導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文書檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡(jiǎn)牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也?！薄短接[》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍?！碧m臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫房?！妒酚?#8226;太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡(jiǎn)牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡(jiǎn)牘官文書檔案的庫房?？ぜ?jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡(jiǎn)牘官文書檔案工作?！逗鬂h書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會(huì)。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書?！笨h級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣。”睡虎地秦簡(jiǎn)《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方?！?976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡(jiǎn)牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡(jiǎn)牘的放置情況來分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡(jiǎn)牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡(jiǎn)牘官文書檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡(jiǎn)冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡(jiǎn)牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡(jiǎn)中的兵簿簡(jiǎn)牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡(jiǎn)中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾?jiǎn)“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎?！⒁讹L(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，?？睍蛔?，比言兩本相對(duì)覆如仇讎?！?/p>

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時(shí)立法對(duì)于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡(jiǎn)《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書的運(yùn)作對(duì)于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡(jiǎn)中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

篇2

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的淺談農(nóng)業(yè)科研所如何加強(qiáng)文書檔案的管理。

目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。農(nóng)業(yè)科研所在科研、黨政管理等項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對(duì)科研檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

篇3

珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動(dòng)的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺(tái)，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文字、聲像、照片、實(shí)物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進(jìn)展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對(duì)做好文化藝術(shù)檔案工作的認(rèn)識(shí)還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護(hù)，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護(hù)人才匱乏，人才隊(duì)伍培養(yǎng)還需進(jìn)一步加強(qiáng)；經(jīng)費(fèi)投入需要進(jìn)一步加大；全球信息化趨勢(shì)和國家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來了劃時(shí)代的機(jī)遇，也使我們面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實(shí)采取有力措施加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作已成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

二、充分認(rèn)識(shí)促進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義

發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動(dòng)各領(lǐng)域中形成的有保存價(jià)值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護(hù)，并得以傳承和發(fā)揚(yáng)。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案在促進(jìn)文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢(shì)、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動(dòng)地推動(dòng)文化藝術(shù)檔案工作在新的起點(diǎn)上加快發(fā)展。

三、切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感

文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動(dòng)的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會(huì)受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項(xiàng)為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級(jí)文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實(shí)《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強(qiáng)藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強(qiáng)化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實(shí)地推進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作

篇4

社會(huì)學(xué)科中的大部分學(xué)科的知識(shí)體系都包括兩個(gè)部分:“形而上”、“形而下”。“形而上”指的是那些比較抽象的、原理性比較高的知識(shí)內(nèi)容，而“形而下”是指那些應(yīng)用性比較強(qiáng)、實(shí)驗(yàn)方面的內(nèi)容。這兩種分布在兩級(jí)的知識(shí)內(nèi)容通過一定的邏輯聯(lián)系在一起，并且成為一個(gè)完整學(xué)科缺一不可的重要組成部分。圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的分化還體現(xiàn)在學(xué)科知識(shí)體系內(nèi)部，就是指在“形而上”和“形而下”兩方面的擴(kuò)展。作為管理學(xué)科中的典型的應(yīng)用型學(xué)科，圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的知識(shí)體系更加偏重于對(duì)于應(yīng)用價(jià)值比較高的知識(shí)內(nèi)容的講授，也就是更加偏重于對(duì)于“形而下”內(nèi)容的講授，這在一定程度上也就造成了“形而下”強(qiáng)而“形而上”弱的特點(diǎn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科也發(fā)生了一定的變化，使學(xué)科從更加偏重于對(duì)于操作性的原理的總結(jié)概括，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)信息內(nèi)容的概括總結(jié)，一方面改變了圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科傳統(tǒng)的“形而下”強(qiáng)而“形而上”弱的特點(diǎn)，在一定程度上促進(jìn)了圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的分化，在“形而下”方面更加注重接地氣，深入了解，不斷做精做細(xì);另一方面在“形而上”方面不斷深挖，在理論進(jìn)一步成熟的基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入探討，不斷地出新與實(shí)際需要相聯(lián)系的理論學(xué)說，為解決實(shí)際問題提供理論依據(jù)。圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的“形而下”與“形而上”的兩級(jí)化發(fā)展，并沒有阻礙該學(xué)科的發(fā)展，相反的在一定程度上促進(jìn)了該學(xué)科整體水平的發(fā)展，使該學(xué)科的實(shí)際社會(huì)影響增強(qiáng)，以前對(duì)于該學(xué)科的一些批判性的言論已經(jīng)不見了，換來的是社會(huì)對(duì)圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的全面認(rèn)識(shí)和發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)可，以及與之相關(guān)學(xué)科的蓬勃發(fā)展。

二、圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的整合

自從二十世紀(jì)五十年代起，我國的圖書情報(bào)與檔案管理就已經(jīng)進(jìn)入到整合為主流形態(tài)的發(fā)展階段。圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的整合方式主要有兩種:通過一級(jí)學(xué)科內(nèi)部的三個(gè)二級(jí)學(xué)科集成融合，以及跨學(xué)科外部交叉綜合兩種方式出現(xiàn)。［2］

(一)一級(jí)學(xué)科內(nèi)部的集成融合是實(shí)現(xiàn)該學(xué)科內(nèi)部整合的有效手段之一

學(xué)科集成指的是把N個(gè)分支學(xué)科綜合在一起，使這些分支學(xué)科之間產(chǎn)生聯(lián)系，最終形成一個(gè)有機(jī)學(xué)科整體，而學(xué)科的融合是指將N個(gè)學(xué)科綜合在一起，使他們之間相互影響、相互融合，從而發(fā)生反應(yīng)，產(chǎn)生一個(gè)全新的學(xué)科。圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科也是檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)三個(gè)學(xué)科在經(jīng)歷融合以后形成的一個(gè)全新的學(xué)科。不管是圖書館學(xué)還是檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)，都原本是文獻(xiàn)科學(xué)的組成部分，但是隨著學(xué)科發(fā)展，他們逐漸獨(dú)立出來，成為三個(gè)獨(dú)立學(xué)科。但是這三個(gè)有著共同的理論基礎(chǔ)、邏輯關(guān)系的獨(dú)立學(xué)科并沒有實(shí)現(xiàn)有機(jī)的整合，重新形成一個(gè)新的學(xué)科，實(shí)現(xiàn)一加一大于二的理想效果。直到1997年，國務(wù)院在頒布的文件中打破了原先這三個(gè)學(xué)科并不屬于一個(gè)學(xué)科群的慣例，并將其整合為一個(gè)一級(jí)學(xué)科，這也使得圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)三個(gè)學(xué)科有了可以整合在一起的基礎(chǔ)。自此以后，圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科得以出現(xiàn)，并不斷發(fā)展，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了重要的理論指導(dǎo)。

(二)除了通過集成融合的方式實(shí)現(xiàn)圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科的整合，還可以借助交叉綜

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由上述可知，電子技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對(duì)于檔案管理工作中效率、信息應(yīng)用等多個(gè)方面的工作都達(dá)到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視，同時(shí)引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用時(shí)十分有必要的。筆者在此對(duì)如何加強(qiáng)電子技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的策略進(jìn)行了一定的分析，希望能夠?yàn)闄n案管理領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

1.1完善檔案信息庫建設(shè)

檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對(duì)當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯栴}應(yīng)該對(duì)不同的信息進(jìn)行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會(huì)出現(xiàn)一些問題，因此加強(qiáng)檔案信息庫的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫的維護(hù)工作，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設(shè)的考慮因素，保障信息庫建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的講解和實(shí)踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

2.結(jié)語

篇6

一、建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的必要性

信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，一方面提高了檔案工作的效率，擴(kuò)大了檔案的社會(huì)影響力；另一方面也對(duì)檔案工作提出了新的要求，例如存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定、技術(shù)過時(shí)、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

在2002年國家檔案局頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設(shè)綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設(shè)”，但仍缺乏深入、系統(tǒng)的探討。電子檔案信息的安全管理是一個(gè)過程，而不是一個(gè)產(chǎn)品，我們不能期望通過一個(gè)安全產(chǎn)品就能把所有的安全問題都解決。對(duì)各檔案管理系統(tǒng)來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識(shí)別自身信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，包括這些風(fēng)險(xiǎn)可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進(jìn)行最充分的分析與評(píng)價(jià)。只有采用科學(xué)有效的模型和方法進(jìn)行全面的安全評(píng)價(jià)，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅(jiān)固的電子檔案信息安全管理體系。

二、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的組成

電子檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國內(nèi)外的電子檔案信息安全評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，國家對(duì)電子檔案信息和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。該體系主要包括五個(gè)大項(xiàng)二十個(gè)小項(xiàng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

1、物理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)

物理安全是指存儲(chǔ)檔案信息的庫房、計(jì)算機(jī)設(shè)備及管理人員工作場(chǎng)所內(nèi)外的環(huán)境條件必須滿足檔案信息安全、計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理人員的要求。對(duì)于各種災(zāi)害、故障要采取充分的預(yù)防措施，萬一發(fā)生災(zāi)害或故障，應(yīng)能采取應(yīng)急措施，將損失降到最低。物理安全包括環(huán)境安全、設(shè)備安全和載體安全三個(gè)方面。

(1)環(huán)境安全：主要指存儲(chǔ)檔案信息的庫房、計(jì)算機(jī)機(jī)房周圍環(huán)境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災(zāi)害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環(huán)境清潔，通訊、交通運(yùn)輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監(jiān)控系統(tǒng)；有無防雷措施等。

(2)設(shè)備安全：主要是指對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)設(shè)備的安全保護(hù)，包括設(shè)備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護(hù)等。

(3)載體安全：保證設(shè)備安全的同時(shí)，也要保證載體安全，要對(duì)載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。

2、管理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)

安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規(guī)范和制約的作用，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)具體包括：

(1)專門的檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關(guān)單位的正式文件。

(2)規(guī)章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規(guī)章制度；檔案信息安全人員的配備、調(diào)離是否有嚴(yán)格的管理制度；設(shè)備與數(shù)據(jù)管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)制度；各類人員的安全職責(zé)是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。

(3)是否有緊急事故處理預(yù)案：為減少電子檔案信息系統(tǒng)故障的影響，盡快恢復(fù)系統(tǒng)，應(yīng)制定故障的應(yīng)急措施和恢復(fù)規(guī)程以及自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急預(yù)案，制成手冊(cè)，以備及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。

3、網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)

越來越多的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而網(wǎng)絡(luò)作為一種構(gòu)建在開放性技術(shù)協(xié)議基礎(chǔ)上的信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱，可能會(huì)遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸?shù)拿浇椤W(wǎng)絡(luò)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)包括以下幾個(gè)方面：

(1)是否有計(jì)算機(jī)病毒防范措施

(2)是否有防黑客入侵設(shè)施：主要是設(shè)置防火墻和入侵檢測(cè)等設(shè)施。

(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的用戶，當(dāng)用戶之間建立鏈接時(shí)，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實(shí)施身份確認(rèn)，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。

(4)是否有審計(jì)與監(jiān)控：審計(jì)與監(jiān)控是指應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r(shí)入侵檢測(cè)設(shè)備，以便對(duì)進(jìn)出各級(jí)局域網(wǎng)的常見操作進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查、監(jiān)控、報(bào)警和阻斷，從而防止針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的攻擊與犯罪行為。

4、信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)

在網(wǎng)絡(luò)能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。

(1)是否采取加密措施：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級(jí)限制，不能公開在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)必須通過加密來保證其安全。

(2)是否有數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內(nèi)部的內(nèi)容，所以應(yīng)采取有效的措施來進(jìn)行完整性控制，這對(duì)于電子檔案信息來說至關(guān)重要。

(3)是否確保信息數(shù)據(jù)庫的安全：一個(gè)組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫的形式保存和使用，保證數(shù)據(jù)庫安全對(duì)于電子檔案信息來說有重要的作用。

(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計(jì)系統(tǒng)和密級(jí)控制兩方面。信息審計(jì)系統(tǒng)能實(shí)時(shí)對(duì)進(jìn)出內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行內(nèi)容審計(jì)，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據(jù)信息保密級(jí)別的高低劃分公開范圍，并對(duì)用戶劃分訪問權(quán)限，進(jìn)行分組管理。

(5)是否有防抵賴技術(shù)：防抵賴技術(shù)確保用戶不能否認(rèn)自己所做的行為，同時(shí)提供公證的手段來解決可能出現(xiàn)的爭(zhēng)議，它包括對(duì)數(shù)據(jù)源和目的地雙方的證明，常用方法是數(shù)字簽名。

5、系統(tǒng)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)

這里的系統(tǒng)安全是指計(jì)算機(jī)整個(gè)運(yùn)行體系的安全。在計(jì)算機(jī)上處理信息時(shí)，硬件、軟件出現(xiàn)故障或誤操作、突然斷電等都會(huì)使正在處理的信息丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，確保信息的安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)有：

(1)是否有系統(tǒng)操作日志：系統(tǒng)操作日志詳細(xì)記錄了系統(tǒng)的操作狀況，以便事后分析和追查系統(tǒng)損壞的原因，為系統(tǒng)提供進(jìn)一步的安全保障。

(2)是否進(jìn)行系統(tǒng)安全檢測(cè)：運(yùn)用系統(tǒng)安全檢測(cè)工具對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞或惡意的攻擊，進(jìn)而采取有效的補(bǔ)救措施和安全策略，達(dá)到增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的目的。

(3)是否有操作系統(tǒng)防破壞措施：操作系統(tǒng)集中管理系統(tǒng)的資源，是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)賴以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的安全性將直接影響到整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全。操作系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立某些相對(duì)的鑒別標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)操作系統(tǒng)本身在內(nèi)的各個(gè)用戶，阻止有害功能的運(yùn)行。

(4)是否進(jìn)行系統(tǒng)信息備份：日常備份制度是系統(tǒng)備份方案的具體實(shí)施細(xì)則，應(yīng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行日常備份，否則將無法達(dá)到備份方案的目標(biāo)。

(5)是否有災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)：當(dāng)系統(tǒng)因人為或自然因素受到破壞時(shí)，我們應(yīng)保證能夠盡快地恢復(fù)正常工作，把損失控制在最小范圍內(nèi)。

三、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系權(quán)重確定方法

用若干個(gè)指標(biāo)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)時(shí)，其對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象的作用，從評(píng)價(jià)目的來看，并不是同等重要的。指標(biāo)越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說明其重要程度相對(duì)較低。

合理地確定和適當(dāng)?shù)卣{(diào)整指標(biāo)權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評(píng)價(jià)因素的可比性。在安全評(píng)價(jià)中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評(píng)價(jià)。

層次分析法的核心是對(duì)決策對(duì)象進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，并對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、決策準(zhǔn)則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡(jiǎn)明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標(biāo)體系因素多、主觀性強(qiáng)且決策結(jié)果難以直接準(zhǔn)確計(jì)量，因而可以用層次分析法來確定指標(biāo)體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：

1、將復(fù)雜問題概念化，找出研究對(duì)象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對(duì)同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準(zhǔn)則的相對(duì)重要性進(jìn)行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計(jì)算被比較因素對(duì)上一層準(zhǔn)則的相對(duì)權(quán)重，并進(jìn)行一致性檢驗(yàn)；5、計(jì)算各層次相對(duì)于系統(tǒng)總目標(biāo)的合成權(quán)重，進(jìn)行層次總排序。

四、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系綜合評(píng)價(jià)方法

綜合評(píng)價(jià)是指對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象進(jìn)行客觀、公正、合理的全局性、整體性評(píng)價(jià)?？梢杂米骶C合評(píng)價(jià)的數(shù)學(xué)方法很多，但是每種方法考慮問題的側(cè)重點(diǎn)各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導(dǎo)致評(píng)價(jià)結(jié)果的不同，因而在進(jìn)行多目標(biāo)綜合評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)具體問題具體分析。根據(jù)被評(píng)價(jià)對(duì)象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎(chǔ)上選擇合適的評(píng)價(jià)方法。在信息安全領(lǐng)域，目前存在的綜合評(píng)價(jià)方法有信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的屬性評(píng)估方法、模糊綜合評(píng)價(jià)方法、基于灰色理論的評(píng)價(jià)方法、基于粗糙集理論的評(píng)價(jià)方法等。對(duì)于這些方法，目前還沒有評(píng)論認(rèn)為哪一種方法更適用于信息安全領(lǐng)域的綜合評(píng)價(jià)。鑒于此種情況，本指標(biāo)體系采用模糊綜合評(píng)價(jià)方法。

模糊綜合評(píng)價(jià)就是以模糊數(shù)學(xué)為基礎(chǔ)，應(yīng)用模糊關(guān)系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的一種方法。從評(píng)價(jià)對(duì)象來看，用模糊綜合評(píng)價(jià)方法來評(píng)價(jià)信息安全系統(tǒng)是可行的。首先，對(duì)于信息的安全管理而言，“安全”與“危險(xiǎn)”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險(xiǎn)之間存在著一種中間過渡的狀態(tài)，這種中間狀態(tài)具有亦此亦彼的性質(zhì)，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語言來表達(dá)，而自然語言最大的特點(diǎn)是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評(píng)價(jià)中，對(duì)一些評(píng)價(jià)要素的評(píng)價(jià)是具有模糊性的。如組織管理中的評(píng)價(jià)很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級(jí)概念來描述，具有較強(qiáng)的模糊性。而且一些評(píng)價(jià)要素受外界環(huán)境的影響較大，具有不確定性，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、安全設(shè)施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。對(duì)于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數(shù)學(xué)來研究。模糊綜合評(píng)價(jià)方法就是在對(duì)多種因素影響的事物或現(xiàn)象進(jìn)行總的評(píng)價(jià)過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評(píng)估方式，它通過運(yùn)用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數(shù)的理論來刻畫這種模糊性，以達(dá)到定量精確的目的。

總之，模糊綜合評(píng)價(jià)方法是一種適用于在信息安全管理方面進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)價(jià)的可行方法，其基本步驟為⑦：

1、確定評(píng)價(jià)集。評(píng)價(jià)集是以評(píng)判者對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象可能做出的各種總的評(píng)判結(jié)果為元素組成的集合，例如我們可以對(duì)電子檔案信息安全評(píng)價(jià)采用五個(gè)等級(jí)的評(píng)語集合(很好，好，較好，一般，差)。

2、建立因素集。因素集是以影響評(píng)判對(duì)象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評(píng)價(jià)體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)安全五個(gè)指標(biāo)，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標(biāo)組成。

3、建立權(quán)重集。由于各評(píng)價(jià)要素在評(píng)價(jià)中的重要程度不同，因而必須對(duì)各要素按其重要程度給出不同的權(quán)重，權(quán)重集通過層次分析法確定。

篇7

文書檔案管理體現(xiàn)了整個(gè)單位的管理水平，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源，其管理質(zhì)量的高低直接決定檔案資料的質(zhì)量與完整性，唯有樹立文書檔案的規(guī)范性、標(biāo)注化才能促進(jìn)文書檔案利用率的提高，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供有力的保證。由于這類檔案其生產(chǎn)過程中在內(nèi)容與形式上存在一定的共性，對(duì)檔案的規(guī)律有重要意義。隨著科技的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式與時(shí)展不相適應(yīng)，不利于長遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)此，必須要采取有效對(duì)策加以改進(jìn)，促進(jìn)管理水平的提高。從當(dāng)前的情況來看，文書檔案管理的現(xiàn)代化主要具有以下的幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

1.文書檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統(tǒng)計(jì)、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時(shí)也浪費(fèi)了人力、財(cái)力與物力，制約了管理水平的提高?，F(xiàn)代化的管理可以降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過程中，要注意對(duì)檔案各個(gè)大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確定保存期限進(jìn)行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項(xiàng)工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會(huì)根據(jù)其不同特征進(jìn)行編號(hào)，滿足工作需求，這項(xiàng)工作十分繁瑣，而且常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要有大量的人力、財(cái)力與時(shí)間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動(dòng)力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用改善了文書檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用大大提升了文書檔案的運(yùn)用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時(shí)也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯(cuò)誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發(fā)揮出來，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡(jiǎn)單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價(jià)值的發(fā)揮?，F(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用也實(shí)現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募瑢?shí)現(xiàn)了從手工刀自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變過程，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統(tǒng)管理情況來看，保護(hù)措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進(jìn)行單一操作，這不僅對(duì)查閱工作造成不利影響，同時(shí)也會(huì)影響到文書檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁的形式呈現(xiàn)出來，不僅便于查閱，同時(shí)也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進(jìn)行檔案管理的過程中，強(qiáng)化對(duì)質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價(jià)值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識(shí)過于濃厚，對(duì)立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無法維護(hù)檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時(shí)，在進(jìn)行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時(shí)間，影響其他工作的發(fā)展，同時(shí)也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過于被動(dòng)，利用率低。

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理后，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的運(yùn)用于文書檔案管理過程中，過去很多由人工完成的工作被計(jì)算機(jī)所取代，將檔案管理人員從繁瑣的整理、歸檔工作中解脫出來，將大量的時(shí)間與精力用于其他工作中，大大提升了檔案編研與二次信息開發(fā)利用工作中，今兒促進(jìn)文書檔案管理工作質(zhì)量的提升，改進(jìn)了文書檔案的利用率，使檔案單位的文書檔案不僅發(fā)揮服務(wù)效能，同時(shí)實(shí)效價(jià)值也有了明顯的改善。

篇8

【摘要題】數(shù)字信息化

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認(rèn)識(shí)上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長的路。

1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]

1.3管理制度上的問題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。

2數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。“據(jù)報(bào)道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺(tái)普通電腦可以讀出來。

2.2機(jī)讀語言格式?！坝?jì)算機(jī)語言平均每三個(gè)月就會(huì)問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來說無疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

4數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣庥腥斯烙?jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。

5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。

5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3技術(shù)過時(shí)問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會(huì)造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。

6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮?shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來說，如何結(jié)合我國實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。

7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個(gè)國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個(gè)館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。

8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實(shí)際地說是由巨額資金支撐起來的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。

8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？欤谑袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費(fèi)來看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；

9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問題。

9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對(duì)外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]

10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。

10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識(shí)，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

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篇9

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失，因此，加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識(shí)和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標(biāo)準(zhǔn)化。

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動(dòng)中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測(cè)過程的真實(shí)反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)?；A(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點(diǎn)，隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項(xiàng)目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性要求，而一個(gè)完整的地質(zhì)項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級(jí)部門的審批和驗(yàn)收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實(shí)際談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計(jì)、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項(xiàng)目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對(duì)性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項(xiàng)目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進(jìn)行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和對(duì)原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識(shí)。只有調(diào)動(dòng)全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號(hào)與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計(jì)檔、項(xiàng)目管理檔、施工竣工驗(yàn)收及檔等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。

管理要及時(shí)，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項(xiàng)目計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時(shí)根據(jù)內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項(xiàng)目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。。

3加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢(shì)的要求。一個(gè)單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識(shí)薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》?！吨腥A人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個(gè)國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個(gè)比較突出的問題。在檔案未形成時(shí)，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計(jì)劃，采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實(shí)施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動(dòng)檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準(zhǔn)偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，把檔案提升一個(gè)新臺(tái)階。

4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動(dòng)地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個(gè)武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲(chǔ)查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識(shí)、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識(shí)；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會(huì)議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

4要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。

7建立檔案網(wǎng)站