辦法之中。二是工程項目的各參建和管理單位要建立、健全各項檔案管理制度。規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行；在實踐中認真總結檔案管理工作，建立和落實崗位責任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內部管理參建單位對工程項目檔案管理，年初有計劃，年終有總結，獎優(yōu)罰劣。

2 廣開渠道，把好檔案收集關。大型工程項目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。

2.1 協(xié)作左右，建立網絡。結合工程管理單位自身的管理體制、組織機構的設置和檔案材料的形成規(guī)律，建立縱橫交織的管理網絡體系。各部門應配備兼職檔案信息員，形成左右協(xié)作的檔案傳遞網絡，專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯(lián)系，加強對收集工作的檢查指導，隨時收集與定期收集相結合。

2.2 主動服務，盡職盡責。檔案管理人員應主動上門，跟蹤收集，把握資料收集的主動權，收集反映主要活動和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結束后，專職檔案管理人員應主動上門將文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案資料進行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規(guī)律性的材料和數(shù)據。

3 把握環(huán)節(jié)，把好檔案質量建設關。工程項目檔案質量是全面反映工程質量的重要依據，是工程驗收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據。

3.1 主動介入。要了解基本建設每個程序包括的內容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項目建設每個階段所形成的文件材料，主動了解工程進展情況，跟蹤現(xiàn)場；對工程檔案工作進行全過程的監(jiān)督指導，從源頭上把好工程質量關；要積極督促配合設計、監(jiān)理、質監(jiān)等部門對工程檔案把關。

3.2 科學組卷。一個有機聯(lián)系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據性文件—管理性文件—基礎性文件—設計文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時，按內容、重要程度、時間排列，并適當考慮文件材料的數(shù)量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項目從提出到項目竣工一般有準備、設計、施工和竣工驗收階段。在立卷工程中，也基本照這四個階段進行整理立卷，區(qū)別對待。也可按文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實物檔案歸類。對施工圖按照“一張施工圖（設計圖）對應一張竣工圖”的原則，并對其分別編號，獨立成卷。圖紙如有變更，應標注變更依據和必要的說明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫是否實行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時歸檔，看實際檔案數(shù)量與目錄是否相符；二看各門類檔案實體是否收集齊全并集中統(tǒng)一管理；三看檔案案卷是否有卷內文件目錄，目錄與檔案實體名稱是否一致，是否缺件、缺頁等。

4 認真仔細，嚴把檔案利用關。檔案管理人員要對不同層次的利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進行檔案利用登記；檔案利用場所是否安裝監(jiān)控設備；檔案利用是否有批準手續(xù)、登記手續(xù)；已有縮微膠片、復制件或數(shù)字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設施，把好軟硬設施關。一是規(guī)范設立檔案室。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各門類檔案入庫、上架保管。三是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房結構，做到辦公、利用、庫房“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調等設備設施，達到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫房安全工作。

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【關鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

工程項目檔案管理中存在的主要問題

檔案管理制度不健全，檔案管理意識不強

隨著國家相關建設工程法規(guī)和檔案規(guī)范的出臺，部分建設單位和施工單位對工程檔案的認識有所提高，但仍有相當一部分單位由于過于追求經濟效益，將工作重點放在質量、進度上，檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項目文件的形成、收集和管理列入建設項目計劃，工程項目檔案從形成到竣工驗收的整個過程沒有完善的標準制度加以保障；或者是有制度，卻執(zhí)行不力，缺乏監(jiān)管。因此，常常出現(xiàn)在工程竣工時，才抽調人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應付驗收的情況，導致歸檔的工程項目檔案真實性、準確性、系統(tǒng)性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價值的發(fā)揮。

2．檔案管理職責不清，檔案管理人員業(yè)務水平低

目前，相當一部分施工單位或項目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時抽調，因此檔案人員業(yè)務素質偏低，檔案工作職責不清，檔案管理不到位。主要表現(xiàn)在，一是兼職檔案人員崗位職責描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項目文件管理，對檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術人員兼任，流動性較大，造成工程項目檔案工作連續(xù)性不強，甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。三是兼職檔案人員一般身兼數(shù)職，或是臨時抽調，檔案業(yè)務知識積累不足，難以適應項目檔案管理的需要。

3．項目文件質量不高，影響檔案作用的充分發(fā)揮

工程檔案來源于項目文件，項目文件的質量決定了項目檔案的質量，由于對工程項目檔案缺乏應有的重視，對項目檔案在工程建設管理和今后改擴建，以及維護合法權益中所起的重要作用認識不足，工程項目檔案普遍存在質量問題。一是項目文件形成質量不高，內容填寫不真實，漏項較多；簽章手續(xù)不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復制件，清晰度差。三是移交的項目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規(guī)范，案卷質量不高。這些現(xiàn)象導致工程檔案不能真實反映工程建設實際情況，不能有效發(fā)揮其依據和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。

二、存在問題的解決辦法

1．加強宣傳，提高檔案意識

工程建設項目檔案是工程建設人員花費大量心血形成的，工程建設項目檔案不僅是工程項目建設的歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上來說，工程管理、施工、監(jiān)理等相關單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，加強檔案宣傳，提高領導、技術管理人員的檔案意識及檔案工作自覺性。

在項目開工前，組織參建各方技術管理人員進行檔案法規(guī)和檔案基本知識的學習，了解檔案的價值和檔案工作的意義，增強技術管理人員對項目檔案重要性的認識，為提高竣工檔案質量打下思想基礎。

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關鍵詞:項目管理 ； 工程管理；

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、檔案管理的基本要求

檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內容必須準確、齊全完整、真實反映整個建設活動的過程。歸檔的材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫，歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄。

二、目前工程檔案管理普遍存在的問題

（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責沒有落實到位。

目前，部分工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設單位雖然制訂，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實處。日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓“形象工程”，只注意安全生產、工程質量，而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作。

（二）管理經費投入不足, 保管條件較差。

建設單位中，只有少數(shù)單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，不利于檔案資料的安全保管。

（三）管理人員專業(yè)知識不強, 業(yè)務水平不高, 管理欠規(guī)范。

建設單位工程檔案資料管理人員只有少數(shù)幾個是專職人員，并經過檔案部門的業(yè)務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數(shù)職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務學習上花時間、下功夫，檔案業(yè)務知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。

（四）工程檔案沒有被充分利用。

工程檔案深層價值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現(xiàn)的匯總、分析、統(tǒng)計的數(shù)據都沒有實現(xiàn)。建設單位建設的各類似工程不能通過檔案給其他待建工程提供參考，許多項目經歷的事件僅存在于事件發(fā)生當時及事件當事人的頭腦中，無法從事件中提煉經驗和教訓。如幾個項目出現(xiàn)類似的工程變更，這說明工程變更僅在項目本身作了縱向管理，卻沒有在建設單位進行橫向的比較管理。

三、科學精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設程序為主線，建立工程檔案管理流程。（詳見附文一）。

四、利用好工程檔案、體現(xiàn)檔案價值

工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應是通過錄入、匯總、統(tǒng)計、分析后，對項目管理起到促進作用。利用工程檔案來控制工程項目建設活動流程及各項業(yè)務的規(guī)范性，利用檔案來監(jiān)督、促進工程的建設。

利用工程檔案，除傳統(tǒng)的紙質檔案的查閱方式外，更符合時展、更便捷的是利用工程檔案信息化產生的信息，來使用工程檔案。

1、可以建立工程檔案管理信息平臺，根據建設單位的實際情況及對檔案管理的預期效果，委托軟件開發(fā)公司，引進適合的軟件系統(tǒng)，建立工程檔案管理信息平臺。

2、除專業(yè)的軟件管理系統(tǒng)外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。

（1）、以項目為單位，從項目的立項到財務審計完成為止，以資金發(fā)生時間為順序，建立項目資金費用表格。填報項目的年度投資計劃、財務年度預算、月度產值、資金實際支付情況（包括工程變更的預算費用）、工程審計情況等內容，為項目的資金計劃編制、成本控制、進度情況、各類報表的填報以及加快工程審計及財務審計提供基礎性資料，便于項目的參與者了解項目的資金等情況。

（2）、建立重要文件的電子版本。

相關職能部門的批復意見：對于項目項建書批復、選址意見、用地預審意見、建設用地許可、可研批復、交評意見、初步設計批復、概算批復、施工圖審查意見、用地批準書、中標通知書、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關職能部門的批復意見進行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項目其他工作人員查閱使用。

各類報批文本、圖紙、合同、招投標文件、變更聯(lián)系單、單位發(fā)文等作為項目管理中的重要組成部分，在保存紙質版本的基礎上，同時保存一份電子稿，以增強檔案的安全，便于項目前期調整使用和作為其他項目報批、管理的參考。

五、建設單位工程檔案管理的幾點思考

（一）需要領導的重視。

工程檔案管理是個系統(tǒng)性的工程，只是項目管理的一部分，雖重要，但卻很難產生階段性、象征性的效果，故需要單位領導的重視，需要投入大量人力、物力、財力在項目建設中，進行工程檔案管理，隨著工程建設，完成工程檔案歸檔。

（二）需要各方有互助共贏意識。

工程檔案管理不是一個人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達到很好效果，需要各方共同提高認識，共同努力，相互協(xié)作完成。

（三）需要各方承擔起響應責任。

建立工程檔案的監(jiān)督檢查制度，使參與項目的每個人都承擔起相應的檔案歸檔、錄入的責任，要保證檔案原始、及時、準確、完整。在項目考核中，應將工程檔案管理情況作為一項考核內容。

（四）需要提高工程檔案的法律地位。

將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標及合同中明確工程檔案歸檔的份數(shù)、時間、質量等要求，強化參建第三方的檔案管理責任。

六、課題研究不足之處

1、由于人力、技術所限，未對工程檔案管理信息化進行系統(tǒng)研究。

2、本課題僅就市政工程進行了工程檔案管理流程編制。

附文一

工程檔案管理流程

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超前控制管理的具體做法就是將工程的實施過程分為若干階段，按階段進行工程檔案的收集和整理。對工程檔案進行超前控制管理有利于對工程初期階段形成的檔案資料進行保管保護，可有效避免工程竣工后突擊補充整理檔案資料，保證了工程檔案完整率、準確率和歸檔率指標的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內容：

1.1明確職責，考核措施到位

工程項目檔案是工程整體建設中的重要組成部分，而從目前工程檔案管理現(xiàn)狀來看，不少項目建設單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現(xiàn)象，認為工程管理部門只負責工程的建設，至于工程檔案則是檔案部門的職責。因此，工程管理部門與檔案部門在工程檔案管理過程中的職責必須要明確。工程管理部門負責工程檔案收集和整理工作，對設計、施工、監(jiān)理單位移交的工程檔案進行審查和交接，工程竣工后3個月內，將整理好的工程檔案向檔案部門移交。檔案部門負責對工程檔案的收集和整理進行監(jiān)督和指導，按照工程節(jié)點計劃對工程檔案進行階段性審查，工程竣工后，對工程管理部門移交的工程檔案進行審查接收。明確工程管理部門與檔案部門的職責并納入績效考核指標，層層加以落實嚴格考核，是實現(xiàn)超前控制管理的前提條件，也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

1.2完善管理流程，推進工程檔案管理規(guī)范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時，要把握好以下幾個關鍵環(huán)節(jié)：

①工程立項后，工程管理部門應及時告知檔案部門，并將工程節(jié)點計劃報檔案部門。工程管理部門掌握工程立項和計劃下達情況，而檔案部門往往是在項目即將竣工時才知道項目的存在，致使檔案部門無法在工程實施過程中介入檔案的收集整理工作，超前控制管理更無從談起。只有掌握了工程的立項和節(jié)點情況，檔案部門才能按工程實施階段對檔案的收集和整理進行監(jiān)督和指導，從而實現(xiàn)超前控制管理。

②工程管理部門在與工程的設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應就工程檔案的移交時間、移交范圍、質量要求和違約賠償?shù)仁马椬鞒黾s定。近幾年，電力企業(yè)積極推行依法治企，企業(yè)依法經營、依法管理的水平有所提高，基建工程中各類合同的簽訂都趨于規(guī)范化，但就合同內容而言，缺乏對工程檔案方面的約定，使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)總則第二款規(guī)定：在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的質量、歸檔責任。因此，工程管理部門在簽訂合同時，明確要預留部分資金，對及時移交完整、系統(tǒng)、準確檔案的施工單位或部門，應由檔案部門在驗收表上簽署結論和意見，由財務部門進行決算，否則將預留資金留下作為文件材料整理、歸檔費用，以督促承建單位重視檔案并充分發(fā)揮檔案的法律價值和經濟價值。這一環(huán)節(jié)在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎，是實現(xiàn)超前控制的有力保障。

③工程管理部門設置專(兼)職工程資料管理人員(資料員)，隨著工程的進度對工程資料進行預歸檔。檔案部門按照工程項目的實施階段和節(jié)點計劃組織工程檔案階段性審查，對工程在某實施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準確性和是否按時收集整理的情況進行了解和指導，出具審查報告，如需整改的要規(guī)定整改期限。對工程檔案進行階段性審查是超前控制管理的具體體現(xiàn)，也是超前控制管理的關鍵環(huán)節(jié)。按照工程進度，可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產階段，每一階段結束后，檔案部門應對該階段產生檔案資料的齊全完整和準確度等進行審查，及時掌握工程檔案收集和整理情況，起到督促和指導作用。

1.3加強過程控制，力求檔案收集的完整性和準確性

在檔案的收集過程中，無論是工程管理人員還是檔案人員都會遇到一個同樣的問題，即歸檔資料的界定。按檔案管理要求，應建立項目檔案技術交底制度，要求施工人員注意文件的形成與積累，是保證建設項目原始記錄真實、可靠，保證文件形成質量的措施。檔案交底應包括兩方面內容：

①檔案部門參加各項工程交底工作，了解工程建設的程序和文件形成的內容，做到主動管理。

②檔案人員采取培訓和會議形式，對各參建單位人員進行檔案管理交底，目的是使施工人員提高檔案收集意識，讓他們了解文件形成過程應注意事項、文件材料收集、歸檔范圍、質量要求，配合檔案人員做好工作。因此，建立檔案技術交底制度，使其標準化、實用化，更好地服務于檔案的超前控制管理。

1.4加強溝通，促進部門之間團結協(xié)作

檔案人員要與工程管理、技術人員密切配合，工程項目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，所以做好項目檔案管理不只是檔案人員的工作，可以說，一組完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案，是參與工程建設各單位共同努力的結果。工程管理者、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，檔案人員要利用一切機會，對工程技術人員宣傳檔案工作的作用和意義，講解檔案歸檔的要求和目的，以取得工程技術人員對檔案收集管理工作的支持和配合；并利用庫存的工程檔案撰寫編研材料、專題目錄等，使利用者感受到檔案管理帶來的方便快捷。只有通力合作，才能實現(xiàn)超前控制，進而促進工程檔案管理水平的提升。

2結語

篇9

【關鍵詞】項目、管理

城建檔案建設和管理的工作也就越來越重要。但是當前很多城市在城建檔案管理過程中還缺乏科學性、合理性，不能很好地適應發(fā)展需求。怎樣才能管理好城建重點項目檔案，是我們急需解決的問題。

一、目前城建重點項目檔案建設中存在的主要問題

1.城建重點項目檔案建設機構不健全

在城建重點項目檔案建設機構方面，國家、省、市都制定了嚴格的制度，要求各縣、市建立健全城建重點項目檔案專門機構?？墒窃趯嶋H的工作中，這一制度并沒有得到貫徹執(zhí)行，這是由于受到體制、機制的制約，導致有一部分縣、市無法成立專門機構來建設管理城建檔案。

2.城建重點項目檔案建設制度不完善

城建重點項目檔案工作的順利開展離不開健全的規(guī)章制度，然而，由于某些縣、市城建檔案管理部門的管理意識薄弱，工作能力較弱，工作積極性也不高，導致城建重點項目檔案管理部門不能從當?shù)亟ㄔO實際出發(fā)，對于城市建設造成了很大的影響。由于城建檔案建設制度不夠完善，對于檔案收集、歸檔、利用等相關規(guī)章制度都沒有明確規(guī)定，造成了部分城建檔案的缺失，部分檔案收集管理出現(xiàn)空白。

3.城建重點項目檔案建設管理不規(guī)范

當前，有一部分縣、市并不重視城建重點項目檔案的建設管理，忽視了城建檔案的巨大作

用，這就使得這部分城市的檔案室大多成為了清閑單位，工作人員并不能做到各司其職，各負其責。有很多工作人員并不具備專業(yè)知識，業(yè)務水平低下，專業(yè)技術不高，崗位職責不清，

有些工作人員只是來“混時間”，根本不做事。這就造成了城建重點項目檔案工作難以順利開展，嚴重影響了城市的建設。

二、加快城建重點項目檔案建設的幾點建議

1.健全城建重點項目檔案管理機制

城建重點項目檔案工作能否進展順利，關鍵還是在于領導重視，機制體制理順?？v觀歷史發(fā)展，我們可以看出凡是領導重視城建檔案建設的城市一般都發(fā)展較好，這就說明，領導的重視對城市的發(fā)展至關重要。那么我們應該怎樣做到健全城建重點檔案管理機制呢？

第一，健全機構。一個城市要想發(fā)展，就必須要健全其檔案機制。而很多領導的不重視也使得這一機制難以健全，因此，要多多宣傳城建重點項目檔案工作的地位和作用，提高領導對這項工作的認識，了解城建檔案管理的重要性。提高領導對城建檔案工作的關注，就能更多的獲取領導對城建檔案工作的支持和幫助，使城建檔案管理工作能夠更好的開展。

第二，強化協(xié)調。城建重點項目檔案資料是由多個部門共同搜集和提供的，這就要求各部門要加強溝通協(xié)調，保證城建重點項目檔案的準確性和完整性。

第三，集中管理。城建重點項目檔案對城市建設管理有重要作用，當然，這種作用只有在實現(xiàn)城建檔案集中統(tǒng)一管理這個條件下才能得以充分發(fā)揮?；诖?，各市政府要重視城建重點項目檔案工作，并將其列入本市建設事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，盡快出臺本地城建檔案管理辦法，確保各部門各司其職，使城建檔案得以統(tǒng)一集中管理，最終促進城市發(fā)展。

2.完善制度建設

完善制度建設主要做到以下兩點：

一是完善規(guī)章制度。不僅要貫徹執(zhí)行國家政府所制定的法律法規(guī)，還要結合本城市的實際發(fā)展需要，制定出適合本城市發(fā)展的規(guī)章制度，做到因地制宜、因材施教。

二是規(guī)范內部建設。各城市要及時制定城建重點項目檔案整理相關規(guī)范，對城建重點項目檔案及資料的管理要做到規(guī)范化和標準化，確保城建重點項目檔案發(fā)揮重要作用。

3.加大執(zhí)法力度

實 現(xiàn) 城 建 重 點 項 目 檔 案 及時、完整進館，

強化城建檔案執(zhí)法是手段。一要充分履職。各職員要有強烈的責任感和使命感，要認識到檔案工作所具有的嚴肅性和權威性，使檔案工作切實做到有法可依、執(zhí)法必嚴、違法必究。

二要嚴格標準。要按照城建檔案管理辦法要求，嚴格標準進行執(zhí)法。對不按標準的檔案管理，要嚴肅處理。三要創(chuàng)新舉措。一切從實際出發(fā)，根據當前城市發(fā)展，創(chuàng)新執(zhí)法手段，要做到與時俱進

4.加大宣傳力度

要加強宣傳力度，使城建檔案管理落到實處，真正發(fā)揮其強大作用。充分利用廣播、電視、網絡、報刊等媒體平臺，充分展示城建檔案的知識，積極開展多層次、多角度、全方位的城建檔案宣傳活動。這樣就能引起社會各界對城建檔案工作的重視，提高全社會的城建檔案意識，促進城建檔案的工作發(fā)展。

三、如何加強城市建設重點項目工程檔案管理工作

1.嚴把工作報建關根據有關規(guī)定，對列入市城建重點項目檔案館接收范圍的建設工程，必須在開工前到城建檔案館辦理登記手續(xù)，同時還要簽訂《建設工程檔案移交責任書》。在實際的操作過程中，一定要嚴格按照這一規(guī)定。充分利用市行政審批中心一站式服務的有利條件，把建設工程檔案登記作為發(fā)放《施工許可證》的一個必備條件，在所有的城建工程項目建設中實行檔案登記制度。

2.全程跟蹤服務

在 重 點 項 目 工 程 建 設 過 程中，要對建設、施工、監(jiān)理單位的檔案工作進行不定期的抽查，并對其工作進行指導和檢查，主要檢查以下幾方面：是否有分管檔案工作的領導是否有專兼職檔案人員是否有建設工程資料收集、積累和保管工作的有關規(guī)定對于重點建設工程項目，應當安排業(yè)務指導人員長期駐守施工現(xiàn)場，這樣對于工地上出現(xiàn)的問題可以隨時的進行幫助，也就實現(xiàn)了全程跟蹤服務。此外，在施工的淡季，還可以定期開辦城建檔案業(yè)務培訓班，加強對建設單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案人員的培訓，使他們能夠了解城建檔案編制、報送各方面的硬性規(guī)定，這樣就可以有效的避免在檔案編制和報送時發(fā)生的錯誤，

便于工作人員有的放矢地做好建設工程文件資料的收集和積累，完成工程檔案的整理、立卷

，避免出現(xiàn)工程文件書寫不符合規(guī)定、簽字不完整、竣工圖修改不符合標準、竣工圖不加蓋

竣工圖章等常見的問題。從源頭上抓好建設工程檔案的質量，為建設單位在工程竣工驗收后按時向城建檔案館報送工程檔案打下了基礎。

3.提高員工整體素質

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關鍵詞：水利工程；建設項目；檔案管理

中圖分類號：TV文獻標識碼：A

引言

隨著社會進步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴大，城市建設日新月異，尤其是水利工程建設也被提上了城市建設的重要議事日程。在水利工程項目建設過程中，工程的檔案管理也就顯得尤為重要。如何對工程檔案進行規(guī)范化管理，采取有效的控制措施，確保工程檔案歸檔完整、準確、系統(tǒng)，這就給檔案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建設項目檔案管理的意義

水利工程建設項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設的基礎性工作，它貫穿于水利工程建設的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內容。

1.1、水利工程建設中的資料

例如工程建設的流程、原材料的信息、質量分析、工程質量各階段驗收信息等。

1.2、在水利工程建設完成后試運行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關信息時獲得詳細的資料，不僅在發(fā)生問題糾紛時有據可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2、水利工程建設項目檔案管理存在的問題

我國的水利工程建設項目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進行詳細分析。

2.1、檔案管理制度不健全

水利工程建設單位往往重視工程的施工建設工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導致信息資料的內容不夠詳細，缺乏相應的重點項目，往往只是進行膚淺的描述，沒有進行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，而這些問題的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識水平更新較差，不擅長進行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關的經驗，無法保證檔案的管理質量。因此，由于水利工程建設單位缺乏相關的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實。

2.3、檔案信息收集存在問題

水利工程建設項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負責人員送交的資料進行檔案整理，沒有親自進行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進行辨別。

另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關重要的問題信息。

2.4、檔案管理的方式落后

當前計算機與網絡技術發(fā)展迅速，計算機在各領域得到了應用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應用水平仍然不高，許多水利工程建設單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應用了計算機管理的水利工程建設單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應當前快速發(fā)展的信息社會。、

3、進一步完善水利工程建設項目檔案管理的對策

3.1、健全管理制度

從水利工程建設單位的管理方面考慮，要進一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細致化、科學化，在發(fā)現(xiàn)問題時可以對崗位人員進行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2、加強培訓，提高水平

提高檔案人員的業(yè)務水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質，全面加強隊伍建設，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學習班及學習各種檔案法律、法規(guī)，學習水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務和管理水平。在工程建設和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓班或舉行座談會等多種形式，加強對檔案源頭單位業(yè)務的指導和監(jiān)督。

3.3、制定切實可行的項目檔案分類方案

全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應樹立全新的全宗理念，應以全宗為對象進行。為了保證一個重點工程項目檔案資料的系統(tǒng)與完整，項目法人應對該項目建設的所有文件材料進行統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，實行封閉管理，不得與有關機關的文件材料交叉運行，以確保該項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。項目法人在項目劃分完成后，要根據單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項目檔案的分類方案，應按照檔案集中統(tǒng)一管理的要求，結合工程建設實際，按工程建設過程產生文件材料的性質、工程建設項目的專業(yè)、類別統(tǒng)一考慮。在確定分類方案時，要視整個項目工程為一個全宗，也就是說，工程項目的分類方案，應能包含這個工程建設項目的全部檔案內容。既包括紙制載體，也包括聲像檔案。既包括工程建設管理方面的文件材料，也應包括工程可研、勘測、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設過程中及建成后試運行等方面所產生的文件材料。每個工程項目檔案的分類方案都因應其工程項目內容（大?。┑牟煌兴鶇^(qū)別。同時還要考慮文件材料之間的從屬關系，確保所有文件材料都能歸入相應的類別中。

3.4、加強對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設單位要進一步加強資金投入，增加相應的硬件和軟件設施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設置專項資金用于獎勵表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5、完善信息化管理體系，開發(fā)使用新的應用管理

軟件完善信息化管理體系是當前檔案管理的當務之急，實現(xiàn)“有體系可依，有體系必依”。當前檔案管理軟件使用范圍比較廣，但是軟件通用性較差，數(shù)據的存儲格式和存儲形式各不相同，使用的數(shù)據庫也是各不相同。雖然當前軟件能夠實現(xiàn)登陸、輸入、查詢、刪除等主要功能，但是系統(tǒng)并沒有解決數(shù)據交換的問題，難以將不同方面的數(shù)據統(tǒng)一到固定的平臺實現(xiàn)數(shù)據共享。新型的應用管理軟件應該有獨立功能的數(shù)據模塊實現(xiàn)數(shù)據之間的交流和互動，模塊設計齊全，讓檔案管理軟件和整個企業(yè)的自動化管理系統(tǒng)相互適應，充分利用網絡技術，實現(xiàn)數(shù)據在以太網上面的管理。

結語

在水利工程不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎性的工作，也是水利工程建設單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠對水利工程建設項目檔案管理的進一步完善提供一些參考和借鑒。

參考文獻：